Eine Segelregatta organisieren: der Ablauf

Bei einer Segelregatta entscheidet nicht nur der Wind über den Ablauf. Lege zuerst Format, Wettkampfort sowie Start- und Zielbereich fest, bevor du Einladungen verschickst oder Material bestellst. Danach folgen Reglement, Genehmigungen, Sicherheitsplan und die Koordination der Boote. Kurz vor dem Termin werden Startgruppen, Nummern, Wetterentscheidung und Teilnehmerinformationen verbindlich gemacht. So erkennst du früh, was vom Wasser, von Behörden oder von der Teilnehmerzahl abhängt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Wettkampfformat festlegen
2 Personen
2
Wettkampfort reservieren
3
Start- und Zielbereich festlegen
2 Personen
4
Wettkampfreglement erstellen
2 Personen
5
Sicherheitsplan erstellen
2 Personen
6
Genehmigungen prüfen
7
Rettungsboot reservieren
8
Juryboot reservieren
9
Startschiff reservieren
10
Einladungen verschicken
2 Personen
11
Anmeldeformular öffnen
12
Teilnehmer anmelden
2 Personen
13
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
14
Ernährungswünsche erfassen
15
Teilnehmerbestätigung versenden
16
Startgruppen einteilen
2 Personen
17
Startnummern zuweisen
2 Personen
18
Wettervorhersage prüfen
19
Wetter- und Windbericht prüfen
20
Spielabsage festlegen
2 Personen
21
Routenkarte drucken
22
Teilnehmerinformationen versenden
23
Spielmaterial zusammenstellen
2 Personen
24
Einkaufen gehen
3 Personen
25
Getränke kühlen
2 Personen
26
Snacks vorbereiten
3 Personen
27
Startlisten drucken
28
Briefingset bereitlegen
29
Gelände inspizieren
2 Personen
30
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
31
Partyzelte aufbauen
4 Personen
32
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
33
Cateringtisch einrichten
3 Personen
34
Bojen und Ankerleinen kontrollieren
3 Personen
35
Wettkampfbojen auslegen
4 Personen
36
Startschiff ausrüsten
3 Personen
37
Juryboot ausrüsten
2 Personen
38
Rescueboot überprüfen
2 Personen
39
Sicherheitsausrüstung bereitlegen
2 Personen
40
Fahnen und Schilder aufhängen
2 Personen
41
Ton und Funkgeräte testen
2 Personen

Event

42
Anmeldungen öffnen
3 Personen
43
Startnummern ausgeben
2 Personen
44
Boote und Besatzung registrieren
2 Personen
45
Sicherheitsbriefing geben
3 Personen
46
Teilnehmende zum Startbereich begleiten
3 Personen
47
Startprozedur erklären
2 Personen
48
Startsignal geben
3 Personen
49
Wettbewerb verfolgen
5 Personen
50
Sicherheitsrunde durchführen
3 Personen
51
Durchfahrtszeiten notieren
2 Personen
52
Getränke servieren
3 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Snacks servieren
3 Personen
55
Zielfolge festhalten
3 Personen
56
Boote sicher anlegen lassen
3 Personen
57
Ergebnis prüfen
2 Personen
58
Dinnerbuffet vorbereiten
4 Personen
59
Abendbuffet servieren
4 Personen
60
Preisverleihung abhalten
3 Personen
61
Teilnehmer verabschieden
62
Abfall sofort einsammeln
2 Personen

Nachbereitung

63
Wettkampfmaterial einsammeln
3 Personen
64
Bojen aus dem Wasser holen
4 Personen
65
Startschiff leerräumen
2 Personen
66
Juryboot leeren
2 Personen
67
Rettungsboot entleeren
2 Personen
68
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
69
Partyzelte abbauen
4 Personen
70
Geschirr abwaschen
3 Personen
71
Gelände reinigen
4 Personen
72
Abfallcontainer leeren
2 Personen
73
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
74
Wettkampfmateriaal trocknen
2 Personen
75
Wettkampfmaterial verstauen
2 Personen
76
Reste kühlen oder wegwerfen
2 Personen
77
Ergebnisse veröffentlichen
78
Teilnehmern das Ergebnis mailen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

