Zo organiseer je een zakelijk ontbijt

Een zakelijk ontbijt staat of valt met een strakke volgorde: eerst locatie, programma en uitnodigingen, daarna aanmeldingen, catering en techniek. Verzamel dieetwensen tegelijk met de RSVP’s en bepaal het definitieve aantal enkele dagen vooraf. Op de ochtend zelf moeten buffet, koffie, naamkaartjes en presentatie klaarstaan voordat de eerste gasten binnenkomen. Plan daarom niet alleen het ontbijt, maar ook tijd voor opbouw, testen en ventileren van de ruimte.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Uitnodigingen opstellen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Aanmeldingen bevestigen
7
Definitief aantal bepalen
8
Cateringbestelling plaatsen
9
Programma afstemmen
2 personen
10
Naamkaartjes voorbereiden
11
Presentatiemateriaal verzamelen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Verse producten controleren
2 personen
14
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
15
Fruit wassen en snijden
2 personen
16
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
17
Locatie openen
18
Ruimte ventileren
19
Tafels opstellen
3 personen
20
Stoelen plaatsen
2 personen
21
Ontbijtbuffet inrichten
3 personen
22
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
23
Naamkaartjes klaarleggen
24
Presentatie testen
2 personen
25
Ontvangsttafel inrichten

Event

26
Gasten registreren
2 personen
27
Gasten verwelkomen
2 personen
28
Koffie en thee serveren
2 personen
29
Ontbijtbuffet aanvullen
2 personen
30
Dranken bijvullen
31
Dieetmaaltijden uitserveren
32
Aanwezigheid bijhouden
33
Programma aankondigen
34
Spreker begeleiden
35
Netwerkmoment begeleiden
2 personen
36
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
37
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

38
Buffet afbouwen
3 personen
39
Afval verzamelen
2 personen
40
Servies afwassen
2 personen
41
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
42
Apparatuur inpakken
2 personen
43
Ruimte schoonmaken
2 personen
44
Overgebleven eten verpakken
2 personen
45
Locatie opleveren
46
Geleende spullen retourneren
47
Onkosten verzamelen
48
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Rechthoekige tafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Buffettafelsaantal 2
Ontvangsttafel

Servies

Ontbijtbordenaantal 50
Koffiekopjesaantal 50
Waterglazenaantal 50
Wijnglazenaantal 50
Messenaantal 50
Vorkenaantal 50
Theelepelsaantal 50
Opscheplepelsaantal 10

Keuken

Serveerbladenaantal 8
Broodmandenaantal 4
Schaaltjesaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 3
Waterkannenaantal 4
Koelboxenaantal 2

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Geluidsinstallatie
Draadloze microfoon
Laptop
Beamer
Presentatiescherm

Decoratie

Naamkaarthoudersaantal 50
Tafelbloemstukkenaantal 6
Tafellopersaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasbakkenaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodiging uiterlijk 3 weken vooraf en geef een duidelijke uiterste aanmelddatum. Zo houd je minimaal 5 dagen over om het definitieve aantal en dieetwensen aan de catering door te geven.
Maak de opstelling op basis van het programma: rechthoekige tafels voor gesprekken, een aparte buffettafel en een ontvangsttafel. Reserveer minstens 60 minuten voor tafels, stoelen, servies en naamkaartjes.
Test laptop, beamer, presentatiescherm, geluidsinstallatie en draadloze microfoon uiterlijk 30 minuten vóór ontvangst. Controleer ook of de presentatie vanaf de laptop werkt en of de microfoon voldoende bereik heeft.
Zet koffie en thee niet pas bij binnenkomst klaar. Bereid koffie, thee, water, kopjes, glazen en opscheplepels zo voor dat de eerste gasten direct kunnen pakken zonder opstopping bij het buffet.
Controleer verse producten op de ochtend zelf en houd brood, beleg, fruit en gekoelde producten gescheiden tot het buffet wordt ingericht. Zet afvalbakken zichtbaar neer; die worden bij een ontbijtbuffet vaak vergeten.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren organiseer je een zakelijk ontbijt?: Begin minimaal 4 weken vooraf met de locatie, het programma en de uitnodigingen. Plan de cateringbestelling nadat de aanmeldtermijn is gesloten, bij voorkeur 5 tot 7 dagen vóór het ontbijt.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een zakelijk ontbijt?: Verstuur ze ongeveer 3 weken vooraf en geef gasten 7 tot 10 dagen om zich aan te melden. Vraag in hetzelfde formulier naar dieetwensen, zodat je niet later losse reacties hoeft na te jagen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een zakelijk ontbijt op te bouwen?: Reken op minimaal 60 minuten voor tafels, stoelen, buffet, servies, ontvangsttafel en naamkaartjes. Reserveer daarnaast 30 minuten voor het testen van de presentatie en geluidsapparatuur.
Wanneer bepaal je het definitieve aantal gasten?: Bepaal het definitieve aantal 5 tot 7 dagen vooraf, na de sluiting van de aanmeldingen. Controleer daarna nog één keer de dieetwensen en pas de cateringbestelling daarop aan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.