Zo organiseer je een winterloop

Begin met de datum, route en start- en finishlocatie; die bepalen vrijwel alle vervolgstappen. Controleer daarna de afstanden, vraag vergunningen aan en werk het verkeersplan uit voordat je deelnemers uitnodigt. Regel vrijwilligers, verkeersregelaars en EHBO ruim op tijd en leg hun taken vast. In de laatste week draait alles om controle: startnummers sorteren, routeborden voorbereiden, medailles klaarleggen en de weersverwachting volgen. Zo voorkom je dat deelnemers op de dag zelf verdwalen of in de kou staan wachten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Start- en finishlocatie reserveren
3
Vergunningen en meldingen indienen
4
Verkeersplan uitwerken
2 personen
5
Route en afstanden controleren
3 personen
6
Aanmeldformulier publiceren
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Vrijwilligers werven
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Vrijwilligers indelen
2 personen
12
Verkeersregelaars instrueren
2 personen
13
EHBO-post afstemmen
2 personen
14
Catering reserveren
15
Medaillebestelling controleren
16
Startnummers en lijsten maken
2 personen
17
Routeborden ontwerpen
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Startnummers sorteren
2 personen
21
Routeborden voorbereiden
2 personen
22
Medailles klaarleggen
2 personen
23
Dranken koud zetten
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
3 personen
25
Weersverwachting controleren
26
Weersmaatregelen klaarzetten
2 personen

Event

27
Locatie openen
2 personen
28
Start- en finishgebied afzetten
4 personen
29
Routepijlen plaatsen
6 personen
30
Kilometerborden plaatsen
3 personen
31
Verkeersafzettingen plaatsen
4 personen
32
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
33
Registratiebalie inrichten
2 personen
34
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
35
Koffie en thee bereiden
2 personen
36
Verlichting plaatsen
3 personen
37
Geluidsinstallatie testen
2 personen
38
Startnummers klaarleggen
2 personen
39
EHBO-materialen klaarzetten
2 personen
40
Vrijwilligers aanmelden
2 personen
41
Verkeersregelaars positioneren
4 personen
42
Parcours laatste keer nalopen
3 personen
43
Deelnemers registreren
4 personen
44
Startnummers uitdelen
3 personen
45
Deelnemers welkom heten
2 personen
46
Veiligheidsinstructies omroepen
47
Gezamenlijke warming-up begeleiden
2 personen
48
Deelnemers laten starten
3 personen
49
Routeposten bemannen
8 personen
50
Waterpunt bemannen
3 personen
51
Achterblijvers begeleiden
2 personen
52
Finishers registreren
3 personen
53
Medailles uitdelen
3 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Soep en hapjes serveren
4 personen
56
Koffie en thee serveren
2 personen
57
Afvalbakken legen
2 personen
58
Prijsuitreiking uitvoeren
3 personen
59
Deelnemers informeren over vertrek
60
Routecontrole afronden
3 personen
61
Verkeersafzettingen verwijderen
4 personen
62
Catering afbouwen
4 personen
63
Locatie ontruimen
4 personen
64
Materialen naar opslag brengen
4 personen
65
Routeborden verzamelen
4 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Afval sorteren en afvoeren
3 personen

Nazorg

68
Locatie schoonmaken
4 personen
69
Geleende materialen retourneren
2 personen
70
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
71
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
72
Uitslagen publiceren
73
Deelnemers bedankbericht sturen
74
Vrijwilligers bedanken
75
Verbruikte voorraad aanvullen
76
Declaraties en facturen verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inklaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 30
Barkrukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Opbergboxenaantal 10

Sportmateriaal

Startboog
Finishlint
Verkeerskegelsaantal 40
Dranghekkenaantal 20
Routepijlenaantal 35
Kilometerbordenaantal 10
Startnummersaantal 200
Veiligheidsspeldenaantal 400
Stopwatchesaantal 4
Digitale klok
Fluitjesaantal 12
Reflecterende hesjesaantal 20
Medaillesaantal 200
Routekaartenaantal 20

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Printersaantal 2
Portofoonsaantal 10
Luidsprekeraantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 8
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8

Verlichting

Bouwlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 6
Hoofdlampenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Herbruikbare mokkenaantal 80
Herbruikbare bordenaantal 200
Besteksetsaantal 200
Opscheplepelsaantal 8
Soeplepelsaantal 6

Keuken

Soepketelsaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Thermometeraantal 2

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 20
Warmtedekensaantal 30
Zaklampenaantal 8

Decoratie

Evenementbannersaantal 6
Vlaggenlijnenaantal 10
Pijlenbannersaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route minstens 6 weken vooraf definitief vast. Controleer alle afstanden opnieuw en bepaal waar routepijlen, kilometerborden, verkeerskegels en dranghekken komen.
Dien vergunningen en meldingen in voordat je uitnodigingen verstuurt. Neem in het verkeersplan ook kruisingen, oversteekplaatsen en de opstelling van verkeersregelaars mee.
Plan vrijwilligers in per post en per tijdsblok. Geef verkeersregelaars, EHBO en andere helpers uiterlijk een week vooraf een korte instructie met routekaart en portofoonafspraken.
Maak startnummers en deelnemerslijsten niet pas op de ochtend zelf. Print ze vooraf, sorteer de nummers en leg veiligheidsspelden, stopwatches en een digitale klok klaar.
Bereid het winterweer praktisch voor: zet dranken in thermoskannen, gebruik partytenten bij start en finish en controleer 24 uur vooraf de weersverwachting voordat je de laatste opstelling maakt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een winterloop organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, locaties en vergunningen. Reserveer vrijwilligers, catering en EHBO zodra de route vaststaat; de laatste week gebruik je alleen voor controle en voorbereiding.
Wanneer moet ik een vergunning voor een winterloop aanvragen?: Vraag de vergunning of doe de melding zodra datum en route definitief zijn, bij voorkeur 8 tot 12 weken voor de loop. Controleer bij de gemeente welke termijn voor jouw route geldt, vooral als je openbare wegen afsluit.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een winterloop?: Reken minimaal één vrijwilliger per kruispunt of oversteekplaats en daarnaast aparte mensen voor start, finish, inschrijving en EHBO-ondersteuning. Maak de indeling uiterlijk 2 weken vooraf, zodat je open plekken nog kunt opvullen.
Wat moet ik de dag voor een winterloop klaarzetten?: Leg startnummers, veiligheidsspelden, medailles, routeborden en routekaarten klaar en zet dranken koud of in thermoskannen. Controleer 24 uur vooraf de weersverwachting en bevestig de aanwezigheid van vrijwilligers, verkeersregelaars en EHBO.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.