Tag der offenen Tür im Wildtierauffangzentrum planen
Ein Tag der offenen Tür im Wildtierauffangzentrum braucht mehr als Einladungen und Kaffee. Du koordinierst Besucherströme, Führungen, Ehrenamtliche und den Schutz der Tiere in einem festen Ablauf. Beginne mit Datum und Programm, lege danach Anmeldungen und Führungszeiten fest und plane erst dann Catering, Drucksachen und Ausstattung. Besonders häufig werden Wetteralternativen, Beschilderung, Allergiehinweise und ein klares Briefing für Helfer zu spät vorbereitet.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm veröffentlichen
- 2
Einladungen verschicken
2 Personen
- 3
Tag der offenen Tür online ankündigen
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 7
Führungen reservieren
- 8
Catering bestellen
- 9
Drucksachen bestellen
- 10
Wettervorhersage prüfen
- 11
Tiergehege kontrollieren
2 Personen
- 12
Route für Besucher festlegen
2 Personen
- 13
Führungs-Skript vorbereiten
- 14
Freiwilligenbriefing erstellen
- 15
Spendenboxen leeren und zählen
2 Personen
- 16
Einkäufe abholen
2 Personen
- 17
Getränke kühlen
2 Personen
- 18
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 19
Allergiekarte erstellen
- 20
Namensschilder bereitlegen
- 21
Beschilderung drucken
- 22
Bargeld bereitlegen
2 Personen
- 23
Telefonnummern sammeln
- 24
Wetterschutz bereitstellen
2 Personen
Event
- 25
Location öffnen
2 Personen
- 26
Freiwillige empfangen
2 Personen
- 27
Freiwillige einweisen
3 Personen
- 28
Tiere ruhig vorbereiten
3 Personen
- 29
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 30
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 31
Empfangstheke einrichten
2 Personen
- 32
Infostände einrichten
3 Personen
- 33
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 34
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 35
Ton und Mikrofon testen
2 Personen
- 36
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 37
Snacks auslegen
2 Personen
- 38
Führungsgruppen einteilen
2 Personen
- 39
Besucher empfangen
4 Personen
- 40
Anmeldungen abhaken
2 Personen
- 41
Programm vorstellen
- 42
Erste Führung begleiten
2 Personen
- 43
Tierpflege demonstrieren
2 Personen
- 44
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 45
Snacks servieren
2 Personen
- 46
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 47
Infostand besetzen
2 Personen
- 48
Spenden erfassen
2 Personen
- 49
Verkaufstisch betreuen
2 Personen
- 50
Kinder begleiten
3 Personen
- 51
Ruhe in den Tierbereichen überwachen
2 Personen
- 52
Zweite Führung begleiten
2 Personen
- 53
Besucherfragen beantworten
3 Personen
- 54
Fotomoment begleiten
- 55
Letzte Führung begleiten
2 Personen
- 56
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
- 57
Tiere wieder zur Ruhe bringen
3 Personen
- 58
Vorräte abschließen
2 Personen
- 59
Spendenboxen versiegeln
2 Personen
Nachbereitung
- 60
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 61
Essensreste sicher entsorgen
2 Personen
- 62
Abfall sammeln
3 Personen
- 63
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 64
Partyzelte abbauen
4 Personen
- 65
Dekoration entfernen
2 Personen
- 66
Infomaterial aufräumen
2 Personen
- 67
Location reinigen
4 Personen
- 68
Toiletten reinigen
2 Personen
- 69
Tierbereiche kontrollieren
2 Personen
- 70
Geräte ausschalten
2 Personen
- 71
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 72
Spenden sicher verstauen
2 Personen
- 73
Restbestand einlagern
2 Personen
- 74
Gefundene Gegenstände sortieren
- 75
Besucherzahlen erfassen
- 76
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 60
- BarhockerAnz. 4
- StehtischeAnz. 4
- UmkleidetischeAnz. 2
- KlappbänkeAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 8
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 100
- Wiederverwendbare GläserAnz. 100
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServiertablettsAnz. 8
- KaraffenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 6
- ZangenAnz. 8
- SuppenschalenAnz. 40
Dekoration
- TischdeckenAnz. 10
- WimpelkettenAnz. 8
- BallonsAnz. 100
- TierposterAnz. 20
- KreidetafelnAnz. 6
