Zo organiseer je een wijnmarkt

Begin met de datum, openingstijden en beschikbare ruimte. Leg daarna de wijnhuizen en marktkramen vast, zodat je de plattegrond, stroompunten en koeling op tijd kunt regelen. Open online aanmeldingen pas wanneer de bezoekersinformatie, wijnlijst en betaalwijze duidelijk zijn. In de laatste week draait alles om aantallen controleren: proefglazen, wijnvoorraad, hapjes en materialen voor elke stand. Zo voorkom je dat de markt op de dag zelf vastloopt bij ontvangst, betaling of proeven.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en tijden bevestigen
2
Wijnproducenten benaderen
2 personen
3
Deelnemende wijnhuizen vastleggen
2 personen
4
Marktkramen reserveren
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Online aanmeldingen openen
7
Bezoekersinformatie publiceren
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Wijnlijst samenstellen
2 personen
11
Proefglazen bestellen
12
Menu voor hapjes bepalen
2 personen
13
Leveringen met wijnhuizen afstemmen
2 personen
14
Plattegrond van de markt maken
2 personen
15
Stroompunten controleren
16
Betaalwijze voor munten regelen
17
Prijsborden voorbereiden
2 personen
18
Route- en infoborden maken
2 personen
19
Proefglazen tellen
20
Voorraadlijst controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Wijnvoorraad ontvangen
3 personen
23
Wijnvoorraad controleren
2 personen
24
Koelingen vullen
2 personen
25
Hapjes voorbereiden
3 personen
26
Locatie schoonmaken
3 personen
27
Marktkramen opbouwen
4 personen
28
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
29
Tafelkleden aanbrengen
2 personen
30
Verlichting ophangen
2 personen
31
Stroom aansluiten
2 personen
32
Wijnstands inrichten
6 personen
33
Wijnflessen uitstallen
4 personen
34
Prijsborden plaatsen
2 personen
35
Proefglazen klaarzetten
2 personen
36
Hapjes klaarzetten
3 personen
37
Kassa en munten klaarzetten
2 personen
38
Aanmeldtafel inrichten
2 personen
39
Infopunt inrichten
40
Toiletten controleren
41
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

42
Bezoekers ontvangen
3 personen
43
Aanmeldingen afvinken
2 personen
44
Proefglazen uitdelen
2 personen
45
Wijnproeverij begeleiden
6 personen
46
Wijninformatie verstrekken
2 personen
47
Hapjes serveren
3 personen
48
Alcoholvrije dranken serveren
2 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Glazen ophalen
2 personen
51
Servies afwassen
2 personen
52
Afvalbakken legen
2 personen
53
Toiletten bijvullen
54
Tafels netjes houden
2 personen
55
Wijnvoorraad aanvullen
2 personen
56
Laatste bestellingen verwerken
2 personen
57
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

58
Wijnflessen veilig opslaan
3 personen
59
Kassa afsluiten
2 personen
60
Marktkramen afbreken
4 personen
61
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
62
Decoratie verwijderen
2 personen
63
Verlichting afbreken
2 personen
64
Servies reinigen
3 personen
65
Afval sorteren
2 personen
66
Locatie grondig schoonmaken
4 personen
67
Overgebleven wijn inventariseren
2 personen
68
Wijnvoorraad retourneren
2 personen
69
Geleende materialen retourneren
2 personen
70
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
71
Borg- en emballagematerialen verzamelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 10
Statafelsaantal 12
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Tafelkledenaantal 20
Proefbaraantal 2
Krukkenaantal 8

Servies

Wijnglazenaantal 180
Waterglazenaantal 100
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 25
Serveertangenaantal 15
Kurkentrekkersaantal 12
Wijnopenersaantal 8

Apparatuur

Koelkastenaantal 3
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Kassatabletsaantal 2
Pinapparatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Handlampenaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12

Decoratie

Wijnkistjesaantal 20
Tafeldecoratieaantal 20
Routebordenaantal 8
Infobordenaantal 6
Prijskaarthoudersaantal 40
Naamkaartjesaantal 30

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesjesaantal 6
Maatbekersaantal 4
Koelservettenaantal 20
Serveerschalenaantal 25

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakhoudersaantal 8
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4

Catering

Wijnmuntenaantal 600
Polsbandjesaantal 150
Boodschappen

Tips

Leg wijnhuizen en marktkramen eerst vast. Pas daarna kun je een realistische plattegrond maken met ruimte voor een proefbar, statafels, wachtrijen en een logische looproute.
Open de aanmeldingen zodra datum, tijden, bezoekersinformatie en betaalwijze voor munten klaarstaan. Verzamel dieetwensen direct, zodat het hapjesmenu niet pas op de laatste dag moet worden aangepast.
Tel proefglazen, waterglazen, borden en bestek minstens één week vooraf en nogmaals na ontvangst. Reserveer extra exemplaren voor breuk en voor het geval glazen niet snel genoeg worden afgewassen.
Plan wijnleveringen per wijnhuis en controleer de voorraad bij ontvangst. Vul koelkasten en koelboxen niet allemaal tegelijk: houd ruimte vrij om later geleverde flessen gekoeld te bewaren.
Loop de route een dag vooraf met de route- en infoborden. Controleer daarbij alle stroompunten, verlengkabels, stekkerdozen, kassatablets en pinapparaten voordat de eerste bezoeker binnenkomt.

Veelgestelde vragen

Hoeveel proefglazen heb je nodig voor een wijnmarkt?: Reken minimaal 1 proefglas per aangemelde bezoeker en houd 10 tot 15% extra achter de hand voor breuk, zoekgeraakte glazen en vervanging. Bij 100 bezoekers bestel je dus ongeveer 110 tot 115 proefglazen.
Wanneer moet je wijnhuizen benaderen voor een wijnmarkt?: Benader wijnhuizen bij voorkeur 8 tot 12 weken vóór de markt. Geef ze uiterlijk 4 weken vooraf de definitieve tijden, standinformatie, leverafspraken en verwachte bezoekersaantallen.
Hoeveel wijn moet je inkopen voor een wijnmarkt?: Gebruik de aanmeldingen als basis en maak per wijnhuis een voorraadinschatting. Voor een proefronde van 50 ml levert een fles van 750 ml ongeveer 15 proefglazen; tel daar 10% reserve bij op voor morsen en extra proeven.
Wanneer regel je koeling en hapjes voor een wijnmarkt?: Controleer de koelcapaciteit minstens 2 weken vooraf en stem de levering van wijn uiterlijk 7 dagen vooraf af. Bereid houdbare hapjes eerder voor, maar maak verse hapjes op de dag zelf of maximaal 24 uur ervoor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.