Zo organiseer je een wijnproeverij van begin tot eind

Begin met datum, locatie en het aantal deelnemers; die bepalen hoeveel wijn, glazen, stoelen en hapjes je nodig hebt. Stel daarna de wijnen samen en leg de proefvolgorde vast, meestal van licht en fris naar voller en krachtiger. Verstuur uitnodigingen op tijd en verzamel dieetwensen voordat je kaas, brood en andere hapjes koopt. Regel de praktische voorbereiding uiterlijk een dag vooraf: zet wijnen koel, druk proefkaarten af en controleer de levering.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Wijnleverancier selecteren
3
Wijnen samenstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Wijnbestelling plaatsen
8
Reservering locatie vastleggen
9
Proefvolgorde bepalen
2 personen
10
Wijninformatie verzamelen
2 personen
11
Proefkaarten ontwerpen
12
Proefkaarten printen
13
Naamkaartjes voorbereiden
14
Levering controleren
2 personen
15
Wijnen koel zetten
2 personen
16
Kaas en brood inkopen
2 personen
17
Hapjes voorbereiden
3 personen
18
Tafeldecoratie klaarzetten
2 personen
19
Route- en entreeborden maken
20
Kassa en betaalmiddelen testen
2 personen

Event

21
Locatie openen
2 personen
22
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
23
Tafelkleden en decoratie plaatsen
3 personen
24
Glazen en proefmaterialen plaatsen
3 personen
25
Wijnflessen klaarzetten
3 personen
26
Kaasplanken opmaken
3 personen
27
Koffie- en waterpunt inrichten
2 personen
28
Inschrijftafel inrichten
2 personen
29
Geluid en verlichting testen
2 personen
30
Bezoekers ontvangen
3 personen
31
Proefkaarten uitdelen
2 personen
32
Wijnen presenteren
2 personen
33
Wijn inschenken
4 personen
34
Hapjes serveren
3 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Glazen en afval verzamelen
2 personen
37
Kaasplanken aanvullen
2 personen
38
Koffie en thee serveren
2 personen
39
Laatste ronde aankondigen
40
Bezoekers uitlaten
2 personen

Nazorg

41
Wijnresten afsluiten
2 personen
42
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
43
Servies verzamelen
3 personen
44
Afval verwijderen
2 personen
45
Servies afwassen
3 personen
46
Locatie schoonmaken
3 personen
47
Voorraad controleren
2 personen
48
Huurmaterialen retourneren
2 personen
49
Overgebleven materialen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Barkrukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 8

Servies

Wijnglazenaantal 120
Waterglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Koffielepelsaantal 60
Bordenaantal 100
Dessertvorkjesaantal 60
Broodmessenaantal 8
Schenkkaraffenaantal 8
Spuugbakkenaantal 10
IJs- en wijnemmersaantal 8

Keuken

Serveerschalenaantal 12
Kaasplankenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Kaas- en broodmessenaantal 8
Serveerlepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 8
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Sfeerverlichtingaantal 6

Decoratie

Menubordenaantal 8
Tafelnummersaantal 8
Wijninformatiebordenaantal 8
Naamkaartjeshoudersaantal 60

Catering

Proefkaartenaantal 60
Pennenaantal 60
Drankdispensersaantal 2
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Handvegersaantal 2

Tips

Plan per wijn ongeveer 10 tot 15 minuten proeftijd en voeg tijd toe voor uitleg en wisselen. Met zes wijnen duurt het proefgedeelte daardoor al snel 1,5 tot 2 uur.
Bestel niet alleen wijn, maar tel ook het glaswerk na: reken minimaal één wijnglas per deelnemer plus extra glazen voor breuk of wissels. Zet waterglazen en spuugbakken op elke tafel klaar.
Zet de proefvolgorde en wijninformatie uiterlijk 2 dagen vooraf vast. Zo kun je proefkaarten printen en voorkom je dat de schenker op de avond zelf nog moet zoeken naar herkomst of serveertemperatuur.
Koel de witte en mousserende wijnen enkele uren vooraf en controleer de levering zodra die binnenkomt. Een ontbrekende fles of onvoldoende ijs ontdek je liever vóór de locatie opengaat.
Maak de entree en betaling vóór de eerste gasten testklaar: controleer kassa en betaalmiddelen, plaats routeborden en leg naamkaartjes klaar. Reserveer daarnaast tijd voor tafels, stoelen, glazen en hapjes voordat het proeven begint.

Veelgestelde vragen

Hoeveel wijn heb je nodig voor een wijnproeverij?: Reken voor een proefportie op ongeveer 5 tot 7 cl per wijn per persoon. Bij zes wijnen is dat 30 tot 42 cl per deelnemer; één fles van 75 cl is dan genoeg voor ongeveer 17 tot 25 proefglazen, afhankelijk van de schenkgrootte.
Hoeveel wijnen proef je tijdens een wijnproeverij?: Vijf tot zeven wijnen werkt meestal goed voor een programma van ongeveer 1,5 tot 2 uur. Plan meer tijd als je per wijn uitgebreide uitleg geeft of meerdere hapjes serveert.
Wanneer moet je de uitnodigingen voor een wijnproeverij versturen?: Verstuur de uitnodiging bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Vraag om aanmelding en dieetwensen met een uiterste reactiedatum van ongeveer 10 dagen vóór de proeverij, zodat je de bestelling en hapjes kunt afstemmen.
Wanneer zet je de wijn koud voor een proeverij?: Zet witte en mousserende wijnen minimaal 4 uur vooraf koel; rode wijnen kunnen meestal 1 tot 2 uur vooraf worden klaargezet. Controleer de volledige levering uiterlijk een dag eerder, zodat je nog tijd hebt om ontbrekende flessen of materialen te regelen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.