Zo organiseer je een winterfestival zonder koude verrassingen

Begin met de datum, locatie en vergunningen; bij een winterfestival bepalen die keuzes hoeveel beschutting, verwarming en stroom je nodig hebt. Werk daarna naar binnen: leg leveranciers, catering, verlichting en het programma vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Verzamel dieetwensen en aanmeldingen centraal, zodat je niet op het laatste moment soep, servies of zitplaatsen moet bijbestellen. Plan de opbouw in een vaste volgorde en houd een aparte controle voor weer, gekoelde voorraad en veiligheid.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Vergunningen controleren
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Leveranciers reserveren
7
Catering bestellen
2 personen
8
Verwarming reserveren
9
Verlichting reserveren
10
Muziek afspeellijst maken
11
Programma opstellen
2 personen
12
Vrijwilligers indelen
13
BHV-contacten vastleggen
14
Weersverwachting controleren
15
Voorraad controleren
2 personen
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Boodschappen gekoeld opslaan
2 personen
18
Materialen klaarzetten
3 personen
19
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
20
Menukaarten printen
21
Routebordjes maken
2 personen
22
Kraamindeling markeren
2 personen
23
Tenten opbouwen
6 personen
24
Tafels opstellen
4 personen
25
Stoelen plaatsen
4 personen
26
Verwarming plaatsen
3 personen
27
Verlichting ophangen
3 personen
28
Stroomkabels afplakken
2 personen
29
Decoratie ophangen
3 personen
30
Informatiebalie inrichten
2 personen
31
Kassa inrichten
2 personen
32
Kraamprijzen ophangen
2 personen
33
Hapjes voorbereiden
5 personen
34
Soep en chocolademelk maken
3 personen
35
Dranken koud zetten
3 personen
36
Buffet opbouwen
4 personen
37
Servies klaarzetten
2 personen
38
Afvalpunten plaatsen
2 personen
39
Toiletten controleren
40
Geluid testen
2 personen
41
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

42
Entree openen
3 personen
43
Bezoekers verwelkomen
4 personen
44
Programma aankondigen
45
Kassa bemannen
2 personen
46
Informatiebalie bemannen
2 personen
47
Warme dranken serveren
3 personen
48
Soep serveren
2 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Buffet netjes houden
2 personen
52
Afvalbakken legen
2 personen
53
Toiletten tussentijds reinigen
54
Verlichting controleren
55
Verwarming controleren
56
Muziek verzorgen
57
Winteractiviteit begeleiden
3 personen
58
Rondgang met warme drank
2 personen
59
Laatste ronde aankondigen
60
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
61
Kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

62
Buffet afruimen
4 personen
63
Servies verzamelen
3 personen
64
Afval sorteren
3 personen
65
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
66
Decoratie verwijderen
3 personen
67
Verlichting afbouwen
3 personen
68
Verwarming uitschakelen
2 personen
69
Tenten afbreken
6 personen
70
Locatie vegen
3 personen
71
Keuken schoonmaken
3 personen
72
Toiletten grondig schoonmaken
2 personen
73
Materialen inventariseren
2 personen
74
Koelboxen leegmaken
2 personen
75
Servies afwassen
3 personen
76
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
77
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
78
Afval afvoeren
2 personen
79
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 8
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Tafelrokkenaantal 12
Kleedkamerschermenaantal 2
Kledingrekkenaantal 4

Servies

Herbruikbare glazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 100
Soepkommenaantal 120
Bordenaantal 150
Vorkenaantal 160
Messenaantal 160
Lepelsaantal 160
Theelepelsaantal 120
Serveerschalenaantal 20
Thermoskannenaantal 10

Keuken

Soepketelsaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Tangenaantal 8
Openersaantal 4
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 4
Koelkastenaantal 2
Betaalterminalsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Muziekspeler
Terrasverwarmersaantal 4
Brandblussersaantal 2
EHBO-koffersaantal 2
Portofoonsaantal 6
Geldkistjesaantal 2
Tafelweegschalenaantal 2

Verlichting

Lichtslingersaantal 12
Ledlampenaantal 16
Lantaarnsaantal 12
Batterijenaantal 24

Decoratie

Kerstbomenaantal 3
Kerstballenaantal 60
Kerstslingersaantal 12
Wintervlaggenaantal 20
Kunstsneeuwaantal 6
Decoratieve kransenaantal 8
Menubordenaantal 8
Tafeldecoratieaantal 20
Naamkaartjesaantal 180
Routebordjesaantal 12
Pijlenstickersaantal 30

Schoonmaak

Bezemaantal 4
Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Papieren handdoekdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg verwarming, partytenten en verlichting direct na de locatie vast. Controleer uiterlijk 7 dagen vooraf of de weersverwachting extra beschutting of een andere kraamindeling nodig maakt.
Stuur uitnodigingen zodra datum, locatie en programma staan en sluit de aanmeldingen bijvoorbeeld 10 dagen voor het festival. Gebruik die eindlijst voor dieetwensen, naamkaartjes, catering en het aantal stoelen.
Bestel warme catering niet alleen op basis van het aantal gasten: tel ook soepkommen, lepels, serveerschalen, soepketels en warmhoudbakken mee. Zet gekoelde producten pas op de dag zelf in koelboxen en controleer de temperatuur bij ontvangst.
Maak voor de opbouw een indeling met looproutes, kramen, tafels en tenten. Zet eerst tenten en kraammarkeringen neer, daarna tafels en stoelen; houd routebordjes en menukaarten apart zodat ze niet verdwijnen tussen de materialen.
Plan vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur en geef elke post één aanspreekpunt. Leg BHV-contacten, leveranciersnummers en het definitieve programma uiterlijk 48 uur vooraf op één printbare plek vast.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een winterfestival organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en leveranciers. Reserveer verwarming, tenten, verlichting en catering zodra de verwachte bezoekersaantallen bekend zijn; in de laatste 2 weken werk je vooral de aanmeldingen en uitvoering uit.
Wanneer moet ik de catering voor een winterfestival bestellen?: Bestel de catering ongeveer 3 tot 4 weken vooraf en geef uiterlijk 10 dagen voor het festival het definitieve aantal gasten en de dieetwensen door. Controleer 48 uur vooraf of servies, warmhoudmateriaal en gekoelde opslag geregeld zijn.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een winterfestival?: Reken als startpunt op 1 vrijwilliger per 15 tot 20 bezoekers, plus minimaal 2 mensen voor opbouw en afbouw. Plan tijdens het drukste programma minstens één aanspreekpunt bij de catering en één bij de entree of route.
Wanneer controleer je het weer voor een winterfestival?: Doe een eerste controle 7 dagen vooraf en een definitieve controle 24 uur voor aanvang. Gebruik die laatste check om tenten, verwarming, verlichting, kledingadvies en de opbouwvolgorde aan te passen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.