Geschäftsfrühstück organisieren: der praktische Ablauf
Ein Geschäftsfrühstück wirkt unkompliziert, scheitert aber oft an verspäteten Rückmeldungen, fehlenden Ernährungsangaben oder ungeprüfter Präsentationstechnik. Beginne mit Ort, Termin und Einladungen und lege danach die endgültige Personenzahl fest. Erst dann bestellst du das Catering und planst Mengen, Raumaufteilung und Ausstattung. Am Veranstaltungstag sollten Buffet, Empfang und Technik fertig sein, bevor die ersten Gäste eintreffen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Einladungen erstellen
- 3
Einladungen verschicken
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Anmeldungen bestätigen
- 7
Endgültige Anzahl festlegen
- 8
Cateringbestellung aufgeben
- 9
Programm abstimmen
2 Personen
- 10
Namensschilder vorbereiten
- 11
Präsentationsmaterial sammeln
- 12
Einkaufen gehen
2 Personen
- 13
Frische Produkte prüfen
2 Personen
- 14
Brot und Belag bereitstellen
2 Personen
- 15
Obst waschen und schneiden
2 Personen
- 16
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 17
Location öffnen
- 18
Raum lüften
- 19
Tische aufstellen
3 Personen
- 20
Stühle aufstellen
2 Personen
- 21
Frühstücksbuffet aufbauen
3 Personen
- 22
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
- 23
Namensschilder bereitlegen
- 24
Präsentation testen
2 Personen
- 25
Empfangstisch einrichten
Event
- 26
Gäste registrieren
2 Personen
- 27
Gäste begrüßen
2 Personen
- 28
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 29
Frühstücksbuffet auffüllen
2 Personen
- 30
Getränke nachfüllen
- 31
Diätmahlzeiten ausgeben
- 32
Anwesenheit erfassen
- 33
Programm ankündigen
- 34
Den Redner begleiten
- 35
Networking begleiten
2 Personen
- 36
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
- 37
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 38
Buffet abbauen
3 Personen
- 39
Abfall sammeln
2 Personen
- 40
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 41
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 42
Geräte einpacken
2 Personen
- 43
Raum reinigen
2 Personen
- 44
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
- 45
Veranstaltungsort übergeben
- 46
Geliehene Sachen zurückgeben
- 47
Ausgaben sammeln
- 48
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- Rechteckige TischeAnz. 6
- StühleAnz. 50
- BuffetischeAnz. 2
- Empfangstisch
Geschirr
- FrühstückstellerAnz. 50
- KaffeetassenAnz. 50
- WassergläserAnz. 50
- WeingläserAnz. 50
- MesserAnz. 50
- GabelnAnz. 50
- TeelöffelAnz. 50
- ServierlöffelAnz. 10
Küche
- ServiertablettsAnz. 8
- BrotkörbeAnz. 4
- SchälchenAnz. 12
- KaffeekannenAnz. 4
- TeekannenAnz. 3
- WasserkannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 2
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- Beschallungsanlage
- Kabelloses Mikrofon
- Laptop
- Beamer
- Präsentationsbildschirm
Dekoration
- NamensschildhalterAnz. 50
- TischblumenarrangementsAnz. 6
- TischläuferAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- SpülbeckenAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Verschicke die Einladungen mindestens drei Wochen vorher und setze eine klare Anmeldefrist. Plane danach noch zwei bis drei Werktage ein, um Rückfragen und Absagen zu bearbeiten.
- Erfasse Ernährungswünsche direkt mit der Anmeldung und gib sie gesammelt an das Catering weiter. Warte mit der endgültigen Bestellung, bis du die bestätigte Personenzahl geprüft hast.
- Stimme das Programm spätestens eine Woche vorher ab und teste Laptop, Beamer, Präsentationsbildschirm, Mikrofon und Beschallungsanlage am Vortag. Ein fehlendes Kabel oder ein leeres Gerät lässt sich am Morgen nur schwer ersetzen.
- Baue das Frühstücksbuffet mindestens 30 Minuten vor dem Empfang auf. Brot, Belag, Obst, Kaffee und Tee brauchen getrennte Flächen, damit sich die Warteschlange nicht am Empfangstisch bildet.
- Öffne und lüfte den Raum frühzeitig und stelle Namensschilder, Geschirr, Besteck, Wasserkannen und Abfallbehälter vor dem Einlass bereit. Rechne für die letzte Kontrolle mindestens 20 Minuten ein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Geschäftsfrühstück organisieren?
- Beginne etwa vier Wochen vorher mit der Location und dem Programm. Die Einladungen sollten spätestens drei Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig erhältst.
- Wann muss das Catering für ein Geschäftsfrühstück bestellt werden?
- Gib die Bestellung auf, sobald die Anmeldefrist beendet und die endgültige Anzahl geprüft ist. Plane dafür meist fünf bis sieben Werktage vor dem Geschäftsfrühstück ein, damit Änderungen noch möglich sind.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Geschäftsfrühstücks?
- Rechne für Tische, Stühle, Buffet, Empfangstisch, Geschirr und Technik mindestens 60 bis 90 Minuten ein. Die Präsentation sollte zusätzlich am Vortag getestet werden, nicht erst während des Einlasses.
- Was darf man bei einem Geschäftsfrühstück nicht vergessen?
- Häufig fehlen Namensschilder, Angaben zu Allergien oder eine getestete Präsentationstechnik. Kontrolliere diese Punkte spätestens am Vortag und stelle am Veranstaltungstag außerdem Kaffee, Tee, Wasser, Servierbesteck und Abfallbehälter bereit.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!