Comment organiser un concert d’été sans rien oublier

Un concert d’été se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu, les autorisations et la programmation, puis les besoins techniques et l’accueil du public. Les oublis les plus fréquents concernent l’alimentation électrique, le plan de repli en cas de pluie et les informations à transmettre aux artistes. Prévoyez aussi assez de temps pour les réservations, les inscriptions et la répartition des bénévoles. Ce plan vous accompagne jusqu’à l’installation du podium, au catering et aux derniers contrôles sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Vérifier les autorisations
3
Définir le programme musical
2 personnes
4
Confirmer les musiciens en spectacle
2 personnes
5
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Faire les réservations
10
Envoyer les informations sur les artistes
11
Répartir les bénévoles
2 personnes
12
Établir la liste de contacts
13
Vérifier les prévisions météo
14
Préparer le plan en cas de mauvais temps
2 personnes
15
Vérifier la liste des courses
2 personnes
16
Faire les courses
3 personnes
17
Refroidir les boissons
2 personnes
18
Préparer les en-cas
4 personnes
19
Portionner le catering
3 personnes
20
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
21
Imprimer les programmes
22
Créer les badges nominatifs
23
Libérer l'emplacement du podium
3 personnes
24
Inspecter le site
2 personnes
25
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
26
Tester le son
3 personnes
27
Tester l’éclairage
2 personnes
28
Installer les tables
4 personnes
29
Installer les chaises
4 personnes
30
Installer les tentes de fête
4 personnes
31
Installer le buffet
3 personnes
32
Aménager le bar
3 personnes
33
Suspendre la décoration
3 personnes
34
Marquer la scène
2 personnes
35
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
36
Vérifier les toilettes
2 personnes

Événement

37
Accueillir les artistes
2 personnes
38
Briefer les artistes
2 personnes
39
Accueillir le public
3 personnes
40
Distribuer les programmes
2 personnes
41
Gérer la billetterie
2 personnes
42
Accompagner les places du public
2 personnes
43
Assurer les annonces
44
Coordonner les spectacles musicaux
3 personnes
45
Surveiller le niveau sonore
46
Servir les boissons
3 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Servir des amuse-bouches
3 personnes
49
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
50
Préparer le café et le thé
2 personnes
51
Garder les tables propres
2 personnes
52
Rassembler les déchets
2 personnes
53
Vérifier les toilettes
54
Coordonner les premiers secours
55
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
56
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

57
Éteindre l’équipement
2 personnes
58
Ranger les instruments en toute sécurité
3 personnes
59
Faire la vaisselle
3 personnes
60
Nettoyer le bar
2 personnes
61
Nettoyer le buffet
2 personnes
62
Ranger le site
5 personnes
63
Plier les chaises
4 personnes
64
Démonter les tables
4 personnes
65
Démonter les tentes de fête
4 personnes
66
Retirer la décoration
3 personnes
67
Évacuer les déchets
3 personnes
68
Nettoyer le lieu
4 personnes
69
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
70
Vérifier l'équipement
2 personnes
71
Retourner les matériels
2 personnes
72
Réfrigérer les restes
2 personnes
73
Stocker les boissons restantes
74
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 10
Chaisesqté 120
Tables de buffetqté 3
Tabourets de barqté 8
Nappesqté 10

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Câbles de haut-parleurqté 4
Câbles de microqté 6
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Boîtiers DIqté 3
Pieds de microqté 10
Enrouleurs électriquesqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à batterieqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Ruban à ballonsqté 2
Tentures de scèneqté 2
Panneaux de menuqté 4

Vaisselle

Verres à boireqté 150
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Louchesqté 8
Carafesqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
plateauxqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Caisse
Caisse
Panneaux de prixqté 6
Pains de glaceqté 20
Courses

Conseils

Commencez par confirmer la date et le lieu, puis vérifiez les autorisations avant d’annoncer le concert. Gardez au moins 4 à 6 semaines pour obtenir les validations et finaliser les réservations.
Demandez aux musiciens leurs besoins techniques dès leur confirmation : nombre de microphones, boîtiers DI, câbles, retours et prises électriques. Faites un contrôle écrit au moins 10 jours avant le concert pour éviter une location urgente.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires en même temps. Pour le catering, comptez les portions à partir du nombre confirmé, puis prévoyez environ 10 % de marge pour les imprévus.
Préparez le mauvais temps avant de regarder les prévisions finales : tentes, protection du matériel et solution de déplacement doivent être décidées au moins 7 jours à l’avance. Refaites le point 48 heures avant l’événement.
Le jour J, inspectez l’emplacement avant l’arrivée du public : podium dégagé, points d’alimentation accessibles, câbles sécurisés et éclairage installé. Gardez la caisse, la monnaie, les programmes et les badges au même point d’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert d’été ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, les autorisations, les artistes, les réservations et le matériel technique.
Quand faut-il vérifier la météo pour un concert en plein air ?: Préparez un plan de mauvais temps au moins 7 jours avant, puis vérifiez les prévisions 48 heures avant et le matin même. Ne dépendez pas d’une décision prise quelques heures avant le début.
Combien de boissons prévoir par personne pour un concert d’été ?: Pour la première heure, comptez 2 à 3 boissons par personne, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez de l’eau en quantité suffisante, surtout si le public reste debout ou si la température est élevée.
Quand faut-il confirmer les besoins techniques des artistes ?: Demandez les besoins dès la réservation des musiciens et validez la fiche technique au plus tard 10 jours avant le concert. Contrôlez ensuite les microphones, câbles, multiprises, rallonges et points d’alimentation lors de l’inspection du site.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.