Organiser un congrès sur les soins, étape par étape

Un congrès sur les soins se prépare d’abord autour du programme, des intervenants et du parcours des participants. Commencez par fixer le thème, les horaires et le format des sessions, puis réservez le lieu, le traiteur et la technique avant d’ouvrir les inscriptions. Les dernières semaines servent surtout à récupérer les présentations, confirmer les besoins alimentaires et vérifier les équipements. Prévoyez aussi une procédure claire pour l’accueil, les badges et les changements de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le programme et le thème
3 personnes
2
Contacter les intervenants
2 personnes
3
Réserver le lieu
4
Réserver le catering
2 personnes
5
Réserver la technique
2 personnes
6
Concevoir les invitations
2 personnes
7
Paramétrer le formulaire d’inscription
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Rassembler les informations sur les intervenants
12
Recevoir les présentations
13
Finaliser le programme
2 personnes
14
Concevoir les badges nominatifs
15
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
16
Commander le matériel de congrès
17
Envoyer les confirmations
18
Vérifier la liste des participants
2 personnes
19
Confirmer les quantités de traiteur
20
Faire les courses
3 personnes
21
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
22
Vérifier le lieu et les salles
2 personnes
23
Rassembler les présentations sur USB
24
Préparer le comptoir d'inscription
3 personnes
25
Marquer la disposition de la salle
2 personnes
26
Installer les chaises et les tables
4 personnes
27
Préparer l’espace scénique
2 personnes
28
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
29
Tester les microphones
2 personnes
30
Tester les présentations
2 personnes
31
Installer la signalétique
2 personnes
32
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
33
Préparer le café et le thé
3 personnes
34
Installer le buffet du déjeuner
4 personnes

Événement

35
Accueillir les intervenants
2 personnes
36
Enregistrer les participants
4 personnes
37
Servir le café et le thé
3 personnes
38
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
39
Suivre le planning
40
Accompagner les intervenants
2 personnes
41
Gérer la technique pendant les sessions
2 personnes
42
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
43
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
44
Assurer le service des pauses
4 personnes
45
Servir les repas spéciaux à part
2 personnes
46
Servir le buffet du dîner
5 personnes
47
Récupérer la vaisselle et les verres
3 personnes
48
Animer la session de clôture
2 personnes
49
Préparer les remerciements et la clôture
50
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

51
Démonter le catering
4 personnes
52
Rassembler les déchets
3 personnes
53
Faire la vaisselle
3 personnes
54
Nettoyer les salles
4 personnes
55
Éteindre la technique
2 personnes
56
Remettre le mobilier en place
4 personnes
57
Emballer le matériel
3 personnes
58
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
59
Ranger les courses restantes
2 personnes
60
Rassembler les objets trouvés
61
Archiver la liste de présence
62
Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de congrèsqté 12
Chaisesqté 120
Tables d’inscriptionqté 2
Tabourets de barqté 4
Chaises des intervenantsqté 4
Tables de maquillageqté 4
Porte-manteauxqté 4
Cintresqté 120

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Cliques de présentationqté 3
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Chargeurs mobilesqté 4
Clés USBqté 4
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à théqté 120
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 120
Assiettes de dînerqté 130
Assiettes à dessertqté 130
Couteauxqté 130
Fourchettesqté 130
Cuillèresqté 130
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Bains-marieqté 6
Plateaux de serviceqté 10
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 6

Décoration

Nappesqté 16
Porte-nomsqté 130
Banderoles de congrèsqté 3
Panneaux indicateursqté 12
Compositions floralesqté 8
Stylosqté 150
Blocs-notesqté 150
Brochures du programmeqté 150
Cartes d’évaluationqté 150
Braceletsqté 150
Cordons pour badgesqté 150
Ruban adhésifqté 8
Ciseauxqté 4
Agrafeusesqté 3
Stock de papierqté 5
Marqueursqté 12
Presse-papiersqté 8

Éclairage

Lampadairesqté 4
Guirlandes lumineuses LEDqté 4

Catering

Courses
Numéros de tableqté 12
Assiettes de buffetqté 8
Pinces de serviceqté 12
Distributeurs de boissonsqté 6
Filtres à caféqté 300
Mugs thermos pour les intervenantsqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons microfibresqté 24

Conseils

Bloquez le lieu et la technique avant d’envoyer les invitations : vérifiez le nombre de salles, les horaires d’accès, les projecteurs, les microphones et les adaptateurs HDMI nécessaires.
Ouvrez les inscriptions seulement quand le programme contient au moins les principaux intervenants et horaires. Demandez dès le formulaire les besoins alimentaires et une adresse e-mail valide pour les confirmations.
Fixez une date limite de réception des présentations, idéalement 7 jours avant le congrès. Rassemblez ensuite tous les fichiers sur une clé USB et sur un ordinateur de secours.
Préparez les badges à partir d’une liste arrêtée 48 heures avant l’accueil. Gardez quelques badges vierges et un poste d’inscription pour corriger les noms ou enregistrer les derniers participants.
Confirmez les quantités du traiteur 3 à 5 jours avant l’événement, en tenant compte des inscriptions, des régimes particuliers et de l’équipe. Sur place, testez chaque salle avant l’arrivée du public et marquez la disposition des tables et des chaises.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un congrès sur les soins ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour un congrès avec plusieurs intervenants et des inscriptions. Gardez les 2 dernières semaines pour les confirmations, les présentations, les badges et les essais techniques.
Quand envoyer les invitations à un congrès sur les soins ?: Envoyez-les 6 à 8 semaines avant la date prévue, avec le programme provisoire et le formulaire d’inscription. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu environ 10 jours avant la clôture des inscriptions.
Quand faut-il récupérer les présentations des intervenants ?: Demandez-les au plus tard 7 jours avant le congrès, puis vérifiez les formats et les vidéos une semaine avant l’événement. Conservez une copie sur clé USB et une autre sur l’ordinateur utilisé pour les projections.
Combien de temps avant faut-il confirmer le traiteur ?: Confirmez le nombre de repas et de pauses-café 3 à 5 jours avant le congrès. Transmettez en même temps les allergies, régimes alimentaires et éventuelles modifications de dernière minute.

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