Zo organiseer je een woorddienst zonder last-minute stress

Begin met de datum en locatie en werk daarna in drie lijnen: de inhoud van de viering, de mensen die deze uitvoeren en de praktische ontvangst. Leg de voorganger, lezers en muzikale begeleiding vroeg vast, omdat hun beschikbaarheid de rest van het programma bepaalt. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen voordat je de reservering en inkopen definitief maakt. In de laatste week controleer je de liturgie, techniek, ruimte en materialen; op de dag zelf draait alles om een rustige opbouw en duidelijke taakverdeling.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Liturgisch programma opstellen
2 personen
3
Voorganger en lezers vastleggen
2 personen
4
Muzikale begeleiding vastleggen
2 personen
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Reservering bevestigen
10
Liederen en lezingen selecteren
2 personen
11
Liturgieproefdruk maken
12
Teksten inhoudelijk controleren
2 personen
13
Liturgieën afdrukken
2 personen
14
Naam- en welkomstbord maken
15
Boodschappenlijst controleren
2 personen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Dranken en houdbare waren opslaan
2 personen
18
Verse etenswaren inkopen
2 personen
19
Aanmeldingen en dieetwensen nalopen
20
Lezers en helpers informeren
21
Ruimte en sanitaire voorzieningen controleren
2 personen
22
Stoelen opstellen
3 personen
23
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
24
Tafel voor voorganger inrichten
2 personen
25
Bijbels en liturgieën klaarleggen
2 personen
26
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
27
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
28
Dranken koud zetten
29
Geluidsniveau controleren
2 personen
30
Lezers kort instrueren
2 personen

Event

31
Bezoekers verwelkomen
3 personen
32
Programma uitdelen
2 personen
33
Woorddienst begeleiden
2 personen
34
Schriftlezingen verzorgen
2 personen
35
Muzikale bijdragen verzorgen
3 personen
36
Koffie en thee serveren
3 personen
37
Hapjes serveren
2 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Servies verzamelen
2 personen
40
Bezoekers informeren over vertrek
2 personen

Nazorg

41
Restanten veilig verpakken
2 personen
42
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
43
Servies afwassen
3 personen
44
Afval verzamelen
2 personen
45
Ruimte schoonmaken
3 personen
46
Sanitair schoonmaken
2 personen
47
Materialen terugplaatsen
2 personen
48
Geleende spullen retourneren
2 personen
49
Overgebleven drukwerk opruimen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 70
Tafelsaantal 8
Katheder
Tafelkledenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Glazenaantal 70
Bordenaantal 70
Gebaksvorkjesaantal 70
Theelepelsaantal 70

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Serveerbladenaantal 6
Schalenaantal 8
Scharenaantal 2
Flessenopenersaantal 3

Apparatuur

Draadloze microfoonaantal 2
Microfoonstandaardaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 4

Decoratie

Bloemstukkenaantal 3
Kaarsenaantal 6
Kaarsenhoudersaantal 6
Welkomstbord
Pijlenbordjesaantal 6

Catering

Bijbelsaantal 10
Muziekbundelsaantal 10
Notitieblokkenaantal 10
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalcontainersaantal 2
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Afwasborstelsaantal 3

Tips

Stel het liturgisch programma eerst op en laat liederen, lezingen en teksten inhoudelijk controleren voordat je de liturgie afdrukt. Plan de proefdruk uiterlijk enkele dagen voor de woorddienst, zodat correcties nog mogelijk zijn.
Leg voorganger, lezers en muzikale begeleiding niet alleen vast, maar informeer hen opnieuw in de laatste week. Stuur iedere lezer de definitieve tekst en meld waar Bijbels, muziekbundels en liturgieën klaarliggen.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen samen voordat je boodschappen doet. Loop de lijst opnieuw na zodra de aanmeldtermijn sluit; juist late wijzigingen zorgen vaak voor te weinig passende hapjes of drank.
Test microfoon, luidsprekers en aansluitingen vóór de gasten komen. Leg draadloze microfoon, standaard, verlengkabels en stekkerdozen klaar en controleer of de voorganger en lezers vanaf hun plek goed verstaanbaar zijn.
Richt de ruimte in deze volgorde in: stoelen, ontvangsttafels, tafel voor de voorganger en daarna de materialen. Controleer ook sanitaire voorzieningen, bewegwijzering en verlichting; die details worden vaak pas bij binnenkomst opgemerkt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een woorddienst organiseren?: Leg datum, locatie, voorganger, lezers en muzikale begeleiding bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna, zodat je nog tijd hebt om aanmeldingen, dieetwensen en de reservering te verwerken.
Wanneer moet je de liturgie voor een woorddienst afdrukken?: Maak de proefdruk ongeveer 7 dagen vooraf en laat teksten, liederen en lezingen controleren. Druk de definitieve liturgieën 1 tot 3 dagen voor de woorddienst af, nadat de laatste wijzigingen zijn verwerkt.
Wanneer doe je boodschappen voor een woorddienst?: Koop houdbare waren en dranken 2 tot 4 dagen vooraf en haal verse etenswaren op de laatste dag of maximaal 1 dag eerder. Controleer die ochtend nog één keer het aantal aanmeldingen en de dieetwensen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een woorddienst op te bouwen?: Reserveer minimaal 2 uur voor stoelen, tafels, ontvangst, techniek en het klaarleggen van Bijbels en liturgieën. Plan daarnaast 30 minuten voor een microfoontest en een laatste controle van ruimte en sanitaire voorzieningen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.