Cómo organizar unos Juegos del Rey sin perder el control

Unos Juegos del Rey combinan varias pruebas deportivas, equipos, voluntarios y zonas de público, así que el orden de preparación cuenta. Empieza fijando fecha, ubicación y número de participantes; después cierra las pruebas, las reservas y el programa de competición. Cuando las inscripciones estén avanzadas, asigna voluntarios, prepara dorsales y revisa el material. Deja resueltos antes del día del evento el aparcamiento, los permisos, la comida y una alternativa por lluvia.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Definir el programa y las pruebas deportivas
3 personas
3
Recabar el número de participantes
2 personas
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Gestionar inscripciones
2 personas
6
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
7
Enviar información a los padres
2 personas
8
Invitar a los voluntarios
2 personas
9
Asignar voluntarios
2 personas
10
Contratar estaciones deportivas
3 personas
11
Elaborar el programa de competición
2 personas
12
Hacer reservas
13
Comprobar permisos
14
Comprobar el pronóstico del tiempo
15
Preparar un programa alternativo en caso de lluvia
3 personas
16
Crear información sobre la ruta y el aparcamiento
2 personas
17
Crear el plano para los participantes
2 personas
18
Crear dorsales y listas de equipos
2 personas
19
Imprimir señalización
20
Encargar premios y medallas
21
Comprobar la lista de la compra
2 personas
22
Hacer la compra
3 personas
23
Reunir material deportivo
3 personas
24
Comprobar los materiales
2 personas
25
Preparar aperitivos
4 personas
26
Enfriar bebidas
2 personas
27
Preparar paquetes por equipo
3 personas
28
Enviar actualización del tiempo

Evento

29
Inspeccionar el recinto
3 personas
30
Cerrar el recinto
3 personas
31
Montar carpas y mesas
6 personas
32
Montar estaciones deportivas
8 personas
33
Conectar el equipo de sonido
2 personas
34
Montar el punto de catering
4 personas
35
Preparar la mesa de inscripción
2 personas
36
Preparar el material de primeros auxilios
2 personas
37
Recepción de participantes
4 personas
38
Repartir dorsales
3 personas
39
Guiar a los equipos a las zonas de salida
6 personas
40
Encargarse de la inauguración
3 personas
41
Guiar el calentamiento
4 personas
42
Coordinar los relevos
8 personas
43
Guiar los juegos de agilidad
8 personas
44
Repartir las bebidas del descanso
5 personas
45
Coordinar torneos deportivos
10 personas
46
Registrar las puntuaciones
3 personas
47
Rellenar las bebidas
3 personas
48
Servir aperitivos
4 personas
49
Servir aperitivos sin alérgenos
2 personas
50
Reponer el bufé
3 personas
51
Proporcionar la música
2 personas
52
Entregar premios
3 personas
53
Organizar la despedida y el discurso de agradecimiento
2 personas
54
Guiar a los participantes hasta la salida
4 personas
55
Recoger objetos perdidos
2 personas
56
Vaciar puntos de residuos
4 personas

Seguimiento

57
Reunir material deportivo
5 personas
58
Desmontar mesas y sillas
6 personas
59
Desmontar las tiendas
6 personas
60
Apagar el equipo de sonido
2 personas
61
Lavar la vajilla
4 personas
62
Limpiar el punto de catering
4 personas
63
Limpiar el recinto
6 personas
64
Retirar los residuos
3 personas
65
Devolver los materiales
3 personas
66
Devolver los objetos prestados
2 personas
67
Entregar la ubicación
2 personas
68
Guardar la comida sobrante
2 personas
69
Archivar fotos y documentos
70
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 12
Sillas plegablescant. 80
Mesas de buffetcant. 4
Mesa de inscripción
Papeleracant. 8
Vallas de separacióncant. 12
Boxes de salidacant. 6
Percheroscant. 4
Cajas para objetos perdidoscant. 4

