Organiser une dégustation de vin, étape par étape

Une dégustation de vin se prépare dans un ordre précis : confirmer le lieu, choisir les bouteilles, gérer les inscriptions, puis organiser le service. Prévoyez assez de verres, d’eau et de crachoirs avant de penser à la décoration. Le jour J, les vins doivent être à la bonne température et présentés dans l’ordre prévu. Ce plan vous aide à avancer des premières réservations jusqu’à l’installation des tables et des bouteilles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Sélectionner le fournisseur de vin
3
Composer les vins
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Passer la commande de vin
8
Confirmer la réservation du lieu
9
Définir l’ordre des essais
2 personnes
10
Collecter des informations sur les vins
2 personnes
11
Concevoir les cartes de dégustation
12
Imprimer les cartes de dégustation
13
Préparer les badges nominatifs
14
Vérifier la livraison
2 personnes
15
Mettre les vins au frais
2 personnes
16
Acheter du fromage et du pain
2 personnes
17
Préparer les en-cas
3 personnes
18
Préparer la décoration de table
2 personnes
19
Créer les panneaux d’itinéraire et d’entrée
20
Tester la caisse et les moyens de paiement
2 personnes

Événement

21
Ouvrir le lieu
2 personnes
22
Installer les tables et les chaises
4 personnes
23
Installer les nappes et la décoration
3 personnes
24
Installer les verres et le matériel de dégustation
3 personnes
25
Préparer les bouteilles de vin
3 personnes
26
Composer les plateaux de fromages
3 personnes
27
Installer un point café et eau
2 personnes
28
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
29
Tester le son et l'éclairage
2 personnes
30
Accueillir les visiteurs
3 personnes
31
Distribuer les cartes de dégustation
2 personnes
32
Présenter les vins
2 personnes
33
Servir le vin
4 personnes
34
Servir des amuse-bouches
3 personnes
35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
36
Rassembler les verres et les déchets
2 personnes
37
Réapprovisionner les plateaux de fromage
2 personnes
38
Servir le café et le thé
2 personnes
39
Annoncer le dernier tour
40
Faire sortir les visiteurs
2 personnes

Suivi

41
Fermer les restes de vin
2 personnes
42
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
43
Rassembler la vaisselle
3 personnes
44
Enlever les déchets
2 personnes
45
Faire la vaisselle
3 personnes
46
Nettoyer le lieu
3 personnes
47
Vérifier les stocks
2 personnes
48
Retourner les matériels de location
2 personnes
49
Ranger le matériel restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tabourets de barqté 6
Nappesqté 8

Vaisselle

Verres à vinqté 120
Verres à eauqté 60
Tasses à caféqté 60
Cuillères à caféqté 60
Assiettesqté 100
Fourchettes à dessertqté 60
Couteaux à painqté 8
Carafes à eauqté 8
Crachoirsqté 10
Seaux à glace et à vinqté 8

Cuisine

Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de fromagesqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à fromage et à painqté 8
Cuillères de serviceqté 8
Thermosqté 4

Équipement

Glacièresqté 8
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Éclairage d’ambianceqté 6

Décoration

Panneaux de menuqté 8
Numéros de tableqté 8
Panneaux d’information sur le vinqté 8
Porte-nomsqté 60

Catering

Cartes de dégustationqté 60
Stylosqté 60
Distributeurs de boissonsqté 2
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 6
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balais à mainqté 2

Conseils

Commencez par confirmer la date et le lieu, puis fixez rapidement la capacité d’accueil. Gardez une marge de quelques places pour éviter de surcharger les tables et les verres disponibles.
Arrêtez la sélection des vins avant d’envoyer les invitations. Pour chaque bouteille, rassemblez le nom, le cépage, la région et les informations utiles afin de préparer les cartes de dégustation à temps.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, pas la veille. Prévoyez le fromage, le pain et les en-cas séparément pour que les participants puissent goûter sans interrompre le service.
Définissez l’ordre des essais avant de préparer les bouteilles. Placez les vins au frais assez tôt et prévoyez de l’eau, des crachoirs et des seaux pour maintenir la table utilisable pendant toute la dégustation.
Réservez du temps pour tester la caisse et les moyens de paiement avant l’ouverture. Installez les tables, les verres, les cartes et les panneaux d’information avant l’arrivée des participants, puis vérifiez la livraison bouteille par bouteille.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir par personne pour une dégustation de vin ?: Prévoyez au minimum un verre par vin si vous pouvez les remplacer entre les essais. Pour une dégustation de 6 vins, comptez donc 6 verres par personne, ou 2 à 3 verres par personne avec un rinçage organisé entre les séries.
Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une dégustation de vin ?: Commencez idéalement 4 à 6 semaines avant la date, surtout si le lieu et le fournisseur de vin ne sont pas encore confirmés. Gardez les 3 à 5 derniers jours pour la commande finale, les impressions et la vérification de la livraison.
Dans quel ordre servir les vins pendant une dégustation ?: Servez généralement les vins légers avant les vins plus puissants, les blancs avant les rouges et les vins secs avant les vins moelleux. Fixez l’ordre au moins 1 semaine avant afin d’imprimer les cartes et d’expliquer le déroulé.
Quelle quantité de vin prévoir pour chaque participant ?: Pour une dégustation, comptez environ 5 à 7 cl par vin et par personne. Avec 6 vins, cela représente 30 à 42 cl par participant ; ajoutez une bouteille de réserve par tranche de 10 à 12 personnes selon le format des bouteilles.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.