Organiser une régate étape par étape

Une régate réussie repose d’abord sur un parcours clair et un dispositif de sécurité réellement opérationnel. Commencez par définir le format, les catégories et les zones de départ et d’arrivée, puis obtenez les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Les bateaux du jury, du départ et du sauvetage doivent être réservés assez tôt. Enfin, préparez les groupes, le briefing, le matériel et un plan précis en cas de vent fort ou de pluie.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le format de la compétition
2 personnes
2
Réserver le lieu du concours
3
Définir la zone de départ et d’arrivée
2 personnes
4
Établir le règlement du concours
2 personnes
5
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
6
Vérifier les autorisations
7
Réserver le bateau de sauvetage
8
Réserver le bateau du jury
9
Réserver le bateau de départ
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Ouvrir le formulaire d’inscription
12
Inscrire les participants
2 personnes
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Envoyer la confirmation aux participants
16
Répartir les groupes de départ
2 personnes
17
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
18
Vérifier les prévisions météo
19
Vérifier les prévisions de pluie et de vent
20
Décider de l'annulation de la course
2 personnes
21
Imprimer la carte d'itinéraire
22
Envoyer les informations aux participants
23
Rassembler le matériel de compétition
2 personnes
24
Faire les courses
3 personnes
25
Refroidir les boissons
2 personnes
26
Préparer les en-cas
3 personnes
27
Imprimer les listes de départ
28
Préparer le kit de briefing
29
Inspecter le site
2 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Monter les tentes de réception
4 personnes
32
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
33
Installer la table traiteur
3 personnes
34
Vérifier les bouées et les lignes d’ancrage
3 personnes
35
Installer les bouées de course
4 personnes
36
Équiper le bateau de départ
3 personnes
37
Équiper le bateau du jury
2 personnes
38
Vérifier le bateau de secours
2 personnes
39
Préparer le matériel de sécurité
2 personnes
40
Accrocher des drapeaux et des signalétiques
2 personnes
41
Tester le son et les talkies-walkies
2 personnes

Événement

42
Ouvrir les inscriptions
3 personnes
43
Distribuer les dossards
2 personnes
44
Enregistrer les bateaux et l’équipage
2 personnes
45
Donner le briefing de sécurité
3 personnes
46
Accompagner les participants vers la zone de départ
3 personnes
47
Expliquer la procédure de départ
2 personnes
48
Donner le signal de départ
3 personnes
49
Suivre la compétition
5 personnes
50
Effectuer la ronde de sécurité
3 personnes
51
Noter les heures de passage
2 personnes
52
Servir les boissons
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Servir des amuse-bouches
3 personnes
55
Fixer l'ordre d'arrivée
3 personnes
56
Veiller à ce que les bateaux accostent en toute sécurité
3 personnes
57
Vérifier les résultats
2 personnes
58
Mettre en place le buffet du dîner
4 personnes
59
Servir le buffet du dîner
4 personnes
60
Organiser la remise des prix
3 personnes
61
Remercier les participants
62
Collecter immédiatement les déchets
2 personnes

Suivi

63
Récupérer le matériel de compétition
3 personnes
64
Retirer les bouées de l’eau
4 personnes
65
Vider le bateau de départ
2 personnes
66
Vider le bateau du jury
2 personnes
67
Vider le bateau de sauvetage
2 personnes
68
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
69
Démonter les tentes de fête
4 personnes
70
Faire la vaisselle
3 personnes
71
Nettoyer le site
4 personnes
72
Vider les conteneurs à déchets
2 personnes
73
Rendre le matériel loué
2 personnes
74
Sécher le matériel de compétition
2 personnes
75
Ranger le matériel de compétition
2 personnes
76
Refroidir ou jeter les restes
2 personnes
77
Publier les résultats
78
Envoyer les résultats aux participants par e-mail

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 70
Tables hautesqté 4
Table d'inscription
Nappesqté 8

Matériel de sport

Bouées de compétitionqté 8
Lignes d’ancrageqté 8
Ancresqté 8
Drapeaux de départqté 6
Drapeau d'arrivée
Dossardsqté 70
Pagaies de rechangeqté 4
Enrouleurs de câbleqté 4
Kornes de supportersqté 2
Rubans de médailleqté 3

Équipement

Talkies-walkies étanchesqté 6
Mégaphone
Chronomètreqté 4
VHFqté 2
Batteries externesqté 6
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Haut-parleur
Thermosqté 6
Glacièresqté 8
Boîtes de rangement étanchesqté 6
Chariotsqté 2

Sécurité

Gilets de sauvetageqté 20
Bouées de sauvetageqté 4
Lignes de lancerqté 4
Couvertures de survieqté 10
Lampes de pocheqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Gants de travailqté 10

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 100
Gobelets à caféqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Tasses à caféqté 40
Louchesqté 8
Ciseauxqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 10
Pichets de serviceqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Barbecueqté 2
Pinces de barbecueqté 4
Papier aluminiumqté 3

Décoration

Panneau départ et arrivéeqté 2
Panneaux indicateursqté 8
Affiches du matchqté 4
Nappe pour table des prix

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lanternes LEDqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixez le parcours et les règles avant d’envoyer les invitations. Indiquez notamment les horaires, les catégories, les conditions de départ et la procédure d’arrivée pour éviter les interprétations le jour de la course.
Réservez les trois bateaux officiels dès que la date et le lieu sont confirmés : un bateau de sauvetage, un bateau du jury et un bateau de départ. Prévoyez aussi une personne responsable de chaque embarcation.
Fermez les inscriptions assez tôt pour répartir les groupes de départ et attribuer les numéros. Envoyez la confirmation finale avec l’itinéraire, l’horaire, les besoins alimentaires et les consignes de sécurité au moins 3 jours avant la régate.
Traitez la météo comme une décision à part entière. Vérifiez les prévisions de vent et de pluie la veille, puis le matin même, et définissez à l’avance qui peut annuler ou modifier la course.
Préparez le matériel dans des boîtes étanches et faites un contrôle sur place avant l’arrivée des participants. Testez les talkies-walkies, la VHF, le chronomètre, le mégaphone et les batteries avant le briefing.

Questions fréquentes

Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une régate ?: Ouvrez les inscriptions environ 4 à 6 semaines avant la course. Fixez une date de clôture au plus tard 3 jours avant l’événement afin de constituer les groupes et d’attribuer les numéros de départ.
Combien de bateaux faut-il prévoir pour organiser une régate ?: Prévoyez au minimum trois bateaux dédiés : un bateau de sauvetage, un bateau pour le jury et un bateau de départ. Leur équipage, leur carburant et leurs moyens de communication doivent être confirmés avant le jour de la course.
Quand décider d’annuler une régate à cause du vent ?: Définissez un seuil de vent et une personne décisionnaire avant les inscriptions. Contrôlez les prévisions la veille, puis effectuez une dernière vérification le matin même, au moins 2 heures avant le départ.
Que faut-il envoyer aux participants avant une régate ?: Envoyez la confirmation finale 3 jours avant avec l’heure de convocation, le plan du parcours, les groupes de départ, le numéro attribué et les consignes de sécurité. Ajoutez les informations alimentaires recueillies lors de l’inscription.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.