- NamensschilderAnz. 40
- StifteAnz. 30
- ArmbänderAnz. 100
- TischdekorationAnz. 8
Ausstattung
- Mobiles Soundsystem
- FunkmikrofoneAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- ThermosflaschenAnz. 4
- Kasse
- Kartenterminal
- FunkgeräteAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 2
- KühlcontainerAnz. 2
- ServierschalenAnz. 12
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
- MessbecherAnz. 4
- OfenhandschuheAnz. 4
- KüchentücherAnz. 12
- KühlelementeAnz. 16
Reinigung
- HandseifenspenderAnz. 6
- HanddesinfektionsmittelAnz. 8
- ReinigungsschwämmeAnz. 12
- EimerAnz. 6
- WischmopsAnz. 4
- BesensetsAnz. 4
- Handfeger und KehrblechAnz. 4
- MikrofasertücherAnz. 24
- GummihandschuheAnz. 12
- AbfallzangenAnz. 4
- AbfallcontainerAnz. 6
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- LichterkettenAnz. 4
- TaschenlampenAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Sicherheit
- Erste-Hilfe-Koffer
- SicherheitswestenAnz. 12
- AbsperrbandAnz. 4
- ZaunelementeAnz. 12
- Rutschfeste MattenAnz. 8
- FeuerlöscherAnz. 2
- Beutel für TierfutterAnz. 200
Tierpflege
- EinweghandschuheAnz. 500
- HandtücherAnz. 20
- TransportboxenAnz. 6
- Tiergeeignete FutternäpfeAnz. 12
- Tiergeeignete WassernäpfeAnz. 12
- FutterschaufelnAnz. 6
- BürstenAnz. 6
- PflegeschürzenAnz. 8
- Waschbare UnterlagenAnz. 12
Informationen
- ProgrammhefteAnz. 250
- Tier-InformationskartenAnz. 200
- RoutenpläneAnz. 150
- AnmeldeformulareAnz. 150
- Stifte für die RegistrierungAnz. 20
- InfotafelnAnz. 12
- WegweiserAnz. 15
- SpendenformulareAnz. 100
- AufkleberAnz. 250
- KlemmbretterAnz. 12
- A4-EinsteckhüllenAnz. 50
Tipps
- Veröffentliche Datum, Programm und Anmeldeweg frühzeitig und schließe die Anmeldung für Führungen einige Tage vor der Veranstaltung. So kannst du Gruppen, Ernährungswünsche und die verfügbare Zahl an Plätzen realistisch einteilen.
- Plane die Besucherroute getrennt von Tiergehegen und Arbeitsbereichen. Markiere Ein- und Ausgang, Wartezonen sowie die Führungswege deutlich und prüfe die Route vor dem Öffnen einmal vollständig.
- Bereite für jede Führung ein kurzes Skript mit festen Stationen und einer Dauer von etwa 30 bis 45 Minuten vor. So bleiben die Gruppen im Zeitplan und niemand blockiert an einem Gehege den nächsten Rundgang.
- Teile Freiwillige spätestens am Vortag festen Aufgaben zu und führe vor Beginn ein Briefing von 15 bis 20 Minuten durch. Darin müssen auch Telefonnummern, Notfallwege, Spendenboxen und der Umgang mit Besucherfragen vorkommen.
- Prüfe am Veranstaltungstag morgens die Wettervorhersage und stelle Wetterschutz, Zelte, zusätzliche Abfallbehälter sowie gekühlte Getränke bereit. Vergessene Verlängerungskabel, fehlende Beschilderung und nicht beschriftete Allergieangebote verursachen besonders schnell Verzögerungen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür im Wildtierauffangzentrum ankündigen?
- Veröffentliche Datum und Programm idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher. Verschicke Einladungen und starte die Online-Ankündigung gleichzeitig, damit genügend Zeit für Anmeldungen und die Einteilung der Führungen bleibt.
- Wie viele Helfer braucht ein Tag der offenen Tür im Wildtierzentrum?
- Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Besucherbereich und zusätzlich eine Person je Führungsgruppe ein. Für einen halben Tag mit 4 Führungen sind meist 8 bis 12 Freiwillige sinnvoll, abhängig von Gelände und Besucherzahl.
- Wann sollte man Catering und Getränke bestellen?
- Bestelle Catering und haltbare Getränke etwa 10 bis 14 Tage vorher. Die genaue Menge solltest du nach Ablauf der Anmeldung festlegen; für das erste Veranstaltungsstunde kannst du ungefähr 2 bis 3 Getränke pro Person einplanen.
- Was muss am Tag der offenen Tür vor der Öffnung kontrolliert werden?
- Beginne spätestens 2 Stunden vorher mit der Kontrolle. Prüfe Tiergehege, Besucherroute, Beschilderung, Führungsunterlagen, Wetterschutz, Technik, Bargeld und gefüllte beziehungsweise geleerte Spendenboxen, bevor die Location geöffnet wird.
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