Zo organiseer je een workshopdag zonder last-minute gedoe

Begin met het programma, de workshopleiders en de beschikbare ruimtes. Daarna werk je terug vanaf de workshopdag: regel inschrijvingen, verzamel dieetwensen en stuur deelnemersinformatie voordat je materialen en catering bestelt. Op de dag zelf draait alles om een logische indeling, geteste techniek en een registratiepunt dat direct klaarstaat. Met vaste momenten voor controle voorkom je dat werkbladen, naambadges of kabels pas tijdens de ontvangst opduiken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Workshopprogramma vaststellen
2 personen
2
Workshopleiders bevestigen
2 personen
3
Lokaal en ruimtes reserveren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Aanmeldingen bevestigen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Workshopindeling maken
2 personen
9
Deelnemersinformatie versturen
10
Catering bestellen
11
Materialen per workshop verdelen
2 personen
12
Werkbladen afdrukken
13
Naambadges voorbereiden
14
Techniek testen
2 personen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Catering voorbereiden
3 personen
18
Ruimtes openen
2 personen
19
Entree en bewegwijzering plaatsen
2 personen
20
Tafels opstellen
3 personen
21
Stoelen plaatsen
3 personen
22
Workshopmaterialen klaarleggen
4 personen
23
Presentaties klaarzetten
2 personen
24
Registratietafel inrichten
2 personen
25
Koffiepunt inrichten
2 personen
26
Hapjes klaarzetten
2 personen
27
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

28
Workshopleiders ontvangen
2 personen
29
Deelnemers registreren
3 personen
30
Naambadges uitdelen
2 personen
31
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
32
Welkom en programma toelichten
33
Deelnemers naar lokalen begeleiden
3 personen
34
Eerste workshop begeleiden
5 personen
35
Werkvormen en materialen uitdelen
3 personen
36
Koffie en thee bijvullen
2 personen
37
Pauzehapjes serveren
2 personen
38
Werkruimtes resetten
3 personen
39
Tweede workshop begeleiden
5 personen
40
Materialen aanvullen
3 personen
41
Dranken bijvullen
2 personen
42
Deelnemers naar diner begeleiden
3 personen
43
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
44
Diner serveren
5 personen
45
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
46
Buffet en dranken bijvullen
3 personen
47
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
48
Derde workshop begeleiden
5 personen
49
Werkresultaten presenteren
2 personen
50
Feedbackformulieren uitdelen
2 personen
51
Afsluiting verzorgen
52
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

53
Overgebleven hapjes verpakken
2 personen
54
Materialen verzamelen
4 personen
55
Afval sorteren
3 personen
56
Servies afwassen
3 personen
57
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
58
Apparatuur uitschakelen
2 personen
59
Lokalen schoonmaken
4 personen
60
Sanitair controleren en schoonmaken
2 personen
61
Decoratie verwijderen
2 personen
62
Geleende materialen retourneren
2 personen
63
Verloren voorwerpen registreren
64
Bedankbericht versturen
65
Foto’s en bestanden archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Registratietafel
Krukkenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 60
Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Vorkenaantal 60
Messenaantal 60
Lepelsaantal 60
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Serveerplateausaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 3
Broodmandenaantal 4

Apparatuur

Beameraantal 2
Projectieschermenaantal 2
Laptopsaantal 3
HDMI-kabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 6
Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Flip-oversaantal 4
Flip-overstandaardsaantal 4

Workshopmateriaal

Notitieboekjesaantal 60
Balpennenaantal 70
Potlodenaantal 40
Stiftenaantal 40
Kleurpotlodenaantal 40
Schrijfpapieraantal 500
Flip-overvellenaantal 100
Post-itsaantal 20
Plakbandaantal 8
Scharenaantal 20
Lijmstiftenaantal 20
Linialenaantal 20
Naamstickersaantal 70
Werkmappenaantal 60
Tafellabelsaantal 12

Decoratie

Wegwijzerbordenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Krijtbordenaantal 4
Vaasjesaantal 8

Verlichting

Tafellampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afwasbakkenaantal 3
Sponzenaantal 6
Afwasborstelsaantal 3
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma eerst vast en bevestig daarna de workshopleiders en ruimtes. Plan per workshop de benodigde tafels, stoelen, materialen en apparatuur, zodat een wijziging niet op het laatste moment meerdere ruimtes raakt.
Sluit de inschrijving enkele dagen vóór de workshopdag af. Gebruik de definitieve deelnemerslijst voor bevestigingen, naambadges, werkbladen, workshopindeling, catering en het overzicht van dieetwensen.
Maak uiterlijk de dag ervoor per ruimte een aparte materiaalset. Leg werkbladen, workshopmaterialen, presentaties en de benodigde HDMI-kabels, stekkerdozen en verlengkabels bij elkaar in plaats van alles centraal neer te zetten.
Test beamer, projectiescherm, laptop en draagbare speakers vóór de ontvangst van deelnemers. Controleer ook stopcontacten en kabelroutes; een ontbrekende adapter of te korte kabel kost tijdens een workshop direct tijd.
Richt entree, bewegwijzering, registratietafel en koffiepunt vóór het openen van de ruimtes in. Zet koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, kopjes, glazen en gekoelde dranken klaar, zodat de ontvangst niet tegelijk met de laatste opbouw begint.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren organiseer je een workshopdag?: Begin minstens 6 tot 8 weken vooraf met het programma, de workshopleiders en het reserveren van lokaal en ruimtes. Verstuur uitnodigingen zodra die basis vaststaat en sluit de deelnemerslijst enkele dagen voor de workshopdag af.
Wanneer moet je de catering voor een workshopdag bestellen?: Bestel de catering zodra het aantal deelnemers en de dieetwensen redelijk definitief zijn, meestal 7 tot 10 dagen vooraf. Controleer het aantal opnieuw na het sluiten van de inschrijving en houd rekening met extra servies en dranken.
Hoeveel tijd heb je nodig om een workshopdag op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, registratie, bewegwijzering, catering, materialen en techniek. Reserveer daarnaast 30 minuten voor een laatste controle per ruimte voordat deelnemers binnenkomen.
Wanneer test je de techniek voor een workshopdag?: Test beamer, projectieschermen, laptops, speakers en kabels uiterlijk de dag ervoor. Doe op de ochtend zelf nog een korte controle van de presentaties en stroomvoorziening, vooral als meerdere ruimtes tegelijk starten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.