Comment organiser une braderie du centre commercial

Une braderie du centre commercial se prépare d’abord sur plan, puis sur le terrain. Commence par fixer la date et l’itinéraire, déposer l’autorisation et vérifier l’assurance avant de contacter les exposants. Les inscriptions, les emplacements, la circulation et les besoins alimentaires doivent être centralisés au même endroit. La dernière semaine sert surtout à confirmer, imprimer la signalétique, contrôler l’électricité et préparer les stands, les boissons et les en-cas.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Déposer la demande d’autorisation
3
Vérifier les informations d'assurance
4
Contacter les exposants
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Enregistrer les prestations
2 personnes
9
Faire les réservations
10
Répartir les emplacements
2 personnes
11
Coordonner le plan de circulation
2 personnes
12
Créer le plan
13
Confirmer les exposants
2 personnes
14
Publier le programme
15
Commander des panneaux de signalisation
16
Compter les bracelets et les tickets
2 personnes
17
Imprimer la signalisation
2 personnes
18
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
19
Vérifier les prévisions météo
20
Imprimer la liste des exposants
21
Faire les courses
3 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Préparer les en-cas
4 personnes
24
Préparer le matériel
3 personnes

Événement

25
Dégager le parcours
4 personnes
26
Installer les panneaux de signalisation
3 personnes
27
Monter les tentes de réception
6 personnes
28
Installer les tables et les chaises
6 personnes
29
Installer les câbles d'alimentation
3 personnes
30
Marquer la zone du podium
2 personnes
31
Installer la décoration
4 personnes
32
Installer la signalisation
3 personnes
33
Raccorder le matériel audio
2 personnes
34
Tester le microphone
2 personnes
35
Aménager les tables du stand
4 personnes
36
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
37
Aménager le stand d'information
2 personnes
38
Accueillir les exposants
4 personnes
39
Attribuer les emplacements
3 personnes
40
Effectuer la dernière ronde de sécurité
3 personnes
41
Accueillir les visiteurs
4 personnes
42
Tenir le stand d'information
2 personnes
43
Servir les consommations
4 personnes
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
46
Préparer le café et le thé
2 personnes
47
Vider les poubelles
2 personnes
48
Dégager les allées
2 personnes
49
Accompagner les spectacles
2 personnes
50
Vérifier le niveau sonore
51
Informer les exposants de la fermeture
2 personnes
52
Accompagner les derniers visiteurs à la sortie
3 personnes

Suivi

53
Fermer la caisse et les reçus
2 personnes
54
Faire sortir les exposants
3 personnes
55
Ranger le service traiteur
3 personnes
56
Démonter le mobilier
6 personnes
57
Démonter les tentes de fête
6 personnes
58
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
59
Retirer la décoration
4 personnes
60
Rassembler les déchets
5 personnes
61
Nettoyer le site
4 personnes
62
Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Vider les glacières
2 personnes
65
Inventorier le matériel
2 personnes
66
Retourner les matériels de location
2 personnes
67
Enregistrer les objets trouvés
68
Ranger les stocks restants
2 personnes
69
Rassembler les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 24
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 8
Tables de buffetqté 4
Portants à vêtementsqté 12
Barrières de sécuritéqté 20
Guichets pliantsqté 2

Décoration

Nappesqté 24
Guirlandes de fanionsqté 12
Arches de ballonsqté 2
Ballonsqté 200
Bannières de bienvenueqté 4
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d’affichageqté 4
Panneaux en ardoiseqté 8

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 10
Goulottes de câblesqté 12
Enrouleurs électriquesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 10
Projecteurs LEDqté 6
Lampes rechargeablesqté 8

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 24
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de cuisineqté 6
Verres doseursqté 2
Boîtes repasqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 6
Serpillièresqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Porte-rouleaux de papierqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Gilets de sécuritéqté 12
Gants de travailqté 12

Catering

Courses

Conseils

Dépose la demande d’autorisation dès que la date et l’itinéraire sont fixés, idéalement plusieurs semaines avant la braderie. Vérifie aussi les informations d’assurance avant de confirmer les exposants.
Centralise les inscriptions et les besoins alimentaires dans un tableau unique. Relance les exposants qui n’ont pas répondu au moins 7 jours avant l’événement, puis envoie le plan des emplacements confirmé.
Dessine le plan de circulation avant de répartir les stands. Prévois les barrières, les panneaux indicateurs et un parcours dégagé afin que les visiteurs ne bloquent ni les accès ni les zones de livraison.
Contrôle l’installation électrique avant l’ouverture : compte les rallonges, multiprises et enrouleurs, protège les câbles avec des goulottes et teste les haut-parleurs, microphones et éclairages la veille.
Garde la préparation finale pour la veille : imprime la liste des exposants et la signalétique, refroidis les boissons, prépare les en-cas et regroupe le matériel par zone. Consulte les prévisions météo une dernière fois avant de monter les tentes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une braderie du centre commercial ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir l’autorisation, de vérifier l’assurance, de recruter les exposants, de traiter les inscriptions et de réserver le matériel.
Quand faut-il confirmer les exposants d’une braderie ?: Faites une première relance 14 jours avant, puis confirmez définitivement les exposants 7 jours avant. À ce moment-là, validez leur emplacement, leurs besoins alimentaires et les prestations réservées.
Quand préparer la signalétique et le plan de circulation ?: Finalisez le plan de circulation environ 10 jours avant la braderie, après avoir réparti les emplacements. Imprimez les panneaux, la liste des exposants et les indications au plus tard la veille.
Que faut-il vérifier la veille d’une braderie du centre commercial ?: Vérifiez la météo, les points d’alimentation, les câbles, les barrières et le matériel de sonorisation. Préparez aussi les boissons et les en-cas, puis assurez-vous que le parcours est entièrement dégagé avant le montage.

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