Organiser une journée d’atelier sans mauvaise surprise

Une journée d’atelier se prépare dans un ordre précis : d’abord le programme et les animateurs, puis le lieu, les inscriptions et la répartition des groupes. Les besoins alimentaires et les informations pratiques doivent être recueillis avant de commander le catering. La dernière phase sert à répartir le matériel, tester la technique et préparer chaque salle. Prévoyez aussi l’accueil, le café et la signalisation : ce sont les éléments souvent réglés trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le programme de l'atelier
2 personnes
2
Confirmer les animateurs d'atelier
2 personnes
3
Réserver le local et les salles
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Confirmer les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Établir la répartition des ateliers
2 personnes
9
Envoyer les informations aux participants
10
Commander le catering
11
Répartir le matériel par atelier
2 personnes
12
Imprimer les feuilles de travail
13
Préparer les badges nominatifs
14
Tester la technique
2 personnes
15
Faire les courses
2 personnes
16
Refroidir les boissons
2 personnes
17
Préparer le service traiteur
3 personnes
18
Ouvrir les salles
2 personnes
19
Installer l'entrée et la signalisation
2 personnes
20
Installer les tables
3 personnes
21
Installer les chaises
3 personnes
22
Préparer le matériel d’atelier
4 personnes
23
Préparer les présentations
2 personnes
24
Installer la table d'inscription
2 personnes
25
Mettre en place le point café
2 personnes
26
Préparer les en-cas
2 personnes
27
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

28
Accueillir les animateurs d’atelier
2 personnes
29
Enregistrer les participants
3 personnes
30
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
31
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
32
Accueil et présentation du programme
33
Accompagner les participants vers les salles
3 personnes
34
Animer le premier atelier
5 personnes
35
Distribuer les activités et le matériel
3 personnes
36
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
37
Servir les en-cas de pause
2 personnes
38
Réinitialiser les espaces de travail
3 personnes
39
Animer le deuxième atelier
5 personnes
40
Réapprovisionner le matériel
3 personnes
41
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
42
Accompagner les participants au dîner
3 personnes
43
Installer le buffet du dîner
4 personnes
44
Servir le dîner
5 personnes
45
Servir les repas diététiques
2 personnes
46
Réapprovisionner le buffet et les boissons
3 personnes
47
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
48
Animer le troisième atelier
5 personnes
49
Présenter les résultats du travail
2 personnes
50
Distribuer les formulaires de feedback
2 personnes
51
Assurer la clôture
52
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

53
Emballer les restes de bouchées
2 personnes
54
Rassembler le matériel
4 personnes
55
Trier les déchets
3 personnes
56
Faire la vaisselle
3 personnes
57
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
58
Éteindre l’équipement
2 personnes
59
Nettoyer les locaux
4 personnes
60
Vérifier et nettoyer les sanitaires
2 personnes
61
Retirer la décoration
2 personnes
62
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
63
Enregistrer les objets trouvés
64
Envoyer un message de remerciement
65
Archiver les photos et les fichiers

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 3
Table d'inscription
Tabouretsqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 60
Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Fourchettesqté 60
Couteauxqté 60
Cuillèresqté 60
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Plateaux de serviceqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 3
Corbeilles à painqté 4

Équipement

Vidéoprojecteurqté 2
Écrans de projectionqté 2
Ordinateurs portablesqté 3
Câbles HDMIqté 3
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 6
Enceintes portablesqté 2
Microphone
Chevaletsqté 4
Supports pour paperboardqté 4

Matériel d'atelier

Carnetsqté 60
Stylos à billeqté 70
Crayonsqté 40
Marqueursqté 40
Crayons de couleurqté 40
Papier à écrireqté 500
Feuilles de paperboardqté 100
Post-itqté 20
Ruban adhésifqté 8
Ciseauxqté 20
Bâtons de colleqté 20
Règlesqté 20
Étiquettes nominativesqté 70
Dossiers de travailqté 60
Étiquettes de tableqté 12

Décoration

Panneaux directionnelsqté 8
Nappesqté 12
Panneaux en ardoiseqté 4
Petits vasesqté 8

Éclairage

Lampes de tableqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs à vaisselleqté 3
Épongesqté 6
Brosses à vaisselleqté 3
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant d’ouvrir les inscriptions : indiquez la durée, le contenu et le nombre de places de chaque atelier. Vous pourrez ensuite répartir les participants sans refaire les groupes.
Réservez le local et les salles dès que les animateurs sont confirmés. Vérifiez le nombre de tables, de chaises et de prises disponibles dans chaque espace au moins une semaine avant la journée.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et relancez les personnes qui n’ont pas répondu 7 jours avant l’événement. Le traiteur pourra ainsi recevoir un nombre fiable de régimes particuliers.
Préparez un lot de matériel par atelier, avec les feuilles de travail imprimées et les présentations testées. Faites cette répartition la veille plutôt que le matin, quand l’installation des tables et des chaises reste à terminer.
Réservez les 60 premières minutes au contrôle de la technique et de l’accueil : vidéoprojecteur, écran, câbles HDMI, multiprises, badges, signalisation et point café doivent être prêts avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée d’atelier ?: Prévoyez au minimum 4 à 6 semaines pour confirmer les animateurs, réserver les salles, ouvrir les inscriptions et commander le catering. Gardez la dernière semaine pour les besoins alimentaires, les groupes et la préparation du matériel.
Quand faut-il envoyer les informations aux participants ?: Envoyez les informations pratiques 7 jours avant la journée d’atelier, puis un rappel 24 à 48 heures avant. Indiquez l’horaire, l’adresse, la salle, le programme et ce que les participants doivent apporter.
Quand préparer les salles pour une journée d’atelier ?: Répartissez le matériel et imprimez les feuilles de travail la veille. Le jour même, prévoyez au moins 90 minutes pour ouvrir les salles, installer les tables, les chaises, l’accueil, la signalisation et le point café.
Combien de boissons prévoir pour une journée d’atelier ?: Pour le premier accueil, comptez 2 à 3 boissons par personne, puis prévoyez de l’eau et du café pour chaque pause. Refroidissez les boissons la veille et installez les thermos ou machines à café avant l’arrivée du premier groupe.

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