Cómo organizar un congreso de atención sanitaria
Organizar un congreso de atención sanitaria empieza mucho antes de enviar las invitaciones. Primero se fijan el tema, el programa provisional y los ponentes; después se cierra el lugar, la técnica y el catering. Las inscripciones permiten calcular asistentes, dietas y material, pero el programa final suele cambiar cuando llegan las presentaciones. Este plan te ayuda a ordenar el trabajo y a llegar al día del congreso con las salas, los equipos y el registro preparados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar el programa y el tema
3 personas
- 2
Contactar con los ponentes
2 personas
- 3
Reservar el lugar
- 4
Reservar el catering
2 personas
- 5
Reservar técnica
2 personas
- 6
Diseñar invitaciones
2 personas
- 7
Configurar el formulario de inscripción
- 8
Enviar invitaciones
2 personas
- 9
Gestionar inscripciones
2 personas
- 10
Recoger preferencias dietéticas
- 11
Recopilar información de los ponentes
- 12
Recibir presentaciones
- 13
Definir el programa final
2 personas
- 14
Diseñar tarjetas de nombre
- 15
Imprimir etiquetas con nombres
2 personas
- 16
Encargar material para el congreso
- 17
Enviar confirmaciones
- 18
Comprobar la lista de participantes
2 personas
- 19
Confirmar las cantidades de catering
- 20
Hacer la compra
3 personas
- 21
Llevar materiales al lugar
3 personas
- 22
Comprobar el lugar y las salas
2 personas
- 23
Recopilar presentaciones en USB
- 24
Preparar mostrador de registro
3 personas
- 25
Marcar la distribución de la sala
2 personas
- 26
Colocar sillas y mesas
4 personas
- 27
Preparar el espacio del escenario
2 personas
- 28
Montar el proyector y la pantalla
2 personas
- 29
Probar los micrófonos
2 personas
- 30
Probar presentaciones
2 personas
- 31
Colgar señalización
2 personas
- 32
Preparar tarjetas con nombres
2 personas
- 33
Preparar café y té
3 personas
- 34
Montar el bufé de almuerzo
4 personas
Evento
- 35
Recibir a los ponentes
2 personas
- 36
Registrar a los participantes
4 personas
- 37
Servir café y té
3 personas
- 38
Presentar la apertura
2 personas
- 39
Llevar el control del cronograma
- 40
Coordinar a los ponentes
2 personas
- 41
Gestionar la técnica durante las sesiones
2 personas
- 42
Recoger preguntas del público
2 personas
- 43
Rellenar las bebidas
3 personas
- 44
Gestionar el servicio de descansos
4 personas
- 45
Servir por separado las comidas de dieta
2 personas
- 46
Servir el bufé de cena
5 personas
- 47
Recoger la vajilla y los vasos
3 personas
- 48
Guiar la sesión de clausura
2 personas
- 49
Preparar el discurso de agradecimiento y cierre
- 50
Despedir a los participantes
3 personas
Seguimiento
- 51
Desmontar el catering
4 personas
- 52
Recoger la basura
3 personas
- 53
Lavar la vajilla
3 personas
- 54
Limpiar las salas
4 personas
- 55
Apagar la técnica
2 personas
- 56
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
- 57
Empaquetar materiales
3 personas
- 58
Devolver el equipo prestado
2 personas
- 59
Guardar los víveres sobrantes
2 personas
- 60
Recoger objetos perdidos
- 61
Archivar la lista de asistencia
- 62
Enviar mensajes de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas para congresocant. 12
- Sillascant. 120
- Mesas de registrocant. 2
- Taburetes de barcant. 4
- Sillas para ponentescant. 4
- Mesas de maquillajecant. 4
- Percheroscant. 4
- Perchascant. 120
Equipo
- Portátilescant. 3
- Proyectorescant. 2
- Pantallas de proyeccióncant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 2
- Pulsadores de presentacióncant. 3
- Cables HDMIcant. 4
- Adaptadores HDMIcant. 4
- Regletascant. 8
- Cables alargadorescant. 8
- Cargadores móvilescant. 4
- Memorias USBcant. 4
