Zo organiseer je een winkelcentrumbraderie

Begin met de route en datum, niet met het benaderen van standhouders. Leg daarna vergunning, verzekering en verkeersafspraken vast, zodat je weet welke ruimte en voorwaarden gelden. Pas met die basis deel je standplaatsen in en bouw je het programma op. In de laatste week draait alles om bevestigingen, bewegwijzering, stroom, materialen en een weerscheck. Zo voorkom je dat kramen, optredens of bezoekersstromen elkaar op de dag zelf in de weg zitten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Vergunningaanvraag indienen
3
Verzekeringsgegevens controleren
4
Standhouders benaderen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Optredens vastleggen
2 personen
9
Reserveringen maken
10
Standplaatsen indelen
2 personen
11
Verkeersplan afstemmen
2 personen
12
Plattegrond maken
13
Standhouders bevestigen
2 personen
14
Programma publiceren
15
Verkeersborden bestellen
16
Polsbandjes en bonnen tellen
2 personen
17
Bewegwijzering printen
2 personen
18
Stroompunten controleren
2 personen
19
Weersverwachting controleren
20
Standhouderslijst printen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
4 personen
24
Materialen klaarzetten
3 personen

Event

25
Route vrijmaken
4 personen
26
Verkeersborden plaatsen
3 personen
27
Partytenten opbouwen
6 personen
28
Tafels en stoelen plaatsen
6 personen
29
Stroomkabels aanleggen
3 personen
30
Podiumzone markeren
2 personen
31
Decoratie ophangen
4 personen
32
Bewegwijzering plaatsen
3 personen
33
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
34
Microfoon testen
2 personen
35
Kraamtafels inrichten
4 personen
36
Cateringbuffet inrichten
3 personen
37
Infostand inrichten
2 personen
38
Standhouders ontvangen
4 personen
39
Standplaatsen aanwijzen
3 personen
40
Laatste veiligheidsronde lopen
3 personen
41
Bezoekers verwelkomen
4 personen
42
Infostand bemannen
2 personen
43
Consumpties serveren
4 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Hapjes aanvullen
2 personen
46
Koffie en thee zetten
2 personen
47
Afvalbakken legen
2 personen
48
Looppaden vrijhouden
2 personen
49
Optredens begeleiden
2 personen
50
Geluidsniveau controleren
51
Standhouders informeren over sluiting
2 personen
52
Laatste bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

53
Kassa en bonnen afsluiten
2 personen
54
Standhouders uitlaten
3 personen
55
Catering opruimen
3 personen
56
Meubilair afbreken
6 personen
57
Partytenten afbreken
6 personen
58
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
59
Decoratie verwijderen
4 personen
60
Afval verzamelen
5 personen
61
Terrein schoonmaken
4 personen
62
Verkeersborden verwijderen
3 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Koelboxen leegmaken
2 personen
65
Materialen inventariseren
2 personen
66
Huurmaterialen retourneren
2 personen
67
Gevonden voorwerpen registreren
68
Restvoorraad opbergen
2 personen
69
Facturen en bonnetjes verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 24
Klapstoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 8
Buffettafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 12
Afzethekkenaantal 20
Klapbaliesaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 24
Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenbogenaantal 2
Ballonnenaantal 200
Welkomstbannersaantal 4
Pijlbordenaantal 12
Prikbordenaantal 4
Krijtbordenaantal 8

Apparatuur

Speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 10
Kabelgotenaantal 12
Stroomhaspelsaantal 4

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 10
Ledspotsaantal 6
Oplaadbare lampenaantal 8

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukentangenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Foodboxenaantal 12
Handwasdispensersaantal 4

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Vuilnisbakkenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 4
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Papierrolhoudersaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Veiligheidshesjesaantal 12
Werkhandschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route vroeg vast en maak daarna de plattegrond. Houd de doorgang vrij voor bezoekers en hulpdiensten en plan afzethekken, pijlborden en welkomstbanners op logische kruispunten.
Dien de vergunningaanvraag in voordat je standhouders definitief bevestigt. Controleer tegelijk de verzekeringsgegevens en stem het verkeersplan af; wijzigingen achteraf kunnen je hele indeling beïnvloeden.
Werk met één standhouderslijst met contactgegevens, standplaats en bevestigingsstatus. Print die lijst naast de plattegrond en het programma, zodat de opbouwploeg niet afhankelijk is van een telefoon.
Controleer stroompunten per deel van de route en leg verlengkabels, stekkerdozen, stroomhaspels en kabelgoten vooraf klaar. Test speakers, mengpaneel en draadloze microfoons voordat bezoekers arriveren.
Plan de laatste controle uiterlijk één dag vooraf: weersverwachting, route, bewegwijzering, materialen, gekoelde dranken en voorbereide hapjes. Tel polsbandjes en bonnen dan ook, in plaats van tijdens de opening.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een winkelcentrumbraderie organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, vergunning en verzekering. Benader standhouders daarna, zodat je ongeveer 2 tot 3 weken voor de braderie de indeling en bevestigingen kunt afronden.
Wanneer moet je de vergunning voor een winkelcentrumbraderie aanvragen?: Dien de aanvraag in zodra datum en route vaststaan, bij voorkeur minimaal 8 weken voor het evenement. Wacht niet tot alle standhouders zijn aangemeld, want verkeers- en veiligheidsvoorwaarden kunnen je indeling bepalen.
Hoe deel je standplaatsen in bij een winkelcentrumbraderie?: Maak eerst een plattegrond op schaal en houd de hoofdroute en doorgangen vrij. Zet daarna standhouders per type of benodigde voorziening bij elkaar en controleer per plek stroom, tentruimte en bereikbaarheid.
Wat moet je de dag voor een winkelcentrumbraderie controleren?: Controleer uiterlijk de avond ervoor de weersverwachting, route, bewegwijzering, stroompunten en materialen. Print de standhouderslijst en plattegrond, tel polsbandjes en bonnen en zet dranken, hapjes en opbouwmateriaal klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.