Zo organiseer je een zeilwedstrijd

Begin een zeilwedstrijd niet met de boodschappen, maar met het wedstrijdformat, de locatie en de veiligheidsorganisatie. Leg daarna het start- en finishgebied, de route, het reglement en de benodigde boten vast. Zodra de inschrijving opent, verzamel je deelnemersgegevens, dieetwensen en contactinformatie voor de wedstrijddag. In de laatste week controleer je wind en water, deel je startgroepen in en maak je materiaal en communicatie klaar. Zo voorkom je dat een ontbrekende boot, onduidelijke startgroep of late weersbeslissing de wedstrijd stillegt.

Gebruik dit plan

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
2
Wedstrijdlocatie reserveren
3
Start- en finishgebied bepalen
2 personen
4
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
5
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
6
Vergunningen controleren
7
Rescueboot reserveren
8
Juryboot reserveren
9
Startschip reserveren
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Inschrijfformulier openen
12
Deelnemers aanmelden
2 personen
13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
14
Dieetwensen verzamelen
15
Deelnemersbevestiging versturen
16
Startgroepen indelen
2 personen
17
Startnummers toewijzen
2 personen
18
Weersverwachting controleren
19
Water- en windbericht controleren
20
Wedstrijd afgelasting bepalen
2 personen
21
Routekaart afdrukken
22
Deelnemersinformatie versturen
23
Wedstrijdmateriaal verzamelen
2 personen
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Hapjes voorbereiden
3 personen
27
Startlijsten afdrukken
28
Briefingset klaarleggen
29
Terrein inspecteren
2 personen
30
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
31
Partytenten opbouwen
4 personen
32
Inschrijftafel inrichten
2 personen
33
Cateringtafel inrichten
3 personen
34
Boeien en ankerlijnen controleren
3 personen
35
Wedstrijdboeien uitleggen
4 personen
36
Startschip uitrusten
3 personen
37
Juryboot uitrusten
2 personen
38
Rescueboot controleren
2 personen
39
Veiligheidsmiddelen klaarleggen
2 personen
40
Vlaggen en signalen ophangen
2 personen
41
Geluid en portofoons testen
2 personen

Event

42
Inschrijvingen openen
3 personen
43
Startnummers uitdelen
2 personen
44
Boten en bemanning registreren
2 personen
45
Veiligheidsbriefing geven
3 personen
46
Deelnemers naar startgebied begeleiden
3 personen
47
Startprocedure uitleggen
2 personen
48
Startsein geven
3 personen
49
Wedstrijd volgen
5 personen
50
Veiligheidsronde uitvoeren
3 personen
51
Doorkomsttijden noteren
2 personen
52
Dranken serveren
3 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Hapjes serveren
3 personen
55
Finishvolgorde vastleggen
3 personen
56
Boten veilig laten aanleggen
3 personen
57
Uitslag controleren
2 personen
58
Dinerbuffet klaarzetten
4 personen
59
Dinerbuffet serveren
4 personen
60
Prijsuitreiking houden
3 personen
61
Deelnemers bedanken
62
Afval direct verzamelen
2 personen

Nazorg

63
Wedstrijdmateriaal innemen
3 personen
64
Boeien uit het water halen
4 personen
65
Startschip leeghalen
2 personen
66
Juryboot leeghalen
2 personen
67
Rescueboot leeghalen
2 personen
68
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
69
Partytenten afbreken
4 personen
70
Servies afwassen
3 personen
71
Terrein schoonmaken
4 personen
72
Afvalcontainers legen
2 personen
73
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
74
Wedstrijdmateriaal drogen
2 personen
75
Wedstrijdmateriaal opbergen
2 personen
76
Restanten koelen of weggooien
2 personen
77
Uitslag publiceren
78
Deelnemers uitslag mailen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 70
Statafelsaantal 4
Inschrijftafel
Tafelkledenaantal 8

Sportmateriaal

Wedstrijdboeienaantal 8
Ankerlijnenaantal 8
Ankersaantal 8
Startvlaggenaantal 6
Finishvlag
Startnummerhesjesaantal 70
Reservepeddelsaantal 4
Lijnhaspelsaantal 4
Wedstrijdhoornsaantal 2
Medaillelintenaantal 3

Apparatuur

Waterdichte portofoonsaantal 6
Megafon
Stopwatchaantal 4
Marifoonaantal 2
Powerbanksaantal 6
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Luidspreker
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 8
Waterdichte opbergboxenaantal 6
Bolderwagensaantal 2

Veiligheid

Reddingsvestenaantal 20
Reddingsboeienaantal 4
Werplijnenaantal 4
Nooddekensaantal 10
Zaklampenaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
Werkhandschoenenaantal 10

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 100
Koffiebekersaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffiekopjesaantal 40
Opscheplepelsaantal 8
Scharenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveerschalenaantal 10
Schenk kannenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Barbecueaantal 2
Barbecuetangenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 3

Decoratie

Start- en finishbordaantal 2
Pijlbordenaantal 8
Wedstrijdpostersaantal 4
Prijzentafelkleed

Verlichting

Led-lichtslingersaantal 6
Led-lantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het format en de route vast voordat je deelnemers uitnodigt. Noteer ook het aantal startgroepen, de startvolgorde en de maximale duur, zodat het reglement en de deelnemersinformatie hetzelfde verhaal vertellen.
Regel veiligheidsboten en communicatie vroeg. Een rescueboot, juryboot en startschip zijn geen materiaal dat je op het laatste moment eenvoudig vervangt; controleer daarnaast portofoons, marifoon en reddingsvesten afzonderlijk.
Open de inschrijving pas nadat locatie, vergunningen en veiligheidsplan zijn gecontroleerd. Vraag meteen om contactgegevens en dieetwensen, en stuur een deelnemersbevestiging zodra de aanmelding compleet is.
Maak de start- en finishlocatie fysiek herkenbaar. Leg boeien, ankerlijnen, ankers, vlaggen, startnummers en een stopwatch bij elkaar in waterdichte opbergboxen en wijs per onderdeel één verantwoordelijke aan.
Plan twee weerbeslissingen: één controle 48 uur vooraf en één definitieve beoordeling op de wedstrijddag. Gebruik wind- en waterberichten, leg een afgelastingsgrens vast en informeer deelnemers direct als de start verandert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een zeilwedstrijd organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met locatie, wedstrijdformat, vergunningen en veiligheidsplan. Reserveer rescueboot, juryboot en startschip zodra de datum vaststaat; die onderdelen zijn vaak moeilijker te vervangen dan tafels of koelboxen.
Wanneer moet ik de inschrijving voor een zeilwedstrijd openen?: Open de inschrijving zodra route, reglement en veiligheidsvoorwaarden definitief zijn, meestal 6 tot 8 weken voor de wedstrijd. Sluit de inschrijving uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat je startgroepen, startnummers en deelnemersinformatie op tijd kunt verwerken.
Wanneer controleer je het weer voor een zeilwedstrijd?: Controleer de weersverwachting en het wind- en waterbericht 48 uur vooraf en opnieuw op de ochtend van de wedstrijd. Leg vooraf vast wie uiterlijk 2 uur voor de start beslist over doorgaan, aanpassen of afgelasten.
Hoeveel reddingsmiddelen heb je nodig bij een zeilwedstrijd?: Voor elke deelnemende boot moet een passend reddingsvest beschikbaar zijn en op iedere veiligheidsboot moeten reddingsboeien aanwezig zijn. Bepaal het exacte aantal op basis van deelnemers, boten en het veiligheidsplan en controleer alles uiterlijk de dag ervoor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.