FestzeltAnz. 3
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 70
StehtischeAnz. 4
Anmeldetisch
TischdeckenAnz. 8

Sportmaterial

WettkampfschwimmbojenAnz. 8
AnkerleinenAnz. 8
AnkerAnz. 8
StartflaggenAnz. 6
Zielflagge
StartnummerwestenAnz. 70
ErsatzpaddelAnz. 4
KabeltrommelnAnz. 4
WettkampfhörnerAnz. 2
MedaillenbänderAnz. 3

Ausstattung

Wasserdichte FunkgeräteAnz. 6
Megafon
StoppuhrAnz. 4
FunkgerätAnz. 2
PowerbanksAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 3
Lautsprecher
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 8
Wasserdichte AufbewahrungsboxenAnz. 6
BollerwagenAnz. 2

Sicherheit

SchwimmwestenAnz. 20
RettungsringeAnz. 4
WurfleinenAnz. 4
NotfalldeckenAnz. 10
TaschenlampenAnz. 6
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
ArbeitshandschuheAnz. 10

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 100
KaffeebecherAnz. 80
TellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 80
KaffeetassenAnz. 40
ServierlöffelAnz. 8
ScherenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 10
AusgießkannenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 4
GrillfestAnz. 2
GrillzangenAnz. 4
AluminiumfolieAnz. 3

Dekoration

Start- und ZielflaggeAnz. 2
WegweiserAnz. 8
WettkampfplakateAnz. 4
Tischdecke für den Preistisch

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
LED-LaternenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere Wettkampf-, Start- und Zielbereich möglichst mehrere Wochen vor dem Termin. Kläre dabei auch, wo Festzelt, Anmeldetisch und Zuschauerbereich stehen, damit Wege an Land und auf dem Wasser nicht kollidieren.
Erstelle das Reglement, den Sicherheitsplan und die Liste der Genehmigungen, bevor du die Anmeldung öffnest. Für den Wettkampftag brauchst du klar benannte Verantwortliche für Startschiff, Juryboot und Rettungsboot.
Schließe die Anmeldung nicht erst am Vorabend. Plane mindestens 7 Tage für Teilnehmerbestätigungen, Ernährungswünsche, Startgruppen und Startnummernwesten ein; danach verschickst du die endgültigen Teilnehmerinformationen.
Lege eine feste Wetter- und Windentscheidung fest, zum Beispiel am Vorabend und erneut 2 Stunden vor dem Start. Drucke die Routenkarte zusätzlich auf Papier und bewahre Funkgeräte, Powerbanks und Unterlagen wasserdicht auf.
Kühle Getränke und stelle Kühlboxen, Thermoskannen sowie Verlängerungskabel am Vortag bereit. Am Veranstaltungstag bleiben dann nur Aufbau, Registrierung und die Kontrolle von Schwimmwesten, Rettungsringen, Bojen und Ankerleinen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Segelregatta anmelden?: Prüfe Genehmigungen und reserviere den Wettkampfort idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Spätestens 4 Wochen vor dem Start sollten Format, Reglement, Sicherheitsplan und die benötigten Boote feststehen.
Wann sollte ich die Anmeldung für eine Segelregatta schließen?: Schließe die Anmeldung etwa 7 bis 10 Tage vor der Regatta. So bleiben dir mindestens einige Tage für Rückfragen, Startgruppen, Nummernvergabe und eine vollständige Teilnehmerbestätigung.
Wann entscheidet man, ob eine Segelregatta abgesagt wird?: Lege die Absage- oder Verschiebungsentscheidung am Vorabend und erneut 2 Stunden vor dem Start fest. Beziehe Windbericht, Wettervorhersage, Sicherheitsplan und die Verfügbarkeit des Rettungsboots ein.
Wie viele Helfer braucht eine Segelregatta?: Plane mindestens eine Person für die Anmeldung, eine für Start und Ziel, eine Jurybesatzung sowie eine eigene Sicherheitsbesatzung auf dem Rettungsboot ein. Bei mehreren Startgruppen kommen zusätzliche Helfer für Funk, Strecke und Versorgung hinzu.

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