Einkaufszentrum-Jahrmarkt organisieren: Schritt für Schritt
Bei einem Einkaufszentrum-Jahrmarkt laufen Marktstände, Besucherführung, Programm und Zufahrt gleichzeitig. Beginne deshalb nicht mit der Dekoration, sondern mit Datum, Route, Genehmigungen und Versicherungsdaten. Danach folgen Standbetreiber, Anmeldungen, Verkehrsplan und Lageplan. In der letzten Woche prüfst du Technik, Beschilderung, Wetter und Verbrauchsmaterialien; am Veranstaltungstag hältst du Route und Stromwege frei.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Route festlegen
2 Personen
- 2
Genehmigungsantrag einreichen
- 3
Versicherungsdaten prüfen
- 4
Standbetreiber ansprechen
2 Personen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Auftritte festhalten
2 Personen
- 9
Reservierungen vornehmen
- 10
Standplätze einteilen
2 Personen
- 11
Verkehrsplan abstimmen
2 Personen
- 12
Lageplan erstellen
- 13
Standbetreiber bestätigen
2 Personen
- 14
Programm veröffentlichen
- 15
Verkehrsschilder bestellen
- 16
Armbänder und Gutscheine zählen
2 Personen
- 17
Beschilderung drucken
2 Personen
- 18
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
- 19
Wettervorhersage prüfen
- 20
Liste der Standbetreiber drucken
- 21
Einkaufen gehen
3 Personen
- 22
Getränke kühlen
2 Personen
- 23
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 24
Materialien bereitstellen
3 Personen
Event
- 25
Route freimachen
4 Personen
- 26
Verkehrsschilder aufstellen
3 Personen
- 27
Partyzelte aufbauen
6 Personen
- 28
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
- 29
Stromkabel verlegen
3 Personen
- 30
Bühnenbereich markieren
2 Personen
- 31
Dekoration aufhängen
4 Personen
- 32
Beschilderung anbringen
3 Personen
- 33
Tontechnik anschließen
2 Personen
- 34
Mikrofon testen
2 Personen
- 35
Messetische einrichten
4 Personen
- 36
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
- 37
Infostand einrichten
2 Personen
- 38
Aussteller empfangen
4 Personen
- 39
Standplätze zuweisen
3 Personen
- 40
Letzte Sicherheitsrunde gehen
3 Personen
- 41
Besucher begrüßen
4 Personen
- 42
Infostand besetzen
2 Personen
- 43
Getränke servieren
4 Personen
- 44
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 45
Snacks auffüllen
2 Personen
- 46
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
- 47
Mülleimer leeren
2 Personen
- 48
Fluchtwege freihalten
2 Personen
- 49
Auftritte betreuen
2 Personen
- 50
Lautstärke kontrollieren
- 51
Standbetreiber über den Abschluss informieren
2 Personen
- 52
Letzte Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 53
Kasse und Belege abschließen
2 Personen
- 54
Standbetreiber hinausbegleiten
3 Personen
- 55
Catering aufräumen
3 Personen
- 56
Möbel abbauen
6 Personen
- 57
Partyzelte abbauen
6 Personen
- 58
Tonanlage ausschalten
2 Personen
- 59
Dekoration entfernen
4 Personen
- 60
Abfall sammeln
5 Personen
- 61
Gelände reinigen
4 Personen
- 62
Verkehrsschilder entfernen
3 Personen
- 63
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 64
Kühlboxen leeren
2 Personen
- 65
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 66
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 67
Fundgegenstände registrieren
- 68
Restbestand verstauen
2 Personen
- 69
Rechnungen und Belege sammeln
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 4
- TischeAnz. 24
- KlappstühleAnz. 40
- BarhockerAnz. 8
- BuffetischeAnz. 4
- KleiderständerAnz. 12
- AbsperrgitterAnz. 20
- KlappthekenAnz. 2
Dekoration
- TischdeckenAnz. 24
- WimpelkettenAnz. 12
- BallonbögenAnz. 2
- BallonsAnz. 200
- WillkommensbannerAnz. 4
- WegweiserAnz. 12
- PinnwändeAnz. 4
- KreidetafelnAnz. 8
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- FunkmikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 10
- VerlängerungskabelAnz. 10
- KabelkanäleAnz. 12
- KabeltrommelnAnz. 4
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 10
- LED-SpotsAnz. 6
- Wiederaufladbare LampenAnz. 8
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 150
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 6
- KühlelementeAnz. 24
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
- KüchenzangenAnz. 6
- MessbecherAnz. 2
- FoodboxenAnz. 12
- HandwaschspenderAnz. 4
Reinigung
- BesensetsAnz. 4
- MülleimerAnz. 12
- AbfallgreiferAnz. 4
- EimerAnz. 6
- WischmopsAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 12
- PapierrollenhalterAnz. 4
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- FeuerlöscherAnz. 2
- TaschenlampenAnz. 4
- SicherheitswestenAnz. 12
- ArbeitshandschuheAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum und Route zuerst fest und reiche den Genehmigungsantrag früh ein. Prüfe die Versicherungsdaten, bevor du Standbetreiber verbindlich bestätigst.
- Teile die Standplätze erst ein, wenn du Zufahrten, Fluchtwege und Stromanschlüsse geprüft hast. Markiere die Positionen zusätzlich im Lageplan und drucke eine Standbetreiberliste für das Team.
- Plane die Besucherführung mit Wegweisern, Absperrgittern und Verkehrsschildern. Bestelle die Schilder nicht erst am Vortag, damit noch Zeit für Änderungen am Verkehrsplan bleibt.
- Stimme Auftritte und Reservierungen mit den Standbetreibern ab, bevor du das Programm veröffentlichst. Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen, damit Snacks und Getränke nicht zu spät vorbereitet werden.
- Kontrolliere am Vortag Wettervorhersage, Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone und Kabelkanäle. Kühle Getränke, stelle Materialien bereit und mache die Route frei, bevor Tische, Zelte und Stände aufgebaut werden.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Einkaufszentrum-Jahrmarkt anmelden?
- Reiche den Genehmigungsantrag ein, sobald Datum und Route feststehen, idealerweise mehrere Wochen vor dem Termin. Versicherungsdaten und Verkehrsplan sollten vor der endgültigen Bestätigung der Standbetreiber vorliegen.
- Wann sollte man die Standplätze beim Einkaufszentrum-Jahrmarkt einteilen?
- Teile die Standplätze nach der Prüfung von Zufahrten, Fluchtwegen und Stromanschlüssen ein. Erstelle den Lageplan spätestens eine Woche vor dem Jahrmarkt und bestätige die Plätze danach schriftlich.
- Wie viel Vorlauf brauchen Einladungen und Anmeldungen?
- Verschicke Einladungen mehrere Wochen vorher und setze eine feste Anmeldefrist, etwa 7 bis 10 Tage vor der Veranstaltung. So bleiben noch einige Tage, um Ernährungswünsche, Auftritte und Reservierungen zu bearbeiten.
- Was muss am Tag vor dem Einkaufszentrum-Jahrmarkt geprüft werden?
- Prüfe am Vortag Wetter, Stromanschlüsse, Lautsprecher, Mikrofone, Beschilderung und die Standbetreiberliste. Getränke, Snacks und Materialien sollten dann bereits vorbereitet oder vollständig bereitgestellt sein.
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