Cómo organizar una feria en un centro comercial

Una feria en un centro comercial necesita coordinar expositores, visitantes, actuaciones y circulación sin bloquear los accesos. Empieza fijando la fecha y la ruta, y tramita el permiso antes de confirmar todos los puestos. Después cierra las inscripciones, prepara el plano y coordina electricidad, sonido, tráfico y señalización. La última semana sirve para comprobar el tiempo, imprimir listados, enfriar las bebidas y dejar lista la ruta.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y ruta
2 personas
2
Presentar la solicitud de permiso
3
Comprobar los datos del seguro
4
Contactar con los expositores
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Gestionar inscripciones
2 personas
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Registrar las actuaciones
2 personas
9
Hacer reservas
10
Asignar puestos
2 personas
11
Coordinar el plan de tráfico
2 personas
12
Hacer el plano
13
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
14
Publicar el programa
15
Pedir señales de tráfico
16
Contar pulseras y vales
2 personas
17
Imprimir señalización
2 personas
18
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
19
Comprobar el pronóstico del tiempo
20
Imprimir lista de expositores
21
Hacer la compra
3 personas
22
Enfriar bebidas
2 personas
23
Preparar aperitivos
4 personas
24
Preparar los materiales
3 personas

Evento

25
Despejar la ruta
4 personas
26
Colocar señales de tráfico
3 personas
27
Montar las carpas
6 personas
28
Colocar mesas y sillas
6 personas
29
Tender los cables de alimentación
3 personas
30
Marcar la zona del escenario
2 personas
31
Colgar la decoración
4 personas
32
Colocar la señalización
3 personas
33
Conectar el equipo de sonido
2 personas
34
Probar el micrófono
2 personas
35
Montar las mesas del puesto
4 personas
36
Montar el buffet de catering
3 personas
37
Montar el puesto de información
2 personas
38
Recibir a los expositores
4 personas
39
Asignar espacios de stand
3 personas
40
Hacer la última ronda de seguridad
3 personas
41
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
42
Atender el puesto de información
2 personas
43
Servir consumiciones
4 personas
44
Rellenar las bebidas
2 personas
45
Reponer los aperitivos
2 personas
46
Preparar café y té
2 personas
47
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
48
Mantener despejados los pasillos
2 personas
49
Coordinar las actuaciones
2 personas
50
Comprobar el nivel de sonido
51
Informar a los expositores sobre el cierre
2 personas
52
Acompañar a los últimos visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

53
Cerrar caja y recibos
2 personas
54
Despachar a los expositores
3 personas
55
Recoger el catering
3 personas
56
Desmontar el mobiliario
6 personas
57
Desmontar las carpas
6 personas
58
Apagar el equipo de sonido
2 personas
59
Retirar la decoración
4 personas
60
Recoger la basura
5 personas
61
Limpiar el recinto
4 personas
62
Retirar señales de tráfico
3 personas
63
Lavar la vajilla
3 personas
64
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
65
Inventariar materiales
2 personas
66
Devolver el material alquilado
2 personas
67
Registrar objetos perdidos
68
Guardar el stock restante
2 personas
69
Recopilar facturas y recibos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesascant. 24
Sillas plegablescant. 40
Taburetes de barcant. 8
Mesas de buffetcant. 4
Percheroscant. 12
Vallas de separacióncant. 20
Mostradores plegablescant. 2

Decoración

Mantelescant. 24
Guirnaldascant. 12
Arcos de globoscant. 2
Globoscant. 200
Banners de bienvenidacant. 4
Carteles direccionalescant. 12
Tableros de corchocant. 4
Pizarrascant. 8

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 10
Canaletas para cablescant. 12
Enrollacablescant. 4

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 10
Focos LEDcant. 6
Lámparas recargablescant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Cucharones de servircant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 6
Acumuladores de fríocant. 24
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Pinzas de cocinacant. 6
Jarras medidorascant. 2
Cajas de comidacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Limpieza

Sets de escobacant. 4
Papelelerascant. 12
Pinzas para residuoscant. 4
Cuboscant. 6
Fregonascant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Soportes para rollos de papelcant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 2
Linternascant. 4
Chalecos reflectantescant. 12
Guantes de trabajocant. 12

Catering

Compras

Consejos

Presenta la solicitud de permiso y revisa los datos del seguro con varias semanas de margen; no esperes a tener cerrado el programa para iniciar estos trámites.
Cierra primero la lista de expositores y asigna los puestos sobre un plano. Deja pasillos despejados y comprueba que los cables, vallas y mostradores no invadan la ruta de circulación.
Publica el programa cuando las actuaciones estén registradas y las reservas confirmadas. Imprime también una lista de expositores para el equipo, porque las inscripciones de última hora suelen cambiar la distribución.
Revisa los puntos de electricidad y prueba altavoces, mesa de mezclas y micrófonos antes de montar. Usa alargadores, regletas y canaletas adecuados para que ningún cable quede suelto en una zona de paso.
Haz el recuento final de pulseras, vales, vasos y material de señalización el día anterior. Consulta el pronóstico con 24 horas de antelación y prepara la ruta antes de colocar carpas, mesas y decoración.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria en un centro comercial?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para tramitar permisos, seguro, expositores y actuaciones. Reserva la última semana para el plano definitivo, la señalización, las compras y las pruebas técnicas.
¿Cuándo hay que cerrar la distribución de los puestos?: Intenta cerrar las inscripciones y asignar los puestos al menos 10 días antes. Así todavía tienes tiempo para rehacer el plano, ajustar la ruta y comunicar los cambios a los expositores.
¿Cuándo se debe comprobar el equipo de sonido y la electricidad?: Haz una primera comprobación 7 días antes y una prueba completa durante el montaje. Revisa cada micrófono, altavoz, regleta y cable antes de que lleguen los visitantes.
¿Qué hay que preparar el día anterior a la feria?: El día anterior cuenta pulseras y vales, imprime los listados y carteles, confirma las reservas y deja preparados los materiales. Enfría las bebidas y comprueba de nuevo el pronóstico unas 24 horas antes.

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