Cómo organizar un concierto al amanecer sin llegar tarde a nada
Un concierto al amanecer se organiza al revés que un evento nocturno: el montaje empieza cuando todavía está oscuro y el público llega con ganas de café. Empieza por reservar el lugar, comprobar los permisos y cerrar el horario con el artista. Después organiza las inscripciones, el catering y el equipo, dejando una prueba completa antes de que llegue la primera persona. La iluminación, los cables y los baños suelen causar más problemas de los previstos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Comprobar permisos
- 3
Contratar artista
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Actualizar la lista de visitantes
- 8
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 9
Confirmar los detalles del artista
- 10
Determinar las cantidades del catering
- 11
Hacer la compra
2 personas
- 12
Probar el equipo
2 personas
- 13
Probar el equipo de café
- 14
Enfriar bebidas
2 personas
- 15
Preparar aperitivos
3 personas
- 16
Inspeccionar el lugar
2 personas
- 17
Montar mesas
3 personas
- 18
Colocar las sillas
3 personas
- 19
Montar el sistema de sonido
3 personas
- 20
Montar la iluminación
2 personas
- 21
Asegurar correctamente los cables
2 personas
- 22
Montar la mesa de recepción
2 personas
- 23
Montar la mesa de catering
2 personas
- 24
Comprobar los baños
- 25
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
- 26
Última ronda de seguridad
2 personas
Evento
- 27
Abrir la ubicación
2 personas
- 28
Preparar café y té
2 personas
- 29
Recibir al artista
- 30
Hacer la prueba de sonido
3 personas
- 31
Recibir a los visitantes
3 personas
- 32
Servir el desayuno y los aperitivos
3 personas
- 33
Acompañar el concierto
2 personas
- 34
Rellenar las bebidas
2 personas
- 35
Recoger la basura
2 personas
- 36
Despedir a los visitantes
2 personas
- 37
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Seguimiento
- 38
Lavar la vajilla
3 personas
- 39
Desmontar el mobiliario
3 personas
- 40
Desmontar el equipo
3 personas
- 41
Limpiar el lugar
3 personas
- 42
Retirar los residuos
2 personas
- 43
Comprobar los objetos prestados
- 44
Devolver los materiales
2 personas
- 45
Recoger el stock sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 60
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 2
- Mantelescant. 8
- Mantelescant. 8
Equipo
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 3
- Soportes de micrófonocant. 3
- Soportes para altavocescant. 2
- Instrumentos musicalescant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 4
- Alfombrillas para cablescant. 8
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 6
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Linternas a pilascant. 6
Vajilla
- Tazas de cafécant. 70
- Vasoscant. 70
- Platoscant. 70
- Cubiertoscant. 70
- Bandejas de servircant. 8
- Pinzas de servircant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchilloscant. 4
- Cucharonescant. 4
Decoración
- Cartel de bienvenida
- Cartas del menúcant. 6
- Carteles direccionalescant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Cubos de limpiezacant. 2
- Fregonascant. 2
- Sets de escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el lugar y los permisos antes de contratar al artista. Confirma por escrito la hora de acceso, el límite de ruido y qué zonas puedes utilizar; sin esos datos no puedes calcular el montaje.
- Haz una lista de asistentes al menos 48 horas antes y recoge las preferencias dietéticas en ese momento. Usa el número confirmado para calcular comida, vasos, tazas y cubiertos, y añade un pequeño margen para imprevistos.
- Programa el montaje con luz suficiente, aunque el concierto sea al amanecer. Prueba altavoces, mesa de mezclas, micrófonos y cables el día anterior; el mismo día deja solo las conexiones finales y una comprobación de sonido.
- Prepara café, té y bebidas antes de que llegue el público. Deja las máquinas de café, teteras y termos listas y enfría las bebidas con antelación: buscar agua, combustible o enchufes durante la recepción retrasa todo.
- Haz una inspección final del lugar antes de abrir: sillas, mesas, iluminación, baños y puntos de basura. Asegura los cables con alfombrillas y coloca linternas a pilas en los recorridos oscuros; son detalles que suelen olvidarse hasta que alguien tropieza.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto al amanecer?
- Reserva el lugar y comprueba los permisos con al menos 6-8 semanas de antelación. Contrata al artista en cuanto tengas confirmados el horario y las condiciones del espacio. La lista final de asistentes y el catering pueden cerrarse 48 horas antes.
- ¿A qué hora hay que empezar el montaje?
- Calcula entre 3 y 4 horas antes de la llegada del público si necesitas montar mesas, sillas, sonido e iluminación. Haz la prueba de audio y del equipo de café como mínimo 60 minutos antes de abrir.
- ¿Cuánto café y bebida necesito para un concierto al amanecer?
- Calcula aproximadamente 2 tazas de café o té por persona durante la primera hora y 2-3 bebidas frías por persona si el encuentro continúa después. Ajusta las cantidades con la lista de asistentes y las preferencias dietéticas recogidas.
- ¿Qué se suele olvidar en un concierto al amanecer?
- Lo que más se olvida es la iluminación de los recorridos, la protección de los cables, los baños y los puntos de basura. Revísalos 30 minutos antes de recibir al público y comprueba también que haya suficientes tazas, vasos, pinzas y bandejas de servir.
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