Organiser une compétition de natation sans rien oublier

Une compétition de natation se prépare dans un ordre précis : d’abord la piscine et le programme, puis le règlement, les officiels et les inscriptions. Quand les participants sont connus, il faut répartir les nageurs, préparer les listes de départ et transmettre les informations utiles aux parents. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins médicaux, le matériel d’impression, les branchements électriques et les boissons à refroidir. Ce plan vous guide de la première réservation jusqu’à l’accueil du jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir la date du concours
2 personnes
2
Réserver la piscine
3
Établir le programme de la compétition
2 personnes
4
Définir le règlement du concours
2 personnes
5
Contacter les officiels et le jury
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Afficher la promotion
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Inscrire les bénévoles
2 personnes
12
Répartir les nageurs
2 personnes
13
Créer les listes de départ
2 personnes
14
Instruire les officiels
2 personnes
15
Réserver le catering
16
Collecter les informations médicales
17
Vérifier les contacts parents
18
Imprimer les dossards
2 personnes
19
Imprimer les certificats
2 personnes
20
Vérifier les prix
21
Vérifier la liste des courses
22
Faire les courses
2 personnes
23
Composer les dossiers de concours
2 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Préparer les en-cas
3 personnes
26
Installer les tables et les chaises
4 personnes
27
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
28
Aménager la salle des officiels
2 personnes
29
Vérifier les pistes de compétition
3 personnes
30
Vérifier les starting-blocks
2 personnes
31
Tester le chronométrage
3 personnes
32
Tester le système de sonorisation
2 personnes
33
Préparer le matériel de sécurité
2 personnes
34
Monter le buffet traiteur
3 personnes

Événement

35
Enregistrer les participants
4 personnes
36
Distribuer les dossards
2 personnes
37
Orienter les nageurs vers les vestiaires
2 personnes
38
Accueillir le public
3 personnes
39
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
40
Animer l'échauffement
3 personnes
41
Annoncer les manches de compétition
42
Enregistrement des horaires
6 personnes
43
Mettre à jour les classements
2 personnes
44
Fournir de l’eau aux officiels
2 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Servir des amuse-bouches
3 personnes
47
Maintenir le buffet propre
2 personnes
48
Vider les poubelles
2 personnes
49
Répondre aux questions du public
2 personnes
50
Vérifier les résultats finaux
3 personnes
51
Animer la remise des prix
4 personnes
52
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

53
Rassembler le matériel de compétition
4 personnes
54
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
55
Ranger le service traiteur
3 personnes
56
Faire la vaisselle
3 personnes
57
Vérifier les vestiaires
2 personnes
58
Nettoyer l'espace piscine
4 personnes
59
Évacuer les déchets
2 personnes
60
Publier les résultats
61
Commander des certificats supplémentaires
62
Rendre les articles empruntés
2 personnes
63
Stocker les restes alimentaires
2 personnes
64
Enregistrer les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 80
Bancsqté 12
Portants à vêtementsqté 4
Nappesqté 8

Matériel de sport

Couloirs de nage de compétitionqté 6
Blocs de départqté 6
Pullbuoysqté 12
Planches de natationqté 12
Bonnets de bainqté 120
Siffletsqté 8
Rubans de médailleqté 30
Porte-médaillesqté 30
Trophées pour les gagnantsqté 12
Numéros de départqté 120

Équipement

Chronomètresqté 8
Mégaphonesqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimantesqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Talkies-walkiesqté 6
Haut-parleursqté 2
Microphone

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pince de serviceqté 8
Cuillères de serviceqté 8

Décoration

Drapeaux de matchqté 12
Panneaux directionnelsqté 10
Badges nominatifsqté 80
Porte-badgesqté 80

Nettoyage

Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Poubellesqté 8
Trousses de premiers secoursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réservez la piscine avant d’annoncer la date, puis bloquez assez de temps pour l’installation, l’échauffement, les courses et le rangement. Gardez une marge d’au moins 60 minutes avant le début officiel.
Fermez les inscriptions plusieurs jours avant la compétition afin de répartir les nageurs et de créer les listes de départ. Vérifiez ensuite chaque contact parent et chaque besoin médical avant l’impression.
Confirmez les officiels et le jury au plus tard une semaine avant l’épreuve. Envoyez-leur le règlement, le programme et leurs consignes afin d’éviter les changements de dernière minute.
Testez les ordinateurs, imprimantes, rallonges, multiprises, haut-parleurs et talkies-walkies avant l’ouverture. Prévoyez aussi les dossiers de compétition, les dossards et les certificats imprimés en avance.
Ne reportez pas l’accueil au matin même : refroidissez les boissons la veille et préparez les en-cas avant l’arrivée des nageurs. Comptez les gobelets, assiettes et couverts selon le nombre de participants, d’officiels et de bénévoles.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition de natation ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour réserver la piscine, confirmer les officiels, ouvrir les inscriptions et organiser les bénévoles. Gardez la dernière semaine pour les listes de départ, les impressions et les vérifications.
Quand faut-il fermer les inscriptions à une compétition de natation ?: Fermez-les idéalement 7 à 10 jours avant la compétition. Ce délai permet de répartir les nageurs, de vérifier les informations médicales et de finaliser les listes de départ.
Que faut-il préparer la veille d’une compétition de natation ?: Préparez les dossiers, dossards et certificats, vérifiez le matériel technique et refroidissez les boissons la veille. Contrôlez aussi les branchements, les chronomètres et le fonctionnement de la sonorisation.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une compétition de natation ?: Prévoyez au minimum 1 responsable pour chaque zone : accueil, secrétariat, bassin, restauration et coordination. Pour une compétition de taille moyenne, une équipe de 8 à 12 bénévoles laisse assez de marge pour les pauses et les imprévus.

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