Organiser une conférence de quartier, étape par étape

Une conférence de quartier se prépare d’abord sur le fond, puis sur les flux de participants. Fixez la date, le programme et la salle avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, coordonnez les intervenants, la communication, le catering et les besoins d’accessibilité. Les derniers jours servent surtout à vérifier les présentations, les badges, le matériel technique et la répartition des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
3 personnes
2
Réserver le lieu et la salle
3
Vérifier les autorisations
4
Contacter les intervenants
2 personnes
5
Fixer les animateurs
2 personnes
6
Publier le programme en ligne
7
Concevoir les invitations
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Ouvrir le formulaire d’inscription
10
Installer les affiches de quartier
3 personnes
11
Envoyer le communiqué de presse
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
14
Recenser l’accessibilité
15
Recenser la garde d'enfants
16
Réserver le catering
2 personnes
17
Réserver le matériel technique
18
Élaborer le plan de table
2 personnes
19
Aménager les espaces de discussion
2 personnes
20
Rassembler les présentations
21
Vérifier les présentations
2 personnes
22
Imprimer les questions de discussion
23
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
24
Imprimer la liste des participants
25
Planifier les bénévoles
2 personnes
26
Partager les consignes de sécurité
27
Diffuser les informations de stationnement
28
Envoyer la confirmation finale des participants
2 personnes
29
Faire les courses
3 personnes
30
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes

Événement

31
Ouvrir le lieu
2 personnes
32
Vérifier la salle
2 personnes
33
Installer les tables
4 personnes
34
Installer les chaises
4 personnes
35
Installer la table d'inscription
2 personnes
36
Aménager la table de scène
2 personnes
37
Brancher le projecteur
2 personnes
38
Raccorder la sonorisation
2 personnes
39
Tester les microphones
2 personnes
40
Préparer les présentations
41
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
42
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
43
Suspendre la décoration
3 personnes
44
Préparer le café et le thé
3 personnes
45
Mettre les boissons au frais
2 personnes
46
Monter le buffet
4 personnes
47
Préparer les en-cas
4 personnes
48
Indiquer les allergènes
2 personnes
49
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes
50
Accueillir les intervenants
2 personnes
51
Enregistrer les participants
4 personnes
52
Distribuer les badges nominatifs
3 personnes
53
Servir le café et le thé
3 personnes
54
Accompagner l'ouverture
2 personnes
55
Annoncer les intervenants
56
Soutenir les présentations
2 personnes
57
Surveiller le temps
58
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
59
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
60
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
61
Servir les en-cas de pause
3 personnes
62
Préparer les tables de travail
4 personnes
63
Accompagner les participants vers les ateliers
6 personnes
64
Encadrer les groupes de travail
8 personnes
65
Recueillir les résultats du groupe de travail
3 personnes
66
Animer la clôture plénière
2 personnes
67
Informer les participants de la suite
2 personnes
68
Accompagner les départs
4 personnes

Suivi

69
Emballer les restes en toute sécurité
3 personnes
70
Éteindre l’équipement
2 personnes
71
Retirer la décoration
3 personnes
72
Rassembler la vaisselle
4 personnes
73
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
74
Trier les déchets
3 personnes
75
Nettoyer la cuisine
3 personnes
76
Nettoyer la salle
4 personnes
77
Vérifier les toilettes
2 personnes
78
Rassembler les objets trouvés
79
Apporter le matériel au stockage
3 personnes
80
Fermer le lieu
2 personnes
81
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
82
Envoyer un message de remerciement aux participants
83
Partager le compte rendu avec les résultats
2 personnes
84
Archiver les photos et les fichiers

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 14
Chaisesqté 120
Table d'inscription
Table de scène
Tables de buffetqté 4
Tabouretsqté 10
Poubellesqté 8
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 150
Assiettesqté 150
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 150
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 16

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Projecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 2
Câbles HDMIqté 4
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 8
Microphones sans filqté 3
Haut-parleursqté 2
Pieds de microqté 2
Chevaletsqté 8
Tableaux blancsqté 4
Cliqueur de présentationqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Nappesqté 14
Compositions floralesqté 8
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Bandes adhésivesqté 4

Papeterie

Supports de badges nominatifsqté 120
Cartes de badges nominatifsqté 130
Blocs-notesqté 120
Stylos à billeqté 150
Feuilles de paperboardqté 80
Cartes de présentationqté 120
Panneaux de directionqté 20
Brochures du programmeqté 130

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampadairesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pincesqté 8
Verres doseursqté 3
Pichets à laitqté 6
Sucriersqté 6
Carafes d’eauqté 12

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Distributeurs d'eauqté 3
Corbeilles à painqté 8
Plateauxqté 10
Numéros de tableqté 14
Saladiers de serviceqté 12
Pains de glaceqté 20
Filtres à caféqté 3
Théièresqté 6
Courses

Conseils

Commencez 8 à 10 semaines avant la rencontre : bloquez la salle, validez le programme et demandez rapidement les autorisations nécessaires. Une modification de salle tardive perturbe les invitations et les inscriptions.
Ouvrez le formulaire d’inscription dès que le programme est stable, idéalement 4 à 6 semaines avant l’événement. Demandez le nombre de participants, les besoins alimentaires, l’accessibilité et la garde d’enfants.
Prévoyez un accueil séparé de l’espace de conférence : une table d’inscription, les badges nominatifs et la liste imprimée doivent être prêts au moins 30 minutes avant l’arrivée du public.
Testez le projecteur, l’écran, les ordinateurs, les câbles HDMI, les rallonges, les multiprises, les microphones et les haut-parleurs la veille ou 2 heures avant le début. Gardez les présentations sur un ordinateur de secours.
Pour une discussion en groupes, installez les tables pliantes, les chaises, les chevalets et les questions imprimées avant l’ouverture des portes. Comptez un bénévole pour l’accueil et l’orientation par tranche de 50 participants.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une conférence de quartier ?: Commencez environ 8 à 10 semaines avant la date prévue. Les premières priorités sont la salle, les autorisations, le programme et les intervenants ; gardez les 7 derniers jours pour les vérifications et l’accueil.
Quand ouvrir les inscriptions pour une conférence de quartier ?: Ouvrez-les 4 à 6 semaines avant l’événement, dès que la date, le lieu et le programme sont confirmés. Fermez-les 3 à 5 jours avant si le traiteur et la disposition de la salle dépendent du nombre final.
Combien de temps prévoir pour installer une conférence de quartier ?: Prévoyez au moins 2 heures pour installer les tables, les chaises, l’accueil, le buffet et le matériel technique. Ajoutez 30 minutes de marge pour tester les microphones, le projecteur et les présentations.
Que faut-il vérifier la veille d’une conférence de quartier ?: Vérifiez la liste des participants, les badges, les besoins alimentaires et d’accessibilité, les présentations et le plan des espaces. Confirmez aussi l’arrivée des intervenants, du catering et des bénévoles au plus tard 24 heures avant.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.