Organiser un concert au lever du soleil, étape par étape
Un concert au lever du soleil se prépare à rebours de l’heure du spectacle. Commencez par le lieu, les autorisations et l’artiste, puis verrouillez les inscriptions, la météo et la logistique du matin. Le son, l’éclairage et l’accueil doivent être prêts avant l’arrivée du public, souvent à une heure où peu de fournisseurs sont disponibles. Prévoyez aussi un plan clair pour le café, les boissons, les déchets et les imprévus météo.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver le lieu
- 2
Vérifier les autorisations
- 3
Réserver l’artiste
- 4
Envoyer les invitations
2 personnes
- 5
Traiter les inscriptions
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Mettre à jour la liste des visiteurs
- 8
Vérifier les prévisions météo
- 9
Confirmer les détails des artistes
- 10
Déterminer les quantités de catering
- 11
Faire les courses
2 personnes
- 12
Tester l'équipement
2 personnes
- 13
Tester le matériel à café
- 14
Refroidir les boissons
2 personnes
- 15
Préparer les en-cas
3 personnes
- 16
Inspecter le lieu
2 personnes
- 17
Installer les tables
3 personnes
- 18
Installer les chaises
3 personnes
- 19
Installer le système de sonorisation
3 personnes
- 20
Monter l’éclairage
2 personnes
- 21
Sécuriser les câbles
2 personnes
- 22
Aménager la table d'accueil
2 personnes
- 23
Installer la table traiteur
2 personnes
- 24
Vérifier les toilettes
- 25
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
- 26
Dernier tour de sécurité
2 personnes
Événement
- 27
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 28
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 29
Accueillir l'artiste
- 30
Effectuer les réglages sonores
3 personnes
- 31
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 32
Servir le petit-déjeuner et les en-cas
3 personnes
- 33
Encadrer le concert
2 personnes
- 34
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 35
Rassembler les déchets
2 personnes
- 36
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes
- 37
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Suivi
- 38
Faire la vaisselle
3 personnes
- 39
Démonter le mobilier
3 personnes
- 40
Démonter l'équipement
3 personnes
- 41
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 42
Évacuer les déchets
2 personnes
- 43
Vérifier le matériel emprunté
- 44
Retourner les matériels
2 personnes
- 45
Ranger les stocks restants
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 60
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 2
- Nappesqté 8
- Couverturesqté 8
Équipement
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Microphonesqté 3
- Pieds de microqté 3
- Pieds de haut-parleurqté 2
- Instruments de musiqueqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 4
- Passe-câblesqté 8
Éclairage
- Lampes LEDqté 6
- Guirlandes lumineusesqté 4
- Lampes à pilesqté 6
Vaisselle
- Tasses à caféqté 70
- Verresqté 70
- Assiettesqté 70
- Couvertsqté 70
- Plateaux de serviceqté 8
- Pinces de serviceqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteauxqté 4
- Louchesqté 4
Décoration
- Panneau d’accueil
- Cartes de menuqté 6
- Panneaux indicateursqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Seaux de nettoyageqté 2
- Serpillièresqté 2
- Sets de balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Gants de nettoyageqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Réservez le lieu et vérifiez les autorisations plusieurs semaines à l’avance : un concert très matinal peut être soumis à des règles particulières concernant le bruit, l’accès et l’occupation de l’espace.
- Confirmez l’artiste, l’horaire d’arrivée et les besoins techniques au moins 7 jours avant. Faites préciser qui fournit les instruments, les microphones, la table de mixage et les haut-parleurs.
- Traitez les inscriptions avant de calculer le catering. Utilisez le nombre confirmé de visiteurs, les besoins alimentaires recueillis et une marge de 10 % pour prévoir les boissons, les en-cas, les tasses et les assiettes.
- Organisez le montage en remontant depuis le lever du soleil : installation des tables et chaises, sonorisation, éclairage, câbles sécurisés, table d’accueil et espace traiteur doivent être terminés avant l’ouverture des portes.
- Ne laissez pas le café au dernier moment. Testez les machines et les bouilloires la veille, préparez les thermos et refroidissez les boissons à temps ; vérifiez aussi les toilettes et placez les points de collecte des déchets avant l’arrivée du public.
Questions fréquentes
- Quand faut-il commencer à organiser un concert au lever du soleil ?
- Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de réserver le lieu et l’artiste, de vérifier les autorisations, puis de gérer les inscriptions et la logistique.
- À quelle heure faut-il installer la sonorisation ?
- Prévoyez le montage et le test au moins 90 minutes avant l’arrivée du public, et davantage si le lieu est difficile d’accès. Testez les microphones, les haut-parleurs, la table de mixage et les rallonges avant l’ouverture.
- Combien de boissons prévoir pour un concert matinal ?
- Comptez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, en incluant l’eau, les boissons chaudes et les autres boissons prévues. Ajoutez 10 % de marge lorsque le nombre final d’inscrits n’est pas parfaitement stable.
- Quand vérifier la météo pour un concert au lever du soleil ?
- Faites une première vérification 7 jours avant, puis une confirmation la veille et le matin même. Si le concert est en extérieur, préparez dès la veille les tentes, couvertures et lampes à piles nécessaires au plan prévu.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !