Comment organiser un Jeux du Roi, étape par étape

Un Jeux du Roi demande surtout une bonne organisation en amont : les épreuves, les équipes, les bénévoles et le matériel doivent être coordonnés avant le jour J. Commencez par fixer la date et le lieu, puis construisez un programme réaliste selon le nombre de participants. Prévoyez aussi les informations destinées aux parents, les besoins alimentaires et une solution de repli en cas de pluie. Les derniers jours servent à vérifier le terrain, les équipements, les autorisations et la signalisation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Définir le programme et les épreuves sportives
3 personnes
3
Recenser le nombre de participants
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
7
Envoyer les informations aux parents
2 personnes
8
Inviter les bénévoles
2 personnes
9
Répartir les bénévoles
2 personnes
10
Réserver les stations de sport
3 personnes
11
Élaborer le programme des matchs
2 personnes
12
Faire les réservations
13
Vérifier les autorisations
14
Vérifier les prévisions météo
15
Préparer le plan de repli en cas de pluie
3 personnes
16
Créer le trajet et les infos de parking
2 personnes
17
Créer un plan pour les participants
2 personnes
18
Créer les dossards et les listes d’équipe
2 personnes
19
Imprimer la signalisation
20
Commander les prix et médailles
21
Vérifier la liste des courses
2 personnes
22
Faire les courses
3 personnes
23
Rassembler le matériel sportif
3 personnes
24
Vérifier le matériel
2 personnes
25
Préparer les en-cas
4 personnes
26
Refroidir les boissons
2 personnes
27
Préparer des kits par équipe
3 personnes
28
Envoyer la mise à jour météo

Événement

29
Inspecter le site
3 personnes
30
Balisage du site
3 personnes
31
Monter les tentes et les tables
6 personnes
32
Monter les stations sportives
8 personnes
33
Brancher le système de sonorisation
2 personnes
34
Aménager le point de restauration
4 personnes
35
Installer la table d'inscription
2 personnes
36
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
37
Accueillir les participants
4 personnes
38
Distribuer les dossards
3 personnes
39
Guider les équipes vers les zones de départ
6 personnes
40
Assurer l’ouverture
3 personnes
41
Animer l'échauffement
4 personnes
42
Encadrer les relais
8 personnes
43
Encadrer les jeux d’adresse
8 personnes
44
Distribuer les boissons de la pause
5 personnes
45
Encadrer les tournois sportifs
10 personnes
46
Enregistrer les scores
3 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
48
Servir des amuse-bouches
4 personnes
49
Distribuer des collations sans allergènes
2 personnes
50
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
51
Fournir la musique
2 personnes
52
Remettre les prix
3 personnes
53
Préparer l’au revoir et le mot de remerciement
2 personnes
54
Guider les participants vers la sortie
4 personnes
55
Rassembler les objets perdus
2 personnes
56
Vider les points de collecte des déchets
4 personnes

Suivi

57
Rassembler le matériel sportif
5 personnes
58
Démonter les tables et les chaises
6 personnes
59
Démonter les tentes
6 personnes
60
Éteindre le système de sonorisation
2 personnes
61
Faire la vaisselle
4 personnes
62
Nettoyer le point de restauration
4 personnes
63
Nettoyer le site
6 personnes
64
Évacuer les déchets
3 personnes
65
Rapporter le matériel
3 personnes
66
Rendre les articles empruntés
2 personnes
67
Remettre le lieu en état
2 personnes
68
Stocker les restes alimentaires
2 personnes
69
Archiver les photos et les documents
70
Envoyer des messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Poubellesqté 8
Barrières de sécuritéqté 12
Zones de départqté 6
Portants à vêtementsqté 4
Caisses pour objets trouvésqté 4

