Sommerkonzert organisieren: So gehst du vor
Bei einem Sommerkonzert entscheidet nicht nur das Musikprogramm über den Ablauf. Technik, Strom, Wetter und die Versorgung der Gäste müssen früh zusammenpassen. Beginne deshalb mit Datum und Ort, kläre danach Musiker und technische Anforderungen und plane erst dann Einladungen, Catering und Helfer. Besonders oft werden Schlechtwetterlösungen, Kabelwege und die Kühlung der Getränke zu spät bedacht.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Genehmigungen prüfen
- 3
Musikprogramm festlegen
2 Personen
- 4
Auftretende Musiker bestätigen
2 Personen
- 5
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Reservierungen vornehmen
- 10
Künstlerinformationen versenden
- 11
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 12
Kontaktliste erstellen
- 13
Wettervorhersage prüfen
- 14
Schlechtwetterplan bereitlegen
2 Personen
- 15
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 16
Einkaufen gehen
3 Personen
- 17
Getränke kühlen
2 Personen
- 18
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 19
Catering portionieren
3 Personen
- 20
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
- 21
Programme drucken
- 22
Namensschilder erstellen
- 23
Platz auf der Bühne freimachen
3 Personen
- 24
Gelände inspizieren
2 Personen
- 25
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
- 26
Ton testen
3 Personen
- 27
Beleuchtung testen
2 Personen
- 28
Tische aufstellen
4 Personen
- 29
Stühle aufstellen
4 Personen
- 30
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 31
Buffet aufbauen
3 Personen
- 32
Bar einrichten
3 Personen
- 33
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 34
Bühne markieren
2 Personen
- 35
Müllstationen aufstellen
2 Personen
- 36
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Event
- 37
Künstler empfangen
2 Personen
- 38
Künstler einweisen
2 Personen
- 39
Publikum empfangen
3 Personen
- 40
Programme ausgeben
2 Personen
- 41
Kartenverkauf abwickeln
2 Personen
- 42
Publikumssitze begleiten
2 Personen
- 43
Ankündigungen organisieren
- 44
Musikauftritte betreuen
3 Personen
- 45
Lautstärke überwachen
- 46
Getränke servieren
3 Personen
- 47
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 48
Snacks servieren
3 Personen
- 49
Buffet auffüllen
2 Personen
- 50
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 51
Tische sauber halten
2 Personen
- 52
Abfall sammeln
2 Personen
- 53
Toiletten kontrollieren
- 54
Erste Hilfe koordinieren
- 55
Publikum verabschieden
3 Personen
- 56
Kasse abschließen
2 Personen
Nachbereitung
- 57
Geräte ausschalten
2 Personen
- 58
Instrumente sicher verstauen
3 Personen
- 59
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 60
Bar reinigen
2 Personen
- 61
Buffet reinigen
2 Personen
- 62
Gelände aufräumen
5 Personen
- 63
Stühle zusammenklappen
4 Personen
- 64
Tische abbauen
4 Personen
- 65
Partyzelte abbauen
4 Personen
- 66
Dekoration entfernen
3 Personen
- 67
Abfall entsorgen
3 Personen
- 68
Location reinigen
4 Personen
- 69
Geliehene Sachen sammeln
2 Personen
- 70
Ausrüstung prüfen
2 Personen
- 71
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 72
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
- 73
Übrig gebliebene Getränke lagern
- 74
Fundsachen sammeln
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 120
- BuffetischeAnz. 3
- BarhockerAnz. 8
- TischdeckenAnz. 10
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- MikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 4
- LautsprecherkabelAnz. 4
- MikrofonkabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- DI-BoxenAnz. 3
- NotenständerAnz. 10
- KabeltrommelnAnz. 3
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- LichterkettenAnz. 6
- BatterielampenAnz. 6
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 8
- BallonsAnz. 100
- BallonbandAnz. 2
- BühnentücherAnz. 2
- MenükartenAnz. 4
Geschirr
- TrinkgläserAnz. 150
- WeingläserAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 50
- TellerAnz. 150
- BestecksetsAnz. 150
- ServierlöffelAnz. 8
- KaraffenAnz. 6
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 6
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
- TablettsAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- BesensetsAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 6
- ToilettenbürstenAnz. 2
Catering
- Kasse
- Geldkassette
- PreisschilderAnz. 6
- KühlelementeAnz. 20
- Einkäufe
Tipps
- Lege Programm und Besetzung zuerst fest. Sammle spätestens 4 Wochen vorher für jede Band die Angaben zu Mikrofonen, DI-Boxen, Notenständern und Anschlüssen, damit Mischpult und Lautsprecher passend geplant werden können.
- Prüfe den Veranstaltungsort nicht nur auf Sitzplätze. Kontrolliere mindestens 2 Wochen vorher Stromanschlüsse, Kabelwege, den Platz für die Bühne und ob Partyzelte bei Sonne oder Regen sicher aufgestellt werden können.
- Plane Getränke und Catering nach dem Anmeldestand, nicht nach Gefühl. Getränke sollten am Veranstaltungstag mehrere Stunden vor Beginn gekühlt werden; Snacks und portioniertes Catering lassen sich dann kurz vor dem Einlass bereitstellen.
- Lege den Schlechtwetterplan spätestens 7 Tage vorher fest und teile ihn den Musikern und Helfern mit. Eine Wetterprüfung am Vortag reicht nicht, wenn Zelte, Strom oder ein alternativer Bühnenplatz noch organisiert werden müssen.
- Teile Helfer mit klaren Zeitfenstern ein: Aufbau, Einlass, Kasse, Buffet und Abbau brauchen jeweils eine verantwortliche Person. Bereite Wechselgeld, Programme, Namensschilder und die Kontaktliste spätestens am Vorabend gemeinsam vor.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Sommerkonzert organisieren?
- Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Musikprogramm. Musiker, Genehmigungen und technische Anforderungen sollten spätestens 4 Wochen vor dem Konzert bestätigt sein.
- Was muss man bei der Technik für ein Sommerkonzert beachten?
- Kläre mindestens 4 Wochen vorher, wie viele Mikrofone, Lautsprecher, DI-Boxen und Stromanschlüsse gebraucht werden. Prüfe am Veranstaltungstag die Anschlüsse und Kabelwege vor dem Bühnenaufbau.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Sommerkonzerts?
- Plane für Bühne, Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone und Beleuchtung mindestens 3 Stunden ein. Für Soundcheck und eine kurze technische Reserve sind zusätzlich 60 Minuten sinnvoll.
- Wann sollte der Schlechtwetterplan für ein Sommerkonzert feststehen?
- Lege ihn spätestens 7 Tage vorher fest und prüfe die Wettervorhersage erneut am Vortag. Entscheide dabei konkret, wo Zelte, Bühne, Sitzplätze und Strom bei Regen untergebracht werden.
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