Zo organiseer je een zomerconcert zonder last-minute stress

Begin met de datum, locatie en vergunningen voordat je muzikanten, catering of techniek vastlegt. Werk daarna in deze volgorde: programma, artiesten, technische wensen, publieksaanmeldingen en logistiek op het terrein. Voor een zomerconcert zit de meeste voorbereiding niet in het optreden zelf, maar in stroom, geluid, weersrisico’s en de ontvangst van bezoekers. Plan vaste controlemomenten en leg één contactlijst aan, zodat vrijwilligers, artiesten en leveranciers op de dag zelf snel iemand kunnen bereiken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Vergunningen controleren
3
Muziekprogramma vaststellen
2 personen
4
Optredende muzikanten bevestigen
2 personen
5
Technische wensen verzamelen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Reserveringen maken
10
Artiesteninformatie versturen
11
Vrijwilligers indelen
2 personen
12
Contactlijst opstellen
13
Weersverwachting controleren
14
Slechtweerplan klaarzetten
2 personen
15
Boodschappenlijst controleren
2 personen
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Hapjes voorbereiden
4 personen
19
Cateringportioneren
3 personen
20
Kassa en wisselgeld voorbereiden
2 personen
21
Programma's printen
22
Naambadges maken
23
Podiumplek vrijmaken
3 personen
24
Terrein inspecteren
2 personen
25
Stroompunten controleren
2 personen
26
Geluid testen
3 personen
27
Verlichting testen
2 personen
28
Tafels opstellen
4 personen
29
Stoelen opstellen
4 personen
30
Partytenten opzetten
4 personen
31
Buffet inrichten
3 personen
32
Bar inrichten
3 personen
33
Versiering ophangen
3 personen
34
Podium markeren
2 personen
35
Afvalpunten plaatsen
2 personen
36
Toiletten controleren
2 personen

Event

37
Artiesten ontvangen
2 personen
38
Artiesten instrueren
2 personen
39
Publiek ontvangen
3 personen
40
Programma's uitdelen
2 personen
41
Kaartverkoop afhandelen
2 personen
42
Publieksplaatsen begeleiden
2 personen
43
Aankondigingen verzorgen
44
Muziekoptredens begeleiden
3 personen
45
Geluidsniveau bewaken
46
Dranken serveren
3 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Hapjes serveren
3 personen
49
Buffet aanvullen
2 personen
50
Koffie en thee verzorgen
2 personen
51
Tafels schoonhouden
2 personen
52
Afval verzamelen
2 personen
53
Toiletten controleren
54
Eerste hulp coördineren
55
Publiek uitgeleiden
3 personen
56
Kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

57
Apparatuur uitschakelen
2 personen
58
Instrumenten veilig opbergen
3 personen
59
Servies afwassen
3 personen
60
Bar schoonmaken
2 personen
61
Buffet schoonmaken
2 personen
62
Terrein opruimen
5 personen
63
Stoelen inklappen
4 personen
64
Tafels afbreken
4 personen
65
Partytenten afbreken
4 personen
66
Versiering verwijderen
3 personen
67
Afval afvoeren
3 personen
68
Locatie schoonmaken
4 personen
69
Geleende spullen verzamelen
2 personen
70
Apparatuur controleren
2 personen
71
Materialen retourneren
2 personen
72
Overgebleven eten koelen
2 personen
73
Overgebleven dranken opslaan
74
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 120
Buffettafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 8
Tafelkledenaantal 10

Apparatuur

Speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 4
Luidsprekerkabelsaantal 4
Microfoonkabelsaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
DI-boxenaantal 3
Muziekstandaardsaantal 10
Stroomhaspelsaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6
Batterijlampenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonnenlintaantal 2
Podiumdoekenaantal 2
Menubordenaantal 4

Servies

Drinkglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Opscheplepelsaantal 8
Schenkkanenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
dienbladenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Kassa
Geldkist
Prijsbordenaantal 6
Koelelementenaantal 20
Boodschappen

Tips

Leg het muziekprogramma en de optredende muzikanten vroeg vast. Vraag iedere artiest om technische wensen en stuur uiterlijk één week vooraf de praktische informatie over aankomst, optreden en contactpersoon.
Controleer de stroomvoorziening vóór je speakers, mengpaneel en verlichting opbouwt. Tel stroompunten, verlengkabels, stekkerdozen en stroomhaspels op locatie na en houd kabels vrij van looproutes.
Maak uiterlijk 48 uur vooraf een concreet slechtweerplan. Bepaal waar partytenten komen, welke onderdelen naar binnen kunnen en wie beslist over aanpassingen of afgelasting.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht en geef catering een definitief aantal. Reserveer daarnaast voldoende tijd om dranken te koelen, hapjes voor te bereiden en catering te portioneren.
Doe op de dag zelf eerst een terreinronde voordat bezoekers arriveren. Controleer de podiumplek, stroompunten, stoelen, tafels, verlichting, menuborden, kassa en wisselgeld; print programma’s en maak naambadges pas nadat de laatste gegevens zijn gecontroleerd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een zomerconcert organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en het muziekprogramma. Leg muzikanten en technische wensen daarna zo snel mogelijk vast; plan de definitieve controle 48 uur voor het concert.
Hoe maak je een slechtweerplan voor een zomerconcert?: Maak uiterlijk 48 uur vooraf een plan met partytenten, een alternatieve binnenruimte of een aangepaste opstelling. Wijs één beslisser aan en bepaal wanneer je bezoekers, muzikanten en vrijwilligers informeert.
Wanneer regel je de techniek voor een zomerconcert?: Vraag de technische wensen direct na bevestiging van de muzikanten op, bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Controleer stroompunten, kabels, speakers, microfoons en het mengpaneel opnieuw tijdens de terreininspectie op de dag zelf.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een zomerconcert?: Reserveer minimaal 3 uur voor podium, geluid, stroom, verlichting, tafels en catering. Plan daarna nog 30 minuten voor een geluidscheck en een volledige veiligheids- en terreinronde.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.