Zo organiseer je een zwemwedstrijd

Een zwemwedstrijd organiseren begint niet met de startlijsten, maar met een beschikbare wedstrijddatum en een gereserveerd zwembad. Daarna leg je het programma en reglement vast, regel je officials en open je de inschrijving. In de laatste weken draait alles om deelnemers, vrijwilligers, oudercontacten en medische gegevens. Plan ook de praktische wedstrijddag: wedstrijdmappen, startnummers, apparatuur, prijzen, certificaten, eten en drinken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijddatum vastleggen
2 personen
2
Zwembad reserveren
3
Wedstrijdprogramma opstellen
2 personen
4
Wedstrijdreglement vastleggen
2 personen
5
Officials en jury benaderen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Promotie ophangen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Vrijwilligers inschrijven
2 personen
12
Zwemmers indelen
2 personen
13
Startlijsten maken
2 personen
14
Officials instrueren
2 personen
15
Catering reserveren
16
Medische gegevens verzamelen
17
Oudercontacten controleren
18
Startnummers afdrukken
2 personen
19
Certificaten afdrukken
2 personen
20
Prijzen controleren
21
Boodschappenlijst controleren
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Wedstrijdmappen samenstellen
2 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Hapjes voorbereiden
3 personen
26
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
27
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
28
Officialsruimte inrichten
2 personen
29
Wedstrijdbanen controleren
3 personen
30
Startblokken controleren
2 personen
31
Tijdwaarneming testen
3 personen
32
Geluidsinstallatie testen
2 personen
33
Veiligheidsmateriaal klaarleggen
2 personen
34
Cateringbuffet opbouwen
3 personen

Event

35
Deelnemers registreren
4 personen
36
Startnummers uitdelen
2 personen
37
Zwemmers naar kleedkamers wijzen
2 personen
38
Publiek ontvangen
3 personen
39
Openingsbriefing geven
2 personen
40
Warming-up begeleiden
3 personen
41
Wedstrijdrondes aankondigen
42
Tijden registreren
6 personen
43
Ranglijsten bijwerken
2 personen
44
Officials van water voorzien
2 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Hapjes serveren
3 personen
47
Buffet schoonhouden
2 personen
48
Afvalbakken legen
2 personen
49
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
50
Einduitslagen controleren
3 personen
51
Prijsuitreiking begeleiden
4 personen
52
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

53
Wedstrijdmateriaal verzamelen
4 personen
54
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
55
Catering opruimen
3 personen
56
Servies afwassen
3 personen
57
Kleedkamers controleren
2 personen
58
Zwembadruimte schoonmaken
4 personen
59
Afval afvoeren
2 personen
60
Uitslagen publiceren
61
Certificaten nabestellen
62
Geleende spullen retourneren
2 personen
63
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
64
Vermiste spullen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Inklaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Bankenaantal 12
Kledingrekkenaantal 4
Tafelkledenaantal 8

Sportmateriaal

Wedstrijdzwemlijnenaantal 6
Startblokkenaantal 6
Pullbuoysaantal 12
Kickboardsaantal 12
Badmutsenaantal 120
Fluitjesaantal 8
Medaillelintenaantal 30
Medaillehoudersaantal 30
Bekers voor winnaarsaantal 12
Startnummersaantal 120

Apparatuur

Stopwatchesaantal 8
Megafonenaantal 2
Laptopsaantal 2
Printersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Portofoonsaantal 6
Luidsprekersaantal 2
Microfoon

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Koffiekannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheptangenaantal 8
Serveerlepelsaantal 8

Decoratie

Wedstrijdvlaggenaantal 12
Richtingsbordenaantal 10
Naambadgesaantal 80
Badgehoudersaantal 80

Schoonmaak

Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Eerstehulpkoffersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer het zwembad voordat je een datum publiceert. Leg daarna direct vast hoeveel banen beschikbaar zijn en hoeveel tijd je nodig hebt voor opbouw, warming-up, wedstrijden en opruimen.
Stel het wedstrijdprogramma en reglement vroeg op, zodat zwemmers weten waarvoor ze zich aanmelden. Houd ruimte voor wijzigingen; ontbrekende gegevens in de inschrijvingen zorgen later voor nieuwe startlijsten.
Begin uiterlijk enkele weken vooraf met officials en vrijwilligers. Je hebt niet alleen juryleden nodig, maar ook mensen voor ontvangst, tijdwaarneming, catering, begeleiding en het doorgeven van berichten via portofoons.
Verzamel bij de inschrijving meteen medische gegevens, oudercontacten en dieetwensen. Controleer deze informatie opnieuw voordat je de zwemmers indeelt en startnummers, wedstrijdmappen en certificaten afdrukt.
Test de techniek vóór de wedstrijddag: laptops, printers, stopwatches, microfoon, luidsprekers, megafonen, verlengkabels en stekkerdozen. Koel dranken op tijd en zet hapjes, water en koffie klaar voordat de eerste zwemmers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een zwemwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de datum, zwembadreservering en het programma. Regel officials, vrijwilligers en catering uiterlijk 4 weken voor de wedstrijd.
Hoe maak je een wedstrijdprogramma voor zwemmen?: Leg eerst de beschikbare banen en zwemtijden vast en bepaal daarna de afstanden en leeftijdsindeling. Zet het definitieve programma uiterlijk 2 weken vooraf klaar, zodat je startlijsten en communicatie kunt maken.
Wanneer moet je de inschrijving voor een zwemwedstrijd sluiten?: Sluit de inschrijving meestal 2 tot 3 weken voor de wedstrijddag. Zo houd je tijd over om aanmeldingen te controleren, zwemmers in te delen en startnummers af te drukken.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een zwemwedstrijd?: Reken naast de officials op minimaal 1 vrijwilliger voor ontvangst, 1 voor catering en 1 coördinator voor de organisatie. Bij meerdere banen of een groot deelnemersveld heb je extra tijdwaarnemers en baanbegeleiders nodig.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.