Matériel de sport

Ballons de footballqté 12
Ballons de basketqté 8
Ballons de handballqté 8
Volley-ballqté 4
Témoins de relaisqté 12
Cônesqté 40
Cerceauxqté 20
Cordes à sauterqté 20
Bancs d'équilibreqté 4
Obstaclesqté 12
Toiles parachuteqté 2
Frisbeesqté 12
Balles de tennisqté 24
Balles souplesqté 20
Rubansqté 40
Sifflets de départqté 8
Chronomètresqté 6
Panneaux de scoreqté 8
Mètres rubansqté 4
Tapis de sportqté 12
Chasubles d’équipeqté 80
Caissesqté 12
Cordes de tir à la cordeqté 2
Rubans de médailleqté 180
Coupes de prixqté 12
Numéros de départqté 180
Feuilles de scoreqté 40
Stylosqté 40
Presse-papiersqté 12

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphoneqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 6
Lampes rechargeablesqté 6
Bouilloiresqté 4
Machines à caféqté 3
Plaques de cuisson électriquesqté 2
Batteries externesqté 6
Talkies-walkiesqté 8
Ordinateur portableqté 2
Imprimante

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 220
Assiettesqté 180
Petits bolsqté 100
Couvertsqté 180
Louchesqté 12
Pichets à caféqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteauxqté 8
Pincesqté 8
Petits bolsqté 20
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 6
Plateaux de serviceqté 20
Caisses réfrigéréesqté 8
Conteneurs alimentairesqté 20

Décoration

Drapeaux néerlandaisqté 8
Fanions orangeqté 10
Ballonsqté 200
Ruban pour ballonsqté 2
Nappesqté 16
Panneaux de scèneqté 8
Décoration de table orangeqté 20
Panneau d’accueil
Panneaux de directionqté 20

Nettoyage

Sacs poubelleqté 60
Seauxqté 6
Chiffons de nettoyageqté 24
Raclettes de solqté 3
Sets de balaiqté 4
Bacs à vaisselleqté 4
Balais à mainqté 6
Gants de travailqté 12
Poubelles en papierqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à batterieqté 8
Lampes d'extérieurqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez le nombre de participants avant de répartir les équipes : cela détermine le nombre de dossards, de chasubles et de postes nécessaires pour chaque épreuve.
Construisez le programme des matchs avec des horaires de départ précis et une marge d’au moins 10 minutes entre deux rotations. Sans cette marge, un retard sur une épreuve se répercute rapidement sur toute la journée.
Attribuez les bénévoles par zone plutôt que seulement par mission : prévoyez notamment une personne à l’inscription, un responsable par espace sportif et quelqu’un pour orienter les participants et gérer le parking.
Vérifiez le matériel sportif au moins 48 heures avant l’événement. Comptez les ballons, cônes, chronomètres, sifflets, panneaux de score et accessoires nécessaires à chaque épreuve, puis regroupez-les par zone.
Ne laissez pas le plan pluie au dernier moment : décidez avant les invitations quelles activités peuvent être déplacées sous des tentes ou remplacées, et communiquez la décision aux parents dès que les prévisions deviennent fiables.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un Jeux du Roi ?: Prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour confirmer le lieu, recueillir les inscriptions, réserver les espaces sportifs et mobiliser les bénévoles. Gardez les 48 dernières heures pour les vérifications et les achats manquants.
Quand envoyer les invitations pour un Jeux du Roi ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant la date prévue, avec une date limite d’inscription fixée 10 à 14 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le nombre de participants nécessaire pour former les équipes et préparer les dossards.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole à l’accueil, 1 responsable par zone sportive et 1 personne pour la circulation ou le parking. Ajoutez une personne de réserve pour remplacer un absent ou absorber un retard.
Que faire s’il pleut le jour du Jeux du Roi ?: Prenez une décision au plus tard le matin même, selon les prévisions et l’état du terrain. Préparez au moins 24 heures avant un plan de repli indiquant les activités déplacées, les espaces couverts disponibles et les informations à transmettre aux familles.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.