Zo organiseer je een zonsopgangconcert
Een zonsopgangconcert vraagt om een andere planning dan een avondoptreden. Je regelt eerst locatie, vergunningen en artiest, en werkt daarna terug vanaf het moment waarop het publiek binnenkomt. Geluid, verlichting en koffie moeten vóór zonsopkomst getest en opgebouwd zijn, terwijl de weersverwachting en catering extra aandacht vragen. Met een duidelijke bezoekerslijst, een vaste ontvangstplek en veilige kabels voorkom je de meeste problemen op de ochtend zelf.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Locatie reserveren
- 2
Vergunningen controleren
- 3
Artiest vastleggen
- 4
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 5
Aanmeldingen verwerken
- 6
Dieetwensen verzamelen
- 7
Bezoekerslijst bijwerken
- 8
Weersverwachting controleren
- 9
Artiestdetails bevestigen
- 10
Cateringhoeveelheden bepalen
- 11
Boodschappen doen
2 personen
- 12
Apparatuur testen
2 personen
- 13
Koffieapparatuur testen
- 14
Dranken koelen
2 personen
- 15
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 16
Locatie inspecteren
2 personen
- 17
Tafels opstellen
3 personen
- 18
Stoelen plaatsen
3 personen
- 19
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
- 20
Verlichting opbouwen
2 personen
- 21
Kabels veilig afwerken
2 personen
- 22
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
- 23
Cateringtafel inrichten
2 personen
- 24
Toiletten controleren
- 25
Afvalpunten plaatsen
2 personen
- 26
Laatste veiligheidsronde
2 personen
Event
- 27
Locatie openen
2 personen
- 28
Koffie en thee zetten
2 personen
- 29
Artiest ontvangen
- 30
Soundcheck uitvoeren
3 personen
- 31
Bezoekers ontvangen
3 personen
- 32
Ontbijt en hapjes serveren
3 personen
- 33
Concert begeleiden
2 personen
- 34
Dranken bijvullen
2 personen
- 35
Afval verzamelen
2 personen
- 36
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
- 37
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Nazorg
- 38
Servies afwassen
3 personen
- 39
Meubilair afbreken
3 personen
- 40
Apparatuur afbreken
3 personen
- 41
Locatie schoonmaken
3 personen
- 42
Afval afvoeren
2 personen
- 43
Geleende spullen controleren
- 44
Materialen retourneren
2 personen
- 45
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 60
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 2
- Tafelkledenaantal 8
- Kleedjesaantal 8
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Microfoonsaantal 3
- Microfoonstatievenaantal 3
- Luidsprekerstatievenaantal 2
- Muziekinstrumentenaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 4
- Kabelmattenaantal 8
Verlichting
- Ledlampenaantal 6
- Lichtslingersaantal 4
- Batterijlantaarnsaantal 6
Servies
- Koffiekopjesaantal 70
- Glazenaantal 70
- Bordenaantal 70
- Besteksetsaantal 70
- Serveerschalenaantal 8
- Serveertangenaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Messenaantal 4
- Opscheplepelsaantal 4
Decoratie
- Welkomstbord
- Menukaartenaantal 6
- Pijlbordenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Schoonmaakemmersaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Bezemsetsaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Werk terug vanaf de start van het concert. Plan apparatuur, verlichting, koffie en ontvangst zo dat alles minstens 60 minuten vóór aanvang getest is; in het donker vallen technische fouten en ontbrekende kabelmatten sneller op.
- Controleer de weersverwachting 48 en opnieuw 12 uur vooraf. Leg uiterlijk de dag ervoor vast welke partytenten, kleedjes en extra zitplaatsen nodig zijn, zodat je niet pas bij regen naar een alternatief zoekt.
- Vraag dieetwensen tegelijk met de aanmelding uit en bepaal de catering op basis van het definitieve aantal bezoekers. Reken voor koffie op minstens 2 koppen per persoon en zet extra thermoskannen klaar als bijvullen tijdens het optreden lastig is.
- Test niet alleen de luidsprekers, microfoons en het mengpaneel, maar ook koffiezetapparaten, waterkokers en verlichting. Neem per elektrisch aansluitpunt een passende stekkerdoos mee en werk iedere kabel af met een kabelmat voordat bezoekers arriveren.
- Richt ontvangst en catering vóór de geluidscheck in. Zet naam- of bezoekerslijsten, glazen, kopjes, borden en serveertangen klaar en controleer de toiletten en afvalpunten voordat de eerste gasten binnenkomen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een zonsopgangconcert organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, vergunningen en artiest. Verstuur uitnodigingen zodra de datum en locatie vaststaan en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor het concert af, zodat je catering en bezoekerslijst kunt bijwerken.
- Hoe laat moet je aanwezig zijn voor een zonsopgangconcert?
- Plan minimaal 2 tot 3 uur vóór de publieksontvangst opbouwtijd in. Geluid, verlichting en koffieapparatuur moeten uiterlijk 60 minuten vóór aanvang getest zijn, met daarna tijd voor de laatste controle van locatie, toiletten en kabels.
- Hoeveel koffie heb je nodig bij een zonsopgangconcert?
- Reken op 2 koppen per persoon als basis en houd ongeveer 10 procent extra aan voor bijschenken. Voor 40 bezoekers betekent dat circa 88 koppen; controleer vooraf of je koffiezetapparaten en thermoskannen dit tijdig aankunnen.
- Wanneer controleer je het weer voor een zonsopgangconcert?
- Controleer de verwachting 48 uur en opnieuw 12 uur vóór het concert. Neem uiterlijk de dag ervoor een besluit over partytenten, warme kleedjes, verlichting en de opstelling, zodat de opbouwploeg volgens één plan kan werken.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!