Zo organiseer je een zorgcongres zonder losse eindjes

Begin een zorgcongres niet met uitnodigingen, maar met het programma, het thema en de gewenste deelnemers. Zodra de opzet staat, leg je sprekers, locatie, catering en techniek vast voordat je de inschrijving opent. Plan daarna de communicatie, verzamel dieetwensen en presentaties en maak het programma definitief. In de laatste week draait alles om controleren: deelnemerslijst, hoeveelheden, naamkaartjes, zaalindeling en een werkende registratiebalie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Programma en thema vastleggen
3 personen
2
Sprekers benaderen
2 personen
3
Locatie reserveren
4
Catering reserveren
2 personen
5
Techniek reserveren
2 personen
6
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
7
Aanmeldformulier instellen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Sprekersinformatie verzamelen
12
Presentaties ontvangen
13
Programma definitief maken
2 personen
14
Naamkaartjes ontwerpen
15
Naamkaartjes printen
2 personen
16
Congresmaterialen bestellen
17
Bevestigingen versturen
18
Deelnemerslijst controleren
2 personen
19
Cateringhoeveelheden bevestigen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Materialen naar locatie brengen
3 personen
22
Locatie en zalen controleren
2 personen
23
Presentaties op USB verzamelen
24
Registratiebalie voorbereiden
3 personen
25
Zaalindeling markeren
2 personen
26
Stoelen en tafels plaatsen
4 personen
27
Podiumruimte klaarzetten
2 personen
28
Projector en scherm opstellen
2 personen
29
Microfoons testen
2 personen
30
Presentaties testen
2 personen
31
Bewegwijzering ophangen
2 personen
32
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
33
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
34
Lunchbuffet opbouwen
4 personen

Event

35
Sprekers ontvangen
2 personen
36
Deelnemers registreren
4 personen
37
Koffie en thee serveren
3 personen
38
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
39
Tijdschema bijhouden
40
Sprekers begeleiden
2 personen
41
Techniek tijdens sessies bedienen
2 personen
42
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
43
Dranken bijvullen
3 personen
44
Pauzeservice verzorgen
4 personen
45
Dieetmaaltijden apart uitserveren
2 personen
46
Dinerbuffet uitserveren
5 personen
47
Servies en glazen ophalen
3 personen
48
Afsluitende sessie begeleiden
2 personen
49
Dankwoord en afsluiting verzorgen
50
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

51
Catering afbouwen
4 personen
52
Afval verzamelen
3 personen
53
Servies afwassen
3 personen
54
Zalen schoonmaken
4 personen
55
Techniek uitschakelen
2 personen
56
Meubilair terugplaatsen
4 personen
57
Materialen inpakken
3 personen
58
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
59
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
60
Gevonden voorwerpen verzamelen
61
Aanwezigheidslijst archiveren
62
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congrestafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Registratietafelsaantal 2
Barkrukkenaantal 4
Sprekersstoelenaantal 4
Kleedtafelsaantal 4
Kapstokkenaantal 4
Kleedhangersaantal 120

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 2
Presentatieklikkersaantal 3
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Mobiele opladersaantal 4
USB-sticksaantal 4
Powerbanksaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Theeglazenaantal 120
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 120
Dinerbordenaantal 130
Dessertbordenaantal 130
Messenaantal 130
Vorkenaantal 130
Lepelsaantal 130
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Chafing dishesaantal 6
Serveerbladenaantal 10
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 16
Naamkaarthoudersaantal 130
Congresbannersaantal 3
Pijlbordenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Pennenaantal 150
Notitieblokkenaantal 150
Programmaboekjesaantal 150
Evaluatiekaartenaantal 150
Polsbandjesaantal 150
Badgekoordenaantal 150
Plakbandaantal 8
Schaaraantal 4
Nietmachinesaantal 3
Papiervoorraadaantal 5
Stiftenaantal 12
Klembordenaantal 8

Verlichting

Staande lampenaantal 4
LED-lichtsnoerenaantal 4

Catering

Boodschappen
Tafelnummersaantal 12
Buffetbordjesaantal 8
Serveertangenaantal 12
Drankdispensersaantal 6
Koffiefiltersaantal 300
Thermosbekers voor sprekersaantal 10

Schoonmaak

Vuilnisbakkenaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 24

Tips

Leg het programma eerst op hoofdlijnen vast: noteer per onderdeel de begintijd, eindtijd, spreker en benodigde zaal. Reserveer daarna pas de techniek, zodat je weet hoeveel projectoren, schermen en microfoons nodig zijn.
Benader sprekers vroeg en vraag hun definitieve informatie uiterlijk 7 dagen voor het congres op. Verzamel presentatiebestanden op één USB-stick en controleer vooraf of HDMI-kabels en adapters bij alle laptops passen.
Open de aanmelding zodra locatie, programma en praktische tijden bekend zijn. Vraag in hetzelfde formulier naar dieetwensen en sluit de inschrijving uiterlijk 3 dagen voor het congres af, zodat catering en naamkaartjes kunnen worden bijgewerkt.
Maak de registratiebalie de avond ervoor klaar met deelnemerslijst, naamkaartjes en schrijfmateriaal. Leg ook een extra laptop, mobiele oplader en powerbank klaar; juist bij de ontvangst ontstaan vaak lege accu’s en zoekgeraakte lijsten.
Loop de locatie minimaal 2 uur voor de start door met de zaalindeling. Test elke microfoon, projector en presentatie afzonderlijk en controleer of verlengkabels en stekkerdozen geen looppaden blokkeren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een zorgcongres organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden van tevoren. Gebruik de eerste 4 weken voor thema, programma, locatie en sprekers; daarna volgen inschrijving, catering en techniek.
Wanneer moet je sprekers voor een zorgcongres benaderen?: Benader sprekers uiterlijk 12 weken voor het congres. Vraag hun biografie, presentatievorm en technische behoeften direct op en plan een deadline van 7 dagen vooraf voor de definitieve presentatie.
Wanneer sluit je de inschrijving voor een zorgcongres?: Sluit de inschrijving ongeveer 3 dagen voor het congres. Dan kun je deelnemerslijst, naamkaartjes, cateringhoeveelheden en dieetwensen nog één keer controleren.
Hoeveel tijd heb je nodig om een zorgcongres op locatie klaar te zetten?: Reken op minimaal 2 uur voor opbouw en controle. Zet registratiebalie, zaalindeling en techniek klaar en reserveer extra tijd als presentaties of materialen nog moeten worden uitgepakt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.