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 12
Balones de baloncestocant. 8
Balones de balonmanocant. 8
Voleibolcant. 4
Testigos de relevocant. 12
Conoscant. 40
Aroscant. 20
Cuerdas para saltarcant. 20
Bancos de equilibriocant. 4
Obstáculoscant. 12
Telones de paracaídascant. 2
Frisbeescant. 12
Pelotas de teniscant. 24
Pelotas blandascant. 20
Cintascant. 40
Silbatos de salidacant. 8
Cronómetroscant. 6
Marcadorescant. 8
Cintas métricascant. 4
Colchonetas deportivascant. 12
Petos de equipocant. 80
Cajonescant. 12
Cuerdas para tira y aflojacant. 2
Cintas de medallacant. 180
Trofeoscant. 12
Dorsalescant. 180
Hojas de puntuacióncant. 40
Bolígrafoscant. 40
Portapapelescant. 12

Equipo

Altavocescant. 2
Micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 6
Lámparas recargablescant. 6
Teterascant. 4
Máquinas de cafécant. 3
Placas de cocción eléctricascant. 2
Baterías externascant. 6
Walkie-talkiescant. 8
Portátilcant. 2
Impresora

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 220
Platoscant. 180
Cuencoscant. 100
Cubiertoscant. 180
Cucharonescant. 12
Jarras de cafécant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchilloscant. 8
Pinzascant. 8
Cuencoscant. 20
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 8
Bandejas para mantener calientecant. 6
Bandejas de servircant. 20
Cajas isotérmicascant. 8
Contenedores de alimentoscant. 20

Decoración

Banderas de Países Bajoscant. 8
Guirnaldas naranjascant. 10
Globoscant. 200
Cinta para globoscant. 2
Mantelescant. 16
Carteles para el escenariocant. 8
Decoración de mesa naranjacant. 20
Cartel de bienvenida
Señales de rutacant. 20

Limpieza

Bolsas de basuracant. 60
Cuboscant. 6
Paños de limpiezacant. 24
Limpiacristalescant. 3
Sets de escobacant. 4
Fregaderoscant. 4
Escobas de manocant. 6
Guantes de trabajocant. 12
Papeleras de papelcant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas de bateríacant. 8
Lámparas de exteriorcant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa cuando conozcas el número de participantes: reserva al menos 2 semanas para distribuir equipos, turnos y tiempos de cada prueba. Si cambian las inscripciones, ajusta el horario antes de imprimir dorsales y señalización.
Asigna un voluntario responsable por cada estación deportiva y entrega una hoja con reglas, horarios y contactos. Para un grupo grande, añade una persona en la mesa de inscripción y otra para controlar resultados y cronómetros.
Revisa el material deportivo con 48 horas de antelación, no el mismo día. Cuenta balones, petos, conos, silbatos, cronómetros y marcadores; prepara también material de repuesto para las pruebas que no puedan detenerse.
Envía a las familias la ruta, el aparcamiento, el horario de llegada y lo que deben llevar como mínimo 5 días antes. Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción para calcular los aperitivos y separar las opciones necesarias.
Define el plan de lluvia antes de contratar o montar las estaciones: indica qué pruebas se trasladan, qué zonas quedan cubiertas y quién comunica el cambio. Comprueba el pronóstico 48 horas antes y vuelve a confirmarlo la mañana anterior.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar unos Juegos del Rey?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para confirmar la ubicación, los permisos, las estaciones deportivas y los voluntarios. Reserva las últimas 2 semanas para inscripciones, dorsales, compras y el programa definitivo.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para unos Juegos del Rey?: Calcula 1 voluntario por estación deportiva y añade 2 personas para inscripción, resultados y apoyo general. Si hay más de 50 participantes, prevé al menos 2 voluntarios de reserva para cubrir pausas o ausencias.
¿Cuándo hay que enviar la información a los padres?: Envía la primera información al abrir las inscripciones y manda los datos definitivos 5 días antes. Incluye llegada, aparcamiento, ruta, horario, ropa o material necesario y un contacto para cambios de última hora.
¿Qué hacer si llueve el día de los Juegos del Rey?: Decide el programa alternativo al menos 48 horas antes y comunícalo en cuanto la previsión sea clara. Divide las pruebas entre zonas cubiertas y actividades aplazables, y confirma por la mañana qué estaciones siguen operativas.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.