Organiser un petit-déjeuner d’affaires sans rien oublier

Un petit-déjeuner d’affaires se prépare en deux temps : verrouiller les inscriptions et le contenu, puis installer rapidement la salle le jour J. Commencez par réserver un lieu adapté au nombre attendu, puis envoyez les invitations assez tôt pour recueillir les réponses et les besoins alimentaires. Le nombre définitif vous permet de commander le traiteur, le pain, les fruits et les boissons sans surévaluer les quantités. Gardez enfin un créneau le matin même pour tester la présentation et mettre le buffet en place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Rédiger les invitations
3
Envoyer les invitations
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Confirmer les inscriptions
7
Déterminer le nombre définitif
8
Passer la commande traiteur
9
Coordonner le programme
2 personnes
10
Préparer les badges nominatifs
11
Rassembler le matériel de présentation
12
Faire les courses
2 personnes
13
Contrôler les produits frais
2 personnes
14
Préparer le pain et les garnitures
2 personnes
15
Laver et couper les fruits
2 personnes
16
Préparer le café et le thé
2 personnes
17
Ouvrir le lieu
18
Aérer la salle
19
Installer les tables
3 personnes
20
Installer les chaises
2 personnes
21
Mettre en place le buffet du petit-déjeuner
3 personnes
22
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
23
Préparer les badges nominatifs
24
Tester la présentation
2 personnes
25
Aménager la table d'accueil

Événement

26
Enregistrer les invités
2 personnes
27
Accueillir les invités
2 personnes
28
Servir le café et le thé
2 personnes
29
Réapprovisionner le buffet du petit-déjeuner
2 personnes
30
Réapprovisionner les boissons
31
Servir les repas diététiques
32
Suivre la présence
33
Annoncer le programme
34
Accompagner l’intervenant
35
Animer le moment de networking
2 personnes
36
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
37
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

38
Démonter le buffet
3 personnes
39
Rassembler les déchets
2 personnes
40
Faire la vaisselle
2 personnes
41
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
42
Emballer le matériel
2 personnes
43
Nettoyer l’espace
2 personnes
44
Emballer les restes
2 personnes
45
Remettre le lieu en état
46
Rendre les articles empruntés
47
Rassembler les frais
48
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables rectangulairesqté 6
Chaisesqté 50
Tables de buffetqté 2
Table d’accueil

Vaisselle

Assiettes à petit-déjeunerqté 50
Tasses à caféqté 50
Verres à eauqté 50
Verres à vinqté 50
Couteauxqté 50
Fourchettesqté 50
Cuillères à caféqté 50
Louchesqté 10

Cuisine

Plateaux de serviceqté 8
Corbeilles à painqté 4
Petits bolsqté 12
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3
Carafes d’eauqté 4
Glacièresqté 2

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Système de sonorisation
Micro sans fil
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de présentation

Décoration

Porte-nomsqté 50
Compositions florales de tableqté 6
Chemins de tableqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Bacs à vaisselleqté 2
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Envoyez les invitations au moins trois semaines avant la date et fixez une échéance de réponse. Une relance cinq à sept jours avant cette échéance évite de préparer le buffet sur des estimations trop incertaines.
Demandez les allergies, régimes particuliers et restrictions alimentaires dès l’inscription. Transmettez ces informations au traiteur avec le nombre définitif, idéalement cinq à sept jours avant le petit-déjeuner.
Prévoyez le programme avant de placer les tables : les participants doivent voir l’écran et entendre l’intervenant depuis chaque rangée. Testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran et le micro au moins 30 minutes avant l’arrivée des invités.
Ouvrez et aérez la salle environ une heure avant le début. Installez d’abord les tables et les chaises, puis séparez clairement la table d’accueil, le buffet, les boissons chaudes et la vaisselle pour éviter les bouchons à l’entrée.
Ne laissez pas le café, le thé, le pain et les fruits pour les dernières minutes. Préparez la vaisselle, les couverts, les carafes d’eau et les déchets avant de sortir les produits frais ; contrôlez ensuite leur état juste avant le service.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un petit-déjeuner d’affaires ?: Réservez le lieu et définissez le programme quatre à six semaines avant la date. Envoyez les invitations environ trois semaines à l’avance, puis confirmez le nombre définitif cinq à sept jours avant l’événement.
Quand passer la commande au traiteur pour un petit-déjeuner d’affaires ?: Passez la commande dès que le nombre définitif est connu, généralement cinq à sept jours avant. Signalez au même moment les allergies et les régimes particuliers afin d’éviter une modification de dernière minute.
À quelle heure installer la salle avant un petit-déjeuner d’affaires ?: Prévoyez au moins 60 minutes avant l’arrivée des participants. Comptez notamment 15 minutes pour aérer et ouvrir le lieu, 20 à 25 minutes pour les tables et le buffet, puis 15 à 20 minutes pour tester la présentation et le son.
Combien de boissons prévoir pour un petit-déjeuner d’affaires ?: Prévoyez environ deux boissons chaudes par personne pour un format d’une à deux heures, avec de l’eau disponible en continu. Ajustez la quantité de café et de thé selon la durée, l’horaire et le nombre définitif d’inscrits.

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