So organisierst du ein Winterfestival
Ein Winterfestival braucht mehr als Stände, warme Getränke und Lichter. Entscheidend sind ein belastbarer Zeitplan, trockene und beheizbare Bereiche sowie klare Zuständigkeiten für Aufbau, Einlass, Verpflegung und Sicherheit. Beginne mit Datum und Ort, kläre danach Genehmigungen und Lieferanten und plane erst anschließend Programm und Ausstattung. So erkennst du früh, was bestellt, gelagert oder vor Ort aufgebaut werden muss.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
- 2
Genehmigungen prüfen
- 3
Einladungen verschicken
2 Personen
- 4
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Lieferanten reservieren
- 7
Catering bestellen
2 Personen
- 8
Heizung reservieren
- 9
Beleuchtung reservieren
- 10
Musik-Playlist erstellen
- 11
Programm erstellen
2 Personen
- 12
Freiwillige einteilen
- 13
BHV-Kontakte erfassen
- 14
Wettervorhersage prüfen
- 15
Bestand prüfen
2 Personen
- 16
Einkaufen gehen
3 Personen
- 17
Lebensmittel gekühlt lagern
2 Personen
- 18
Materialien bereitstellen
3 Personen
- 19
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 20
Menükarten drucken
- 21
Wegweiser erstellen
2 Personen
- 22
Standaufteilung markieren
2 Personen
- 23
Zelte aufbauen
6 Personen
- 24
Tische aufstellen
4 Personen
- 25
Stühle aufstellen
4 Personen
- 26
Heizung aufstellen
3 Personen
- 27
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
- 28
Stromkabel abkleben
2 Personen
- 29
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 30
Informationsstand einrichten
2 Personen
- 31
Kasse einrichten
2 Personen
- 32
Standpreise aufhängen
2 Personen
- 33
Snacks vorbereiten
5 Personen
- 34
Suppe und heiße Schokolade zubereiten
3 Personen
- 35
Getränke kalt stellen
3 Personen
- 36
Buffet aufbauen
4 Personen
- 37
Geschirr bereitstellen
2 Personen
- 38
Müllstationen aufstellen
2 Personen
- 39
Toiletten kontrollieren
- 40
Ton testen
2 Personen
- 41
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
- 42
Eingang öffnen
3 Personen
- 43
Besucher begrüßen
4 Personen
- 44
Programm ankündigen
- 45
Kasse bedienen
2 Personen
- 46
Infostand besetzen
2 Personen
- 47
Heiße Getränke servieren
3 Personen
- 48
Suppe servieren
2 Personen
- 49
Snacks servieren
3 Personen
- 50
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 51
Buffet ordentlich halten
2 Personen
- 52
Mülleimer leeren
2 Personen
- 53
Toiletten zwischendurch reinigen
- 54
Beleuchtung kontrollieren
- 55
Heizung prüfen
- 56
Musik organisieren
- 57
Winteraktivität betreuen
3 Personen
- 58
Runde mit warmen Getränken
2 Personen
- 59
Letzte Runde ankündigen
- 60
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
- 61
Kasse abschließen
2 Personen
Nachbereitung
- 62
Buffet abräumen
4 Personen
- 63
Geschirr sammeln
3 Personen
- 64
Abfall trennen
3 Personen
- 65
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
- 66
Dekoration entfernen
3 Personen
- 67
Beleuchtung abbauen
3 Personen
- 68
Heizung ausschalten
2 Personen
- 69
Zelte abbauen
6 Personen
- 70
Location fegen
3 Personen
- 71
Küche reinigen
3 Personen
- 72
Toiletten gründlich reinigen
2 Personen
- 73
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 74
Kühlboxen leeren
2 Personen
- 75
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 76
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
- 77
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
- 78
Abfall entsorgen
2 Personen
- 79
Fundsachen sammeln
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 4
- MarktständeAnz. 8
- TischeAnz. 12
- KlappstühleAnz. 80
- BarhockerAnz. 12
- TischröckeAnz. 12
- Umkleideraum-TrennwändeAnz. 2
- KleiderständerAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare GläserAnz. 180
- KaffeetassenAnz. 100
- SuppenschalenAnz. 120