- Baterías externascant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasos de técant. 120
- Vasos para aguacant. 150
- Copas de vinocant. 120
- Platos de cenacant. 130
- Platos de postrecant. 130
- Cuchilloscant. 130
- Tenedorescant. 130
- Cucharascant. 130
- Cucharonescant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Termoscant. 8
- Chafing dishescant. 6
- Bandejas de serviciocant. 10
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Cubiterascant. 6
Decoración
- Mantelescant. 16
- Portatarjetas de nombrecant. 130
- Banners del congresocant. 3
- Carteles direccionalescant. 12
- Arreglos floralescant. 8
- Bolígrafoscant. 150
- Bloc de notascant. 150
- Programascant. 150
- Tarjetas de evaluacióncant. 150
- Pulserascant. 150
- Cordones para acreditacionescant. 150
- Cinta adhesivacant. 8
- Tijerascant. 4
- Grapadorascant. 3
- Stock de papelcant. 5
- Rotuladorescant. 12
- Portapapelescant. 8
Iluminación
- Lámparas de piecant. 4
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Catering
- Compras
- Números de mesacant. 12
- Platos de buffetcant. 8
- Pinzas de servircant. 12
- Dispensadores de bebidascant. 6
- Filtros de cafécant. 300
- Vasos térmicos para ponentescant. 10
Limpieza
- Papelelerascant. 8
- Cubos de limpiezacant. 4
- Fregonascant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Guantes de limpiezacant. 12
- Paños de microfibracant. 24
Consejos
- Cierra un programa provisional antes de abrir las inscripciones y deja una fecha límite para recibir cambios de los ponentes. Pide las presentaciones al menos 7 días antes para poder revisar formatos, vídeos y conexiones.
- No calcules el catering solo con el número de inscritos. Confirma las cantidades entre 3 y 5 días antes y separa las preferencias dietéticas recogidas en el formulario.
- Prueba cada sala el día anterior: proyector, pantalla, micrófonos inalámbricos, cables HDMI, adaptadores y regletas. Lleva también las presentaciones en una memoria USB por si falla un portátil o una conexión.
- Prepara el mostrador de registro con la lista de participantes, las tarjetas de nombre y las confirmaciones ordenadas alfabéticamente. Para un congreso de 100 personas, reserva al menos 2 personas durante la primera hora de acreditación.
- Marca la distribución de las mesas y sillas antes de que llegue el público, especialmente si hay una sala principal y varias sesiones. Comprueba que los ponentes tengan sus sillas, micrófonos y material colocados antes de abrir las puertas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un congreso sanitario?
- Empieza entre 3 y 6 meses antes si habrá varios ponentes, catering y equipamiento técnico. Reserva el lugar y contacta con los ponentes al principio; deja las confirmaciones y cantidades finales para los últimos 7 días.
- ¿Cuándo debo cerrar el programa de un congreso?
- Trabaja con un programa provisional al abrir las inscripciones y fija el programa final entre 7 y 10 días antes. Así puedes actualizar las invitaciones, las tarjetas de nombre y la señalización sin hacerlo el mismo día.
- ¿Cuánto catering calcular por asistente?
- Usa el número confirmado de participantes y revisa la cifra entre 3 y 5 días antes. Añade las preferencias dietéticas del formulario y contempla un pequeño margen, especialmente para café, agua y pausas entre sesiones.
- ¿Cuándo se debe probar la tecnología del congreso?
- Haz una prueba completa el día anterior y vuelve a comprobar las conexiones al menos 60 minutos antes de recibir a los asistentes. Revisa proyectores, pantallas, micrófonos, cables, adaptadores, portátiles y las copias de las presentaciones en USB.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!