Tag der offenen Tür auf dem Pflegebauernhof organisieren

Bei einem Tag der offenen Tür auf dem Pflegebauernhof müssen Besucher, Tiere und Verpflegung gleichzeitig funktionieren. Beginne mit Anmeldung und Besucherliste, lege danach den Rundweg fest und sichere Gefahrenbereiche ab. Erst wenn Strom, Toiletten, Tiergehege und Sitzplätze geprüft sind, richtest du Buffet und Infostand ein. Plane außerdem feste Zuständigkeiten für Empfang, Rundgang, Tiere und Kaffeebereich ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Einladungen verschicken
2 Personen
2
Anmeldeformular öffnen
3
Anmeldungen bearbeiten
4
Ernährungswünsche erfassen
5
Besucherliste ausdrucken
6
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
7
Tiergehege kontrollieren
2 Personen
8
Tiergehege reinigen
3 Personen
9
Tierfutter bereitstellen
2 Personen
10
Wanderroute prüfen
2 Personen
11
Gefahrenbereiche absperren
2 Personen
12
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
13
Einkaufen gehen
2 Personen
14
Kühlschränke befüllen
2 Personen
15
Tische aufstellen
3 Personen
16
Stühle aufstellen
3 Personen
17
Partyzelte aufbauen
4 Personen
18
Infostand einrichten
2 Personen
19
Dekoration aufhängen
2 Personen
20
Buffet vorbereiten
3 Personen
21
Snacks vorbereiten
4 Personen
22
Getränke kalt stellen
2 Personen
23
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
24
Toiletten kontrollieren

Event

25
Anmeldetisch besetzen
2 Personen
26
Besucher begrüßen
2 Personen
27
Führungen begleiten
3 Personen
28
Tieraktivitäten betreuen
3 Personen
29
Buffet servieren
3 Personen
30
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
31
Getränke nachfüllen
2 Personen
32
Mülleimer leeren
2 Personen
33
Toiletten zwischendurch reinigen
34
Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

35
Buffet aufräumen
3 Personen
36
Geschirr abwaschen
3 Personen
37
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
38
Partyzelte abbauen
4 Personen
39
Gelände reinigen
3 Personen
40
Tiere zurückbringen
2 Personen
41
Kühlprodukte einlagern
2 Personen
42
Abfall entsorgen
2 Personen
43
Materialien sauber und trocken lagern
2 Personen
44
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 60
BuffetischeAnz. 3
StehtischeAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 80
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 40
Wiederverwendbare BecherAnz. 120
KaffeetassenAnz. 60
BestecksetsAnz. 80
ServierschalenAnz. 12
AusgießkannenAnz. 8

Catering

Einkäufe

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
Tragbarer AkkuAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
BrotmesserAnz. 3
MessbecherAnz. 3
ServierzangenAnz. 8
AufbewahrungsboxenAnz. 12
Kühlboxen mit KühlelementenAnz. 4

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 100
TischdeckenAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8
InfotafelnAnz. 12
NamensschilderAnz. 80

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 8

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 4
MüllgreiferAnz. 2

Tierpflege

FutternäpfeAnz. 8
HandbürstenAnz. 6
ZaunelementeAnz. 12
SchubkarrenAnz. 2

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
AbsperrbandAnz. 4
ArbeitshandschuheAnz. 12
TaschenlampenAnz. 4

Informationen

RoutenpläneAnz. 100
StifteAnz. 20
KlemmbretterAnz. 6
KlebebandAnz. 6
Wasserfeste StifteAnz. 12

Tipps

Öffne das Anmeldeformular spätestens 14 Tage vorher und erfasse Ernährungswünsche direkt. Drucke die Besucherliste am Vortag aus, damit der Anmeldetisch nicht mit einzelnen Nachrichten arbeiten muss.
Prüfe den Rundweg zwei bis drei Tage vorher bei Tageslicht. Stelle Routenschilder an jeder Abzweigung auf und sperre Bereiche ab, in denen Besucher, Kinder oder Tiere gefährdet wären.
Kontrolliere und reinige die Tiergehege am Tag vor der Veranstaltung. Stelle das Tierfutter erst kurz vor Beginn bereit, damit es sauber bleibt und nicht unbeaufsichtigt erreichbar ist.
Richte Getränke- und Kaffeebereich mindestens 60 Minuten vor dem Einlass ein. Teste Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Verlängerungskabel und Kühlboxen gemeinsam, statt die Stromversorgung erst beim ersten Besucher zu prüfen.
Plane für den Aufbau mindestens zwei Stunden und für den Abbau mindestens eine Stunde ein. Stelle Abfallbehälter neben Buffet und Sitzplätzen auf und halte Aufbewahrungsboxen für benutztes Mehrweggeschirr bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür auf dem Pflegebauernhof planen?: Beginne mindestens vier Wochen vorher mit Termin, Einladungen und Anmeldeformular. Die genaue Besucherliste, Ernährungswünsche und der Helferplan sollten spätestens am Vortag feststehen.
Wie viele Helfer braucht man für einen Tag der offenen Tür?: Plane mindestens eine Person für den Anmeldetisch, eine für den Infostand, eine für den Kaffeebereich und eine für den Rundweg ein. Bei mehr als 30 gleichzeitig erwarteten Besuchern sind zwei Personen für Empfang und Besucherfragen sinnvoll.
Wann soll man die Tiergehege für den Besuchertag vorbereiten?: Kontrolliere die Gehege zwei bis drei Tage vorher auf beschädigte Zäune und Gefahrenstellen. Die gründliche Reinigung erledigst du am Vortag; Futter und letzte Kontrollen folgen am Veranstaltungstag vor dem Einlass.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau auf dem Pflegebauernhof?: Rechne mit mindestens zwei Stunden für Zelte, Tische, Stühle, Infostand, Buffet und Beschilderung. Plane zusätzlich 30 Minuten für Stromtest, Toilettenkontrolle und einen vollständigen Rundgang ein.

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