Organiser un Service de la Parole, étape par étape

Un Service de la Parole se prépare d’abord autour de la date, du lieu et du programme liturgique. Ensuite, il faut confirmer le célébrant, les lecteurs et l’animation musicale avant d’envoyer les invitations. Les inscriptions servent à prévoir les régimes alimentaires, les places et les quantités de vaisselle. Les derniers jours sont consacrés aux textes, aux achats, à l’installation de la salle et à la répétition complète de la liturgie.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir le programme liturgique
2 personnes
3
Prévoir le célébrant et les lecteurs
2 personnes
4
Organiser l’animation musicale
2 personnes
5
Rédiger les invitations
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Confirmer la réservation
10
Sélectionner des chants et des lectures
2 personnes
11
Réaliser un tirage d’essai de la liturgie
12
Vérifier le contenu des textes
2 personnes
13
Imprimer les liturgies
2 personnes
14
Créer l’enseigne de nom et de bienvenue
15
Vérifier la liste des courses
2 personnes
16
Faire les courses
2 personnes
17
Stocker les boissons et les denrées non périssables
2 personnes
18
Acheter des denrées fraîches
2 personnes
19
Vérifier les inscriptions et les régimes alimentaires
20
Informer les lecteurs et les aides
21
Vérifier les locaux et les sanitaires
2 personnes
22
Installer les chaises
3 personnes
23
Installer des tables d'accueil
2 personnes
24
Installer la table pour le célébrant
2 personnes
25
Préparer les Bibles et les liturgies
2 personnes
26
Aménager la table d'accueil
2 personnes
27
Préparer le café et le thé
2 personnes
28
Mettre les boissons au frais
29
Vérifier le niveau sonore
2 personnes
30
Briefer brièvement les lecteurs
2 personnes

Événement

31
Accueillir les visiteurs
3 personnes
32
Distribuer le programme
2 personnes
33
Animer la célébration de la Parole
2 personnes
34
Assurer les lectures bibliques
2 personnes
35
Assurer les interventions musicales
3 personnes
36
Servir le café et le thé
3 personnes
37
Servir des amuse-bouches
2 personnes
38
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
39
Rassembler la vaisselle
2 personnes
40
Informer les visiteurs du départ
2 personnes

Suivi

41
Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
42
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
43
Faire la vaisselle
3 personnes
44
Rassembler les déchets
2 personnes
45
Nettoyer l’espace
3 personnes
46
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
47
Remettre le matériel en place
2 personnes
48
Rendre les articles empruntés
2 personnes
49
Ranger les imprimés restants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 70
Tablesqté 8
Pupitre
Nappesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verresqté 70
Assiettesqté 70
Fourchettes à gâteauqté 70
Cuillères à caféqté 70

Cuisine

Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2
Plateaux de serviceqté 6
Saladiersqté 8
Ciseauxqté 2
Tire-bouchonsqté 3

Équipement

Micro sans filqté 2
Pied de microphoneqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 4

Décoration

Compositions floralesqté 3
Bougiesqté 6
Bougeoirsqté 6
Panneau d’accueil
Panneaux de flèchesqté 6

Catering

Biblesqté 10
Recueils de musiqueqté 10
Blocs-notesqté 10
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 6
Conteneurs à déchetsqté 2
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Balayette et pelleqté 2
Brosses à vaisselleqté 3

Conseils

Commencez par fixer la date et le lieu, puis rédigez le programme liturgique avant les invitations. Prévoyez au moins 3 semaines pour confirmer le célébrant, les lecteurs et les musiciens.
Envoyez les invitations dès que le programme est stabilisé et fixez une date limite d’inscription. Une relance 7 jours avant la clôture permet de récupérer les réponses manquantes et les besoins alimentaires.
Faites un tirage d’essai de la liturgie avant l’impression finale. Vérifiez chaque lecture, le nombre d’exemplaires et la place des Bibles, des recueils de musique et des blocs-notes.
Testez le micro sans fil, les haut-parleurs, les rallonges et les multiprises au moins 1 heure avant l’arrivée des participants. Le pupitre et le pied de microphone doivent être placés selon la circulation prévue.
Installez les chaises, les tables d’accueil et la table du célébrant avant de préparer le café. Gardez les boissons et les denrées non périssables séparées des produits frais, achetés le plus près possible du jour du service.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un Service de la Parole ?: Prévoyez environ 3 à 4 semaines pour organiser l’ensemble. Ce délai laisse le temps de confirmer les intervenants, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de réaliser un tirage d’essai de la liturgie.
Quand envoyer les invitations pour un Service de la Parole ?: Envoyez-les dès que la date, le lieu et le programme liturgique sont confirmés, idéalement 3 semaines avant. Fixez une date limite de réponse environ 7 jours avant l’événement pour vérifier les régimes alimentaires et les quantités.
Quand acheter les produits frais ?: Achetez les denrées non périssables quelques jours à l’avance, puis les produits frais 1 à 2 jours avant le Service de la Parole. Vérifiez la liste des inscrits et les besoins alimentaires juste avant les courses finales.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Réservez au moins 1 heure avant l’accueil pour installer les chaises, les tables, le pupitre, la table du célébrant et le matériel audio. Ajoutez 15 minutes pour tester le micro, les haut-parleurs et les branchements électriques.

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