Zo organiseer je een wijnproeverij
Begin met de ruimte en het aantal deelnemers, en leg daarna de wijnselectie en proefvolgorde vast. Regel de uitnodigingen vroeg, zodat je dieetwensen en het juiste aantal glazen kunt verwerken. Bestel de wijn op tijd en controleer bij levering zowel de flessen als de temperatuur. Op de dag zelf werk je per proefronde: eerst de stations, glazen en formulieren klaarzetten, daarna de wijnen gekoeld en in volgorde presenteren.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Proefruimte reserveren
- 2
Wijnleverancier selecteren
- 3
Wijnselectie samenstellen
2 personen
- 4
Uitnodigingen versturen
- 5
Aanmeldingen verwerken
- 6
Dieetwensen verzamelen
- 7
Proefvolgorde vastleggen
2 personen
- 8
Wijnbestelling plaatsen
- 9
Menukaarten ontwerpen
- 10
Proefformulieren maken
- 11
Wijninformatie verzamelen
- 12
Allergeneninformatie controleren
- 13
Boodschappenlijst controleren
- 14
Boodschappen doen
2 personen
- 15
Wijnlevering aannemen
2 personen
- 16
Wijnen controleren
2 personen
- 17
Wijnen gekoeld zetten
2 personen
- 18
Proefformulieren printen
- 19
Naambadges voorbereiden
- 20
Ruimte schoonmaken
2 personen
- 21
Tafels opstellen
3 personen
- 22
Stoelen plaatsen
2 personen
- 23
Proefstations inrichten
3 personen
- 24
Glazen klaarzetten
2 personen
- 25
Wijnen per ronde klaarzetten
2 personen
- 26
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 27
Decoratie ophangen
2 personen
- 28
Muziek en verlichting testen
2 personen
- 29
Garderobe inrichten
Event
- 30
Gasten ontvangen
2 personen
- 31
Naambadges uitdelen
- 32
Welkomstdrank serveren
2 personen
- 33
Proefrondes begeleiden
2 personen
- 34
Wijninformatie toelichten
- 35
Hapjes serveren
3 personen
- 36
Dranken bijvullen
2 personen
- 37
Gebruikte glazen verzamelen
2 personen
- 38
Buffet en tafels bijhouden
2 personen
- 39
Stemformulieren innemen
- 40
Publieksfavoriet bekendmaken
- 41
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 42
Wijnresten afsluiten
2 personen
- 43
Servies afwassen
3 personen
- 44
Afval verzamelen
2 personen
- 45
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
- 46
Ruimte schoonmaken
2 personen
- 47
Materialen inventariseren
- 48
Geleende spullen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 48
- Garderoberek
Servies
- Wijnglazenaantal 120
- Waterglazenaantal 50
- Bordenaantal 60
- Dessertbordjesaantal 50
- Besteksetsaantal 50
- Wijn karaffenaantal 12
- Spuugbakkenaantal 12
- IJslepelsaantal 4
Apparatuur
- Koelboxenaantal 6
- Koelkastenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Bluetoothspeaker
- Verlengkabelsaantal 3
Keuken
- Serveerplankenaantal 8
- Serveerschalenaantal 12
- Tangenaantal 6
- Snijplankenaantal 3
- Koks- en broodmessenaantal 4
- Maatbekersaantal 2
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Servettenhoudersaantal 8
- Menukaarthoudersaantal 12
- Naambadgehoudersaantal 50
- Wijnflessenrekaantal 4
Verlichting
- Lichtslingersaantal 4
- Tafellampenaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Emmersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de proefvolgorde vóór je de menukaarten en proefformulieren maakt. Werk van licht naar voller en zet de flessen per ronde klaar, zodat je tijdens de proeverij niet hoeft te zoeken.
- Tel per deelnemer minstens één wijnglas, één waterglas en een plek op het proefformulier. Spuugbakken en water worden vaak vergeten; zet ze vóór de eerste ronde op elk proefstation.
- Neem dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding mee en controleer de allergeneninformatie vóór je boodschappen doet. Zo kun je hapjes en serveerschalen nog aanpassen voordat de wijnlevering binnenkomt.
- Plan de wijnlevering minimaal 2 dagen vóór de proeverij. Controleer dan aantallen, beschadigde flessen en welke wijnen gekoeld moeten worden; niet elke fles past tegelijk in een koelkast.
- Richt de ruimte minstens 2 uur vóór aanvang in. Zet tafels en stoelen eerst neer, richt daarna de proefstations in en houd de wijnen per ronde apart van de algemene voorraad.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel wijn heb je nodig voor een wijnproeverij?
- Reken voor een proefglas op ongeveer 50 milliliter per wijn. Bij 6 wijnen is dat 300 milliliter per deelnemer; een fles van 750 milliliter is daarmee genoeg voor 2 personen, met wat reserve voor morsen.
- Hoeveel wijnen proef je tijdens een wijnproeverij?
- Plan meestal 5 tot 8 wijnen voor één proeverij. Met 6 wijnen en ongeveer 10 minuten per ronde ben je, inclusief uitleg en pauzes, al snel 1,5 tot 2 uur bezig.
- Wanneer moet je wijn bestellen voor een proeverij?
- Plaats de bestelling minimaal 7 dagen vooraf, zeker als je verschillende wijnen bij één leverancier samenstelt. Laat de levering bij voorkeur 2 dagen vóór het evenement komen, zodat je aantallen en kwaliteit nog kunt controleren.
- Hoeveel wijnglazen heb je nodig per persoon?
- Gebruik minimaal één wijnglas per persoon als je tussen de rondes spoelt, of één glas per wijn als je niet wilt wisselen. Voor 12 deelnemers en 6 wijnen betekent dat respectievelijk 12 of 72 wijnglazen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!