Cómo organizar un mercado del vino sin perder el control

Un mercado del vino se organiza en este orden: primero se fija la fecha y el horario, después se cierran las bodegas y los puestos, y por último se coordina la operación del día. Las inscripciones, las preferencias dietéticas y la lista de vinos deben estar resueltas antes de encargar copas y aperitivos. También hay que probar el sistema de fichas o pagos, revisar la electricidad y comprobar el stock cuando llegue. Así evitas improvisaciones en la entrada y durante la degustación.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar la fecha y los horarios
2
Contactar a productores de vino
2 personas
3
Registrar las bodegas participantes
2 personas
4
Reservar puestos de mercado
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Abrir inscripciones online
7
Publicar información para visitantes
8
Gestionar inscripciones
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Elaborar la lista de vinos
2 personas
11
Encargar vasos de degustación
12
Definir el menú de aperitivos
2 personas
13
Coordinar las entregas con las bodegas
2 personas
14
Crear un plano del mercado
2 personas
15
Comprobar los puntos de electricidad
16
Organizar el método de pago para fichas
17
Preparar los carteles de precios
2 personas
18
Hacer señales de ruta e información
2 personas
19
Contar vasos de degustación
20
Comprobar la lista de inventario
2 personas
21
Hacer la compra
2 personas
22
Recibir el stock de vino
3 personas
23
Comprobar el stock de vino
2 personas
24
Rellenar las neveras
2 personas
25
Preparar aperitivos
3 personas
26
Limpiar el lugar
3 personas
27
Montar los puestos del mercado
4 personas
28
Colocar mesas y sillas
4 personas
29
Colocar manteles
2 personas
30
Colgar la iluminación
2 personas
31
Conectar la corriente
2 personas
32
Organizar los puestos de vino
6 personas
33
Exponer las botellas de vino
4 personas
34
Colocar carteles de precios
2 personas
35
Preparar los vasos de degustación
2 personas
36
Preparar los aperitivos
3 personas
37
Preparar la caja y las monedas
2 personas
38
Montar la mesa de inscripción
2 personas
39
Montar el punto de información
40
Comprobar los baños
41
Realizar el control de seguridad
2 personas

Evento

42
Recibir a los visitantes
3 personas
43
Marcar las inscripciones
2 personas
44
Repartir vasos de degustación
2 personas
45
Guiar la cata de vinos
6 personas
46
Dar información sobre el vino
2 personas
47
Servir aperitivos
3 personas
48
Servir bebidas sin alcohol
2 personas
49
Rellenar las bebidas
2 personas
50
Recoger los vasos
2 personas
51
Lavar la vajilla
2 personas
52
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
53
Reponer los baños
54
Mantener las mesas ordenadas
2 personas
55
Reponer el stock de vino
2 personas
56
Gestionar los últimos pedidos
2 personas
57
Despedir a los visitantes
3 personas

Seguimiento

58
Guardar las botellas de vino de forma segura
3 personas
59
Cerrar la caja
2 personas
60
Desmontar los puestos del mercado
4 personas
61
Recoger mesas y sillas
4 personas
62
Retirar la decoración
2 personas
63
Desmontar la iluminación
2 personas
64
Limpiar la vajilla
3 personas
65
Clasificar residuos
2 personas
66
Limpiar a fondo el lugar
4 personas
67
Inventariar el vino restante
2 personas
68
Devolver el stock de vino
2 personas
69
Devolver el material prestado
2 personas
70
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
71
Recoger materiales de depósito y embalaje
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 10
Mesas altascant. 12
Mesas de cervezacant. 8
Sillas plegablescant. 40
Mantelescant. 20
Barra de degustacióncant. 2
Taburetescant. 8

Vajilla

Copas de vinocant. 180
Vasos para aguacant. 100
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 25
Pinzas de servircant. 15
Sacacorchoscant. 12
Sacacorchoscant. 8

Equipo

Neverascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Contenedores para hielocant. 4
Tablets de cajacant. 2
Datáfonoscant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Linternas de manocant. 6

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12

Decoración

Cajitas de vinocant. 20
Decoración de mesacant. 20
Señales de rutacant. 8
Carteles informativoscant. 6
Portatarjetas de preciocant. 40
Tarjetas de nombrecant. 30

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Jarras medidorascant. 4
Servilletas fríascant. 20
Bandejas de servircant. 25

Limpieza

Papeleracant. 8
Soportes para bolsas de basuracant. 8
Guantes de limpiezacant. 8
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4

Catering

Monedas de vinocant. 600
Pulserascant. 150
Compras

Consejos

Cierra la participación de las bodegas antes de publicar la lista de vinos. Deja al menos 10 días para confirmar entregas, necesidades eléctricas y material de cada puesto.
Abre las inscripciones con tiempo suficiente para recoger preferencias dietéticas y calcular aperitivos, vasos de agua y asientos. Revisa la lista de inscritos entre 48 y 72 horas antes.
Diseña el plano antes de montar los puestos: separa la circulación, la barra de degustación y las mesas altas, y comprueba que cada punto de electricidad tenga alargadores y regletas disponibles.
Cuenta las copas de degustación y revisa el inventario el día anterior. Recibir el vino no basta: compara las cajas con el pedido y coloca en las neveras solo el stock necesario para el primer servicio.
Prueba las tablets de caja, los datáfonos y el sistema de fichas antes de abrir. Coloca los carteles de precios y las señales de ruta cuando el espacio esté montado, no durante la llegada de visitantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado del vino?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el espacio, contactar con productores y cerrar los puestos. Deja los últimos 7 días para confirmar inscritos, entregas, stock y material.
¿Cuándo hay que encargar las copas de degustación?: Encárgalas cuando la lista de bodegas y el aforo previsto estén confirmados, idealmente 3 semanas antes. Cuenta las copas recibidas como mínimo el día anterior y prepara algunas de reserva.
¿Cuánto vino se necesita por visitante?: Para una degustación, calcula entre 6 y 8 muestras de 5 cl por persona, es decir, unos 30-40 cl por visitante. Añade agua y un margen de aproximadamente 10 % para derrames y diferencias de consumo.
¿Qué se revisa el día antes del mercado del vino?: Comprueba el inventario, las copas, las neveras, el hielo, los carteles, la señalización y los puntos de electricidad. Verifica también los pagos y confirma que cada bodega haya entregado su vino antes de preparar los aperitivos.

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