Organiser une course d’hiver : la méthode

Une course d’hiver se prépare d’abord comme un dispositif de circulation et de sécurité, puis comme une épreuve sportive. Commencez par fixer la date, le parcours et les lieux de départ et d’arrivée avant d’ouvrir les inscriptions. Les autorisations, les bénévoles, le ravitaillement et le suivi météo doivent être coordonnés plusieurs semaines à l’avance. Le jour J, chaque poste doit savoir où aller, quoi vérifier et comment communiquer.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
3
Déposer les autorisations et déclarations
4
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
5
Vérifier l'itinéraire et les distances
3 personnes
6
Publier le formulaire d'inscription
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Recruter des bénévoles
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Répartir les bénévoles
2 personnes
12
Briefer les régulateurs de trafic
2 personnes
13
Coordonner le poste de premiers secours
2 personnes
14
Réserver le catering
15
Vérifier la commande de médailles
16
Créer les dossards et les listes
2 personnes
17
Concevoir les panneaux d’orientation
18
Vérifier la liste des courses
2 personnes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Trier les dossards
2 personnes
21
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
22
Préparer les médailles
2 personnes
23
Mettre les boissons au frais
2 personnes
24
Préparer les en-cas
3 personnes
25
Vérifier les prévisions météo
26
Prévoir les mesures en cas de météo
2 personnes

Événement

27
Ouvrir le lieu
2 personnes
28
Balisage du départ et de l'arrivée
4 personnes
29
Installer les flèches d'orientation
6 personnes
30
Installer les panneaux kilométriques
3 personnes
31
Mettre en place des barrières de circulation
4 personnes
32
Installer les tables et les chaises
4 personnes
33
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
34
Monter le buffet traiteur
4 personnes
35
Préparer le café et le thé
2 personnes
36
Installer l’éclairage
3 personnes
37
Tester le système de sonorisation
2 personnes
38
Préparer les dossards
2 personnes
39
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
40
Inscrire les bénévoles
2 personnes
41
Positionner les régulateurs de circulation
4 personnes
42
Reparcourir le parcours une dernière fois
3 personnes
43
Enregistrer les participants
4 personnes
44
Distribuer les dossards
3 personnes
45
Accueillir les participants
2 personnes
46
Diffuser les consignes de sécurité
47
Animer l’échauffement collectif
2 personnes
48
Faire démarrer les participants
3 personnes
49
Doter les postes du parcours en personnel
8 personnes
50
Tenir le point d'eau
3 personnes
51
Encadrer les retardataires
2 personnes
52
Enregistrer les arrivants
3 personnes
53
Distribuer les médailles
3 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Servir la soupe et les en-cas
4 personnes
56
Servir le café et le thé
2 personnes
57
Vider les poubelles
2 personnes
58
Organiser la remise des prix
3 personnes
59
Informer les participants du départ
60
Finaliser le contrôle du trajet
3 personnes
61
Retirer les barrières de circulation
4 personnes
62
Démonter le catering
4 personnes
63
Évacuer le lieu
4 personnes
64
Apporter le matériel au stockage
4 personnes
65
Rassembler les panneaux d'itinéraire
4 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Trier et évacuer les déchets
3 personnes

Suivi

68
Nettoyer le lieu
4 personnes
69
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
70
Rendre le matériel loué
2 personnes
71
Stocker les restes alimentaires
2 personnes
72
Publier les résultats
73
Envoyer un message de remerciement aux participants
74
Remercier les bénévoles
75
Réapprovisionner les stocks consommés
76
Traiter les notes de frais et les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 30
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Boîtes de rangementqté 10

Matériel de sport

Arche de départ
Ruban d'arrivée
Cônes de signalisationqté 40
Barrières de fouleqté 20
Flèches de directionqté 35
Bornes kilométriquesqté 10
Numéros de départqté 200
Épingles de sûretéqté 400
Chronomètresqté 4
Horloge numérique
Siffletsqté 12
Gilets réfléchissantsqté 20
Médaillesqté 200
Cartes d'itinéraireqté 20

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Imprimantesqté 2
Talkies-walkiesqté 10
Haut-parleurqté 2
Microphone
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 8
Glacièresqté 6
Thermosqté 8

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 6
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes frontalesqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Mugs réutilisablesqté 80
Assiettes réutilisablesqté 200
Couvertsqté 200
Louchesqté 8
Louches à soupeqté 6

Cuisine

Marmites à soupeqté 3
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Thermomètreqté 2

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 20
Couvertures chauffantesqté 30
Lampes de pocheqté 8

Décoration

Bannières de l’événementqté 6
Guirlandes de fanionsqté 10
Bannières fléchéesqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4

Catering

Courses

Conseils

Validez le parcours avant toute communication : mesurez les distances, repérez les passages sensibles et prévoyez des flèches, cônes et barrières aux endroits où les coureurs peuvent hésiter.
Déposez les autorisations et déclarations au moins 6 à 8 semaines avant la course. Le plan de circulation doit préciser les zones régulées, les horaires et les responsables.
Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement pour imprimer les dossards et les listes. Gardez une marge pour les demandes alimentaires et les changements de dernière minute.
Briefiez les bénévoles la veille ou le matin même avec un plan simple : poste, heure d’arrivée, numéro à appeler et consigne en cas d’incident. Les régulateurs doivent notamment connaître les points de passage et leurs horaires.
Préparez boissons, en-cas, médailles et vêtements chauds avant l’ouverture du site. Vérifiez la météo 48 heures puis 6 heures avant le départ afin d’ajuster les glacières, thermos et équipements de protection.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course d’hiver ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines pour une course avec parcours public, autorisations et bénévoles. Commencez plus tôt si plusieurs communes ou services de sécurité sont concernés.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une course d’hiver ?: Ouvrez-les généralement 4 à 6 semaines avant le départ, une fois le parcours et les autorisations suffisamment avancés. Fermez-les quelques jours avant la course pour préparer les dossards et les listes.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une course ?: Prévoyez au moins une personne par point de circulation ou de ravitaillement, plus une équipe de réserve de 10 à 15 %. Ajoutez un responsable pour les premiers secours, un coordinateur et une personne chargée des arrivées.
Que faut-il vérifier la veille d’une course d’hiver ?: Contrôlez le parcours, les panneaux, les dossards, les médailles, les boissons, les batteries et les moyens de communication. Faites une dernière vérification météo la veille, puis une autre environ 6 heures avant le départ.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.