Zo organiseer je een wijkconferentie

Een wijkconferentie organiseren begint niet bij de uitnodiging, maar bij een helder programma en een passende zaal. Leg eerst datum, doelgroepen, gespreksvormen en benodigde ruimtes vast. Daarna regel je sprekers, gespreksleiders, vergunningen, aanmeldingen en communicatie in die volgorde. In de laatste weken verschuift de aandacht naar dieetwensen, toegankelijkheid, kinderopvang, techniek en de indeling op locatie. Met 84 taken en 71 spullen helpt dit plan je om niets voor de conferentiedag te laten liggen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
3 personen
2
Locatie en zaal reserveren
3
Vergunningen controleren
4
Sprekers benaderen
2 personen
5
Gespreksleiders vastleggen
2 personen
6
Programma online publiceren
7
Uitnodigingen ontwerpen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldformulier openen
10
Wijkposters ophangen
3 personen
11
Persbericht versturen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
2 personen
14
Toegankelijkheid inventariseren
15
Kinderopvang inventariseren
16
Catering reserveren
2 personen
17
Technische benodigdheden reserveren
18
Tafelschikking uitwerken
2 personen
19
Gespreksruimtes indelen
2 personen
20
Presentaties verzamelen
21
Presentaties controleren
2 personen
22
Gespreksvragen afdrukken
23
Naambadges voorbereiden
2 personen
24
Deelnemerslijst afdrukken
25
Vrijwilligers inroosteren
2 personen
26
Veiligheidsinstructies delen
27
Parkeerinformatie verspreiden
28
Laatste deelnemersbevestiging sturen
2 personen
29
Boodschappen doen
3 personen
30
Materialen naar locatie brengen
3 personen

Event

31
Locatie openen
2 personen
32
Zaal controleren
2 personen
33
Tafels opstellen
4 personen
34
Stoelen plaatsen
4 personen
35
Registratietafel inrichten
2 personen
36
Podiumtafel inrichten
2 personen
37
Projector aansluiten
2 personen
38
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
39
Microfoons testen
2 personen
40
Presentaties klaarzetten
41
Naambadges klaarleggen
2 personen
42
Wegwijzers plaatsen
2 personen
43
Versiering ophangen
3 personen
44
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
45
Dranken koud zetten
2 personen
46
Buffet opbouwen
4 personen
47
Hapjes voorbereiden
4 personen
48
Allergenen aanduiden
2 personen
49
Registratieteam instrueren
2 personen
50
Sprekers ontvangen
2 personen
51
Deelnemers registreren
4 personen
52
Naambadges uitdelen
3 personen
53
Koffie en thee serveren
3 personen
54
Opening begeleiden
2 personen
55
Sprekers aankondigen
56
Presentaties ondersteunen
2 personen
57
Tijd bewaken
58
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
59
Dranken bijvullen
3 personen
60
Buffet aanvullen
3 personen
61
Pauzehapjes serveren
3 personen
62
Werktafels klaarmaken
4 personen
63
Deelnemers naar werkgroepen begeleiden
6 personen
64
Werkgroepen begeleiden
8 personen
65
Werkgroepresultaten verzamelen
3 personen
66
Plenaire afsluiting begeleiden
2 personen
67
Deelnemers informeren over vervolg
2 personen
68
Afscheid en vertrek begeleiden
4 personen

Nazorg

69
Restanten veilig verpakken
3 personen
70
Apparatuur uitschakelen
2 personen
71
Decoratie verwijderen
3 personen
72
Servies verzamelen
4 personen
73
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
74
Afval scheiden
3 personen
75
Keuken schoonmaken
3 personen
76
Zaal schoonmaken
4 personen
77
Toiletten controleren
2 personen
78
Gevonden voorwerpen verzamelen
79
Materialen naar opslag brengen
3 personen
80
Locatie afsluiten
2 personen
81
Geleende materialen retourneren
2 personen
82
Deelnemersbedankje versturen
83
Verslag met opbrengsten delen
2 personen
84
Foto's en bestanden archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Inklaptafelsaantal 14
Stoelenaantal 120
Registratietafel
Podiumtafel
Buffettafelsaantal 4
Krukkenaantal 10
Afvalbakkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 150
Bordenaantal 150
Vorkenaantal 150
Messenaantal 150
Lepelsaantal 150
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 16

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Projector
Projectiescherm
Laptopsaantal 2
HDMI-kabelsaantal 4
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Draadloze microfoonsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Flip-oversaantal 8
Whiteboardsaantal 4
Presentatieklikkeraantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Tafelkledenaantal 14
Bloemstukkenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Kleefstripsaantal 4

Papierwaren

Naambadgehoudersaantal 120
Naambadgekaartenaantal 130
Notitieblokkenaantal 120
Balpennenaantal 150
Flip-overvellenaantal 80
Presentatiekaartenaantal 120
Pijlbordjesaantal 20
Programmafoldersaantal 130

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4
Staande lampenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerbladenaantal 12
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Melkkannenaantal 6
Suikerkommenaantal 6
Waterkannenaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Waterdispensersaantal 3
Broodmandenaantal 8
Dienbladenaantal 10
Tafelnummersaantal 14
Serveerkommenaantal 12
Koelelementenaantal 20
Koffiefiltersaantal 3
Theepottenaantal 6
Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie zodra datum en programma-opzet duidelijk zijn. Controleer meteen of je één grote zaal, meerdere gespreksruimtes, een registratietafel en ruimte voor catering nodig hebt.
Benader sprekers en gespreksleiders vroeg genoeg om het programma te kunnen publiceren. Vraag presentaties uiterlijk een week vooraf op, zodat je laptops, projector, HDMI-kabels en microfoons kunt testen.
Open het aanmeldformulier voordat je uitnodigingen en wijkposters verspreidt. Vraag direct naar dieetwensen, toegankelijkheid en behoefte aan kinderopvang; deze informatie wordt vaak pas na de eerste aanmeldingen verzameld.
Maak de deelnemersregistratie concreet: druk de deelnemerslijst en naambadges uiterlijk de dag ervoor af en zet de registratietafel bij de ingang klaar. Rooster daarnaast vrijwilligers per taak en tijdsblok in.
Plan de zaalindeling niet pas op de ochtend zelf. Zet tafels, stoelen, flip-overs en gespreksvragen per ruimte klaar en controleer minimaal één uur vóór de start alle presentaties, geluidsapparatuur, verlenghaspels en stekkerdozen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een wijkconferentie organiseren?: Begin bij voorkeur 10 tot 12 weken vooraf met datum, programma en locatie. Sprekers, gespreksleiders en vergunningen volgen daarna; houd de laatste 2 weken vrij voor deelnemersinformatie, techniek en zaalindeling.
Hoeveel tijd kost het om een wijkconferentie op te bouwen?: Reken op minimaal 2 uur voor registratie, tafels, stoelen, buffettafels, flip-overs en bewegwijzering. Test projector, laptops, microfoons en luidsprekers uiterlijk 1 uur vóór ontvangst van de deelnemers.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een wijkconferentie?: Stuur de uitnodigingen zodra datum, programma-opzet, locatie en aanmeldformulier klaar zijn, meestal 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur 2 weken voor de bijeenkomst een herinnering met praktische informatie.
Wanneer verzamel je dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften?: Vraag dit uit in het aanmeldformulier en controleer de antwoorden uiterlijk 2 weken vóór de conferentie. Geef de definitieve aantallen en bijzonderheden daarna door aan de catering en het organisatieteam.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.