- TellerAnz. 150
- GabelnAnz. 160
- MesserAnz. 160
- LöffelAnz. 160
- TeelöffelAnz. 120
- ServierschalenAnz. 20
- ThermoskannenAnz. 10
Küche
- SuppenkesselAnz. 3
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 6
- Koch- und BrotmesserAnz. 8
- MessbecherAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 8
- ZangenAnz. 8
- FlaschenöffnerAnz. 4
- KühlboxenAnz. 6
- EisbehälterAnz. 4
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 4
- KühlschränkeAnz. 2
- KartenterminalsAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- Musikplayer
- TerrassenheizerAnz. 4
- FeuerlöscherAnz. 2
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- FunkgeräteAnz. 6
- GeldkassettenAnz. 2
- TischwaagenAnz. 2
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 12
- LED-LampenAnz. 16
- LaternenAnz. 12
- BatterienAnz. 24
Dekoration
- WeihnachtsbäumeAnz. 3
- WeihnachtskugelnAnz. 60
- WeihnachtsgirlandenAnz. 12
- WinterflaggenAnz. 20
- KunstschneeAnz. 6
- Dekorative KränzeAnz. 8
- MenükartenAnz. 8
- TischdekorationAnz. 20
- NamensschilderAnz. 180
- WegweiserAnz. 12
- PfeilaufkleberAnz. 30
Reinigung
- BesenAnz. 4
- StaubsaugerAnz. 2
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- AbfallbehälterAnz. 12
- AbfallcontainerAnz. 4
- PapierhandtuchspenderAnz. 4
- ToilettenbürstenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum und Ort mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Prüfe direkt danach Genehmigungen, Stromversorgung, Zufahrt und ob Partyzelte, Marktstände sowie Heizungen dort aufgestellt werden dürfen.
- Reserviere Catering, Heizung und Beleuchtung frühzeitig und bestätige die Liefertermine spätestens 14 Tage vor dem Festival. Gerade Heizgeräte und geeignete Zelte sind im Winter oft nicht kurzfristig verfügbar.
- Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche fortlaufend und schließe die Mengenplanung 7 Tage vorher ab. Rechne nicht nur Teller und Besteck, sondern auch Suppenschalen, Thermoskannen, Warmhaltebehälter und Kühlboxen ein.
- Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Zelte und Standflächen zuerst markieren, danach Tische, Stühle, Beleuchtung und Küche aufstellen. Lege Namensschilder, Menükarten und Wegweiser spätestens am Vortag bereit, damit am Veranstaltungstag nichts gesucht werden muss.
- Teile Freiwillige in feste Schichten ein und hinterlege mindestens zwei erreichbare BHV-Kontakte. Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und entscheide dann, wo zusätzliche trockene, beheizte oder windgeschützte Bereiche nötig sind.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man ein Winterfestival planen?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Genehmigungen. Reservierungen für Zelte, Heizung, Beleuchtung und Catering sollten spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin angefragt werden.
- Was braucht man für ein Winterfestival im Freien?
- Plane beheizbare Partyzelte oder andere geschützte Bereiche, Beleuchtung, Marktstände und ausreichend Mobiliar ein. Für die Verpflegung brauchst du außerdem Warmhaltebehälter oder Suppenkessel, Thermoskannen sowie Kühlmöglichkeiten für empfindliche Lebensmittel.
- Wann soll das Catering für ein Winterfestival bestellt werden?
- Bestelle das Catering spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Festival. Die endgültige Anzahl der Portionen und besondere Ernährungswünsche solltest du 7 Tage vorher bestätigen.
- Wie lange dauert der Aufbau eines Winterfestivals?
- Plane für Zelte, Stände, Tische, Stühle, Beleuchtung und Küchenbereiche mindestens 4 bis 6 Stunden ein. Lege Materialien, Wegweiser und Menükarten am Vortag bereit und teile die Helfer in feste Aufbau- und Abbauschichten ein.
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