Eine Weinverkostung Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Weinverkostung entscheidet die Reihenfolge über den Ablauf: Erst legst du Datum, Ort und Weinauswahl fest, danach verschickst du Einladungen und erfasst Anmeldungen sowie Ernährungswünsche. Plane pro Wein passende Informationen, Probierkarten und ausreichend Gläser ein. Am Veranstaltungstag werden Lieferung und Kühlung geprüft, bevor Tische, Verkostungsmaterialien und Flaschen bereitstehen. So vermeidest du, dass Käse, Brot oder Beschilderung erst während der Verkostung organisiert werden müssen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Weinlieferant auswählen
- 3
Weine zusammenstellen
2 Personen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Wein bestellen
- 8
Location-Reservierung festlegen
- 9
Reihenfolge der Verkostung festlegen
2 Personen
- 10
Weininformationen sammeln
2 Personen
- 11
Probierkarten gestalten
- 12
Testkarten drucken
- 13
Namensschilder vorbereiten
- 14
Lieferung prüfen
2 Personen
- 15
Weine kalt stellen
2 Personen
- 16
Käse und Brot einkaufen
2 Personen
- 17
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 18
Tischdekoration aufstellen
2 Personen
- 19
Weg- und Eingangsschilder erstellen
- 20
Kasse und Zahlungsmittel testen
2 Personen
Event
- 21
Location öffnen
2 Personen
- 22
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 23
Tischdecken und Deko platzieren
3 Personen
- 24
Gläser und Probematerialien aufstellen
3 Personen
- 25
Weinflaschen bereitstellen
3 Personen
- 26
Käseplatten anrichten
3 Personen
- 27
Kaffee- und Wasserstation einrichten
2 Personen
- 28
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
- 29
Ton und Beleuchtung testen
2 Personen
- 30
Besucher empfangen
3 Personen
- 31
Probekarten verteilen
2 Personen
- 32
Weine präsentieren
2 Personen
- 33
Wein ausschenken
4 Personen
- 34
Snacks servieren
3 Personen
- 35
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 36
Gläser und Abfall einsammeln
2 Personen
- 37
Käseplatten auffüllen
2 Personen
- 38
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 39
Letzte Runde ankündigen
- 40
Besucher hinausbegleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 41
Weinreste verschließen
2 Personen
- 42
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 43
Geschirr sammeln
3 Personen
- 44
Abfall entsorgen
2 Personen
- 45
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 46
Location reinigen
3 Personen
- 47
Bestand prüfen
2 Personen
- 48
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 49
Übrig gebliebene Materialien verstauen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 60
- BarhockerAnz. 6
- TischdeckenAnz. 8
Geschirr
- WeingläserAnz. 120
- WassergläserAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 60
- KaffeelöffelAnz. 60
- TellerAnz. 100
- DessertgabelnAnz. 60
- BrotmesserAnz. 8
- AusgießkannenAnz. 8
- SpuckeimerAnz. 10
- Eis- und WeinkübelAnz. 8
Küche
- ServierschalenAnz. 12
- KäseplattenAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 4
- Käse- und BrotmesserAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 4
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 8
- WasserkocherAnz. 2
- KaffeemaschinenAnz. 2
- Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Beleuchtung
- StimmungsbeleuchtungAnz. 6
Dekoration
- MenükartenAnz. 8
- TischnummernAnz. 8
- WeininfoboardsAnz. 8
- NamensschildhalterAnz. 60
Catering
- ProbierkartenAnz. 60
- StifteAnz. 60
- GetränkespenderAnz. 2
- Einkäufe
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- HandfegerAnz. 2
Tipps
- Lege die Reihenfolge der Weine spätestens eine Woche vorher fest und sammle zu jeder Flasche Herkunft, Rebsorte und Jahrgang für die Weininformationen.
- Bestelle Wein, Käse und Brot erst nach dem Anmeldeschluss. Rechne bei einer Verkostung mit mehreren Weinen je Person genügend Gläser oder einen klaren Wechselplan ein.
- Prüfe die Lieferung am Vortag auf Anzahl und Zustand der Flaschen. Weißwein und Rosé kommen rechtzeitig in Kühlboxen oder Weinkübel; Rotwein sollte nicht ungeprüft direkt aus einem warmen Lieferkarton ausgeschenkt werden.
- Bereite Probierkarten, Namensschilder und Weininfoboards mindestens zwei Tage vorher vor. Drucke ein paar zusätzliche Karten ein, falls sich kurzfristig weitere Gäste anmelden.
- Plane für den Aufbau am Veranstaltungstag mindestens 90 Minuten ein: zuerst Tische und Stühle, danach Tischdecken und Dekoration, zuletzt Gläser, Wasser, Spuckeimer und die Flaschen in Verkostungsreihenfolge.
Häufige Fragen
- Wie viele Weine sollte man bei einer Weinverkostung anbieten?
- Für eine private Weinverkostung sind 5 bis 8 Weine meist gut handhabbar. Plane pro Wein eine kleine Probierportion ein, damit die Gäste nach mehreren Durchgängen noch konzentriert vergleichen können.
- Wie viel Wein braucht man pro Person für eine Verkostung?
- Rechne bei 6 Weinen mit etwa 0,3 bis 0,5 Litern pro Person, abhängig von der Ausschankmenge. Eine 0,75-Liter-Flasche reicht bei 50 bis 60 Millilitern pro Probe für ungefähr 12 bis 15 Personen.
- Wann sollte man die Einladungen zur Weinverkostung verschicken?
- Verschicke die Einladungen idealerweise 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Setze den Anmeldeschluss etwa 7 Tage vorher, damit du Wein, Käse, Brot, Gläser und besondere Ernährungswünsche zuverlässig planen kannst.
- Wie lange vorher muss man eine Weinverkostung vorbereiten?
- Beginne etwa 4 Wochen vorher mit Ort, Lieferant und Weinauswahl. Die Unterlagen sollten 2 Tage vor dem Termin fertig sein, die Lieferung wird am Vortag geprüft und der Aufbau startet mindestens 90 Minuten vor dem Einlass.
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