Organiser un marché du vin, étape par étape

Un marché du vin se prépare d’abord avec les producteurs, les horaires et le plan des stands, puis avec les inscriptions et la logistique de dégustation. Le point critique consiste à coordonner les livraisons, le stockage au frais, les verres et le paiement par jetons avant l’arrivée du public. Prévoyez aussi la circulation entre les stands et des informations lisibles sur les vins et les prix. Voici une méthode simple pour avancer dans le bon ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et les heures
2
Contacter les producteurs de vin
2 personnes
3
Recenser les domaines viticoles participants
2 personnes
4
Réserver les stands du marché
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir les inscriptions en ligne
7
Publier les informations aux visiteurs
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Établir la liste des vins
2 personnes
11
Commander des verres de dégustation
12
Définir le menu des amuse-bouches
2 personnes
13
Coordonner les livraisons avec les domaines viticoles
2 personnes
14
Créer le plan du marché
2 personnes
15
Vérifier les points d'alimentation
16
Organiser le mode de paiement pour les jetons
17
Préparer les panneaux de prix
2 personnes
18
Créer des panneaux de signalisation et d’information
2 personnes
19
Compter les verres de dégustation
20
Vérifier la liste des stocks
2 personnes
21
Faire les courses
2 personnes
22
Réceptionner le stock de vin
3 personnes
23
Vérifier le stock de vin
2 personnes
24
Remplir les réfrigérateurs
2 personnes
25
Préparer les en-cas
3 personnes
26
Nettoyer le lieu
3 personnes
27
Monter les stands de marché
4 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Installer les nappes
2 personnes
30
Installer l'éclairage
2 personnes
31
Brancher l’électricité
2 personnes
32
Installer les stands de vin
6 personnes
33
Installer les bouteilles de vin
4 personnes
34
Installer les panneaux de prix
2 personnes
35
Préparer les verres de dégustation
2 personnes
36
Préparer les en-cas
3 personnes
37
Installer la caisse et la monnaie
2 personnes
38
Installer la table d’inscription
2 personnes
39
Aménager le point d’information
40
Vérifier les toilettes
41
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

42
Accueillir les visiteurs
3 personnes
43
Cocher les inscriptions
2 personnes
44
Distribuer les verres de dégustation
2 personnes
45
Animer la dégustation de vin
6 personnes
46
Fournir des informations sur le vin
2 personnes
47
Servir des amuse-bouches
3 personnes
48
Servir des boissons sans alcool
2 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Récupérer les verres
2 personnes
51
Faire la vaisselle
2 personnes
52
Vider les poubelles
2 personnes
53
Réapprovisionner les toilettes
54
Maintenir les tables en ordre
2 personnes
55
Ravitailler le stock de vin
2 personnes
56
Traiter les dernières commandes
2 personnes
57
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

58
Stocker les bouteilles de vin en toute sécurité
3 personnes
59
Clôturer la caisse
2 personnes
60
Démonter les stands du marché
4 personnes
61
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
62
Retirer la décoration
2 personnes
63
Démonter l’éclairage
2 personnes
64
Nettoyer la vaisselle
3 personnes
65
Trier les déchets
2 personnes
66
Nettoyer le lieu en profondeur
4 personnes
67
Inventorier le vin restant
2 personnes
68
Retourner le stock de vin
2 personnes
69
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
70
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
71
Rassembler les matériaux de consigne et d'emballage
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 10
Tables hautesqté 12
Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 40
Nappesqté 20
Bar de dégustationqté 2
Tabouretsqté 8

Vaisselle

Verres à vinqté 180
Verres à eauqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 25
Pinces de serviceqté 15
Tire-bouchonsqté 12
Tire-bouchonsqté 8

Équipement

Réfrigérateursqté 3
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Terminaux de caisseqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Lampes de pocheqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12

Décoration

Caisses à vinqté 20
Décoration de tableqté 20
Panneaux de directionqté 8
Panneaux d’informationqté 6
Supports de prixqté 40
Badges nominatifsqté 30

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux d’officeqté 6
Verres doseursqté 4
Serviettes rafraîchissantesqté 20
Plateaux de serviceqté 25

Nettoyage

Poubellesqté 8
Supports de sacs poubelleqté 8
Gants de nettoyageqté 8
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4

Catering

Jetons pour le vinqté 600
Braceletsqté 150
Courses

Conseils

Commencez par confirmer la date, les heures et la liste des domaines participants. Réservez ensuite les stands afin de pouvoir leur transmettre un plan précis et un créneau de livraison.
Ouvrez les inscriptions assez tôt pour estimer le nombre de visiteurs et recueillir les besoins alimentaires. Utilisez cette estimation pour ajuster les verres, les amuse-bouches, les assiettes et les couverts.
Préparez le plan du marché avant l’installation : placez les stands, le bar de dégustation, les tables hautes, les réfrigérateurs et les points de paiement en gardant des passages dégagés.
Réceptionnez le vin avec une personne responsable du contrôle. Vérifiez les quantités dès la livraison, puis remplissez les réfrigérateurs et prévoyez des glacières ou des conteneurs à glace pour les réserves.
Installez les panneaux de prix, d’information et de direction avant l’ouverture. Comptez les verres de dégustation et testez les terminaux de caisse et de paiement au moins quelques heures à l’avance.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché du vin ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer les producteurs, réserver les stands, ouvrir les inscriptions, commander les verres et coordonner les livraisons.
Quand faut-il contacter les producteurs de vin ?: Contactez-les au moins 8 semaines avant le marché. Demandez rapidement leurs besoins en espace, leurs horaires de livraison et la liste des vins présentés.
Combien de verres de dégustation faut-il prévoir par visiteur ?: Prévoyez au minimum 1 verre par visiteur inscrit, avec une réserve de 10 à 15 % pour les pertes, les verres cassés et les inscriptions de dernière minute. Comptez-les encore le jour de l’installation.
Quand faut-il réceptionner le stock de vin ?: Organisez les livraisons 1 à 2 jours avant l’ouverture lorsque le stockage le permet. Contrôlez chaque caisse à réception et mettez immédiatement les bouteilles nécessitant du frais dans les réfrigérateurs.

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