Zo organiseer je een winterbarbecue

Begin bij de omstandigheden, niet bij het vlees. Leg eerst de gastenlijst, dieetwensen en locatie vast en reserveer daarna de barbecue, partytent en terrasverwarmers. Werk vervolgens terug vanaf de starttijd: boodschappen, marineren en voorbereiden doe je eerder; opbouwen, koelen en het buffet inrichten op de dag zelf. Controleer het weer en zorg dat gasten ook buiten de barbecue warm, droog en goed verlicht staan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Definitieve gastenlijst maken
5
Menu en porties bepalen
2 personen
6
Barbecue en gas reserveren
7
Partytent reserveren
8
Weersverwachting controleren
9
Boodschappen doen
2 personen
10
Dranken koelen
2 personen
11
Vlees marineren
2 personen
12
Groenten snijden
2 personen
13
Salades voorbereiden
2 personen
14
Brood en smeersels klaarzetten
15
Vegetarische producten apart houden
16
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
17
Partytent opbouwen
4 personen
18
Terrasverwarmers plaatsen
2 personen
19
Verlichting ophangen
2 personen
20
Decoratie ophangen
2 personen
21
Barbecue opstellen
2 personen
22
Brandstof en aanmaak klaarzetten
23
Buffet en drankenbar inrichten
2 personen
24
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
25
Toiletten controleren
26
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

27
Gasten ontvangen
2 personen
28
Warme drank serveren
2 personen
29
Borrelhapjes serveren
2 personen
30
Barbecue aansteken
2 personen
31
Vlees en groenten grillen
3 personen
32
Buffet aanvullen
2 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Tafels afruimen
2 personen
35
Koffie en thee serveren
2 personen
36
Dessert serveren
2 personen
37
Laatste ronde aankondigen
38
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

39
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
40
Barbecue veilig uitschakelen
2 personen
41
Afval verzamelen
2 personen
42
Servies afwassen
2 personen
43
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
44
Partytent afbreken
4 personen
45
Terrasverwarmers opruimen
2 personen
46
Locatie schoonmaken
2 personen
47
Voorraad terugzetten
48
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 40
Statafelsaantal 3
Tafelkledenaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
LED-lantaarnsaantal 8
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Apparatuur

Gasbarbecueaantal 2
Terrasverwarmersaantal 3
Gasflessenaantal 3
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en serveermessenaantal 8
Mengkommenaantal 6
Aluminium grillschalenaantal 8
Barbecuetangenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 4
Koelelementenaantal 12
Flessenopenersaantal 3
Snijbestendige handschoenenaantal 2
Ovenwantenaantal 4
Keukenwekkersaantal 2

Servies

Bordenaantal 50
Kommetjesaantal 50
Glazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 40
Messenaantal 50
Vorkenaantal 50
Lepelsaantal 50
Serveerplankenaantal 6
Schenkkanenaantal 4

Decoratie

Wintertafeldecoratieaantal 8
Tafellopersaantal 6
Menukaartenaantal 6
Naamkaartjesaantal 40

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasbakkenaantal 2
Handvegers en blikkenaantal 2
Dweilenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag dieetwensen uiterlijk één week vooraf uit en houd vegetarische producten tijdens voorbereiding en bereiding apart. Zo hoef je op de avond zelf geen menu meer om te bouwen.
Reserveer barbecue, partytent en terrasverwarmers zodra de datum vaststaat. In de winter zijn vooral partytenten en verwarmers snel niet meer beschikbaar.
Plan de opbouw minimaal 3 uur voor aanvang. Zet eerst de partytent, tafels en stoelen neer; plaats daarna verlichting, verwarmers en de barbecue zodat snoeren en looproutes nog veilig kunnen worden aangepast.
Bereid vlees, groenten, salades, brood en smeersels zo veel mogelijk de dag ervoor voor. Snijd groenten en marineer vlees gekoeld, en zet dranken pas op de dag zelf in koelboxen met koelelementen.
Maak één droge, warme plek voor buffet en drankenbar en controleer de toiletten vóór de gasten komen. Leg servies, bestek, tangen en opscheplepels klaar voordat de barbecue aangaat; daarna wordt opruimen en bijvullen lastiger.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een winterbarbecue organiseren?: Begin minimaal 4 weken vooraf met uitnodigingen, aanmeldingen en reserveringen. Leg de definitieve gastenlijst en dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf vast, zodat je menu en hoeveelheden kunt bepalen.
Wanneer moet ik de weersverwachting voor een winterbarbecue controleren?: Controleer het weer 7 dagen vooraf voor de grote beslissing over tent en verwarming, en nogmaals 24 uur vooraf voor de definitieve opstelling. Kijk ook op de ochtend zelf of wind of neerslag de indeling onveilig maakt.
Hoeveel tijd heb je nodig om een winterbarbecue op te bouwen?: Reken op minstens 3 uur voor tent, tafels, stoelen, verlichting, terrasverwarmers, barbecue en buffet. Reserveer extra tijd als je meerdere verlengsnoeren, stekkerdozen of gasflessen moet aansluiten en testen.
Wat moet ik de dag vóór een winterbarbecue doen?: Marineer het vlees, snijd de groenten, bereid salades en zet brood en smeersels klaar op de dag ervoor. Controleer daarnaast of barbecue, brandstof, servies, warme drankapparaten en koelelementen aanwezig zijn; zo blijft op de dag zelf vooral opbouwen en koelen over.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.