Eine Stadtteilkonferenz Schritt für Schritt organisieren

Eine Stadtteilkonferenz braucht früh eine klare Reihenfolge: Erst stehen Datum, Programm und Raum fest, danach folgen Referenten, Moderation und Genehmigungen. Sobald die Anmeldung geöffnet ist, musst du besondere Anforderungen wie Barrierefreiheit, Kinderbetreuung und Ernährungswünsche erfassen. In den letzten zwei Wochen geht es vor allem um Technik, Sitzordnung, Gesprächsräume und Helfer. Häufig werden Präsentationen, Namensschilder oder die Tonprobe zu spät eingeplant.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
3 Personen
2
Veranstaltungsort und Saal reservieren
3
Genehmigungen prüfen
4
Referenten ansprechen
2 Personen
5
Moderatoren festlegen
2 Personen
6
Programm online veröffentlichen
7
Einladungen gestalten
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Anmeldeformular öffnen
10
Stadtteilposter aufhängen
3 Personen
11
Pressemitteilung versenden
12
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
13
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
14
Barrierefreiheit erfassen
15
Kinderbetreuung erfassen
16
Catering reservieren
2 Personen
17
Technisches Equipment reservieren
18
Tischordnung ausarbeiten
2 Personen
19
Gesprächsräume einteilen
2 Personen
20
Präsentationen sammeln
21
Präsentationen prüfen
2 Personen
22
Gesprächsfragen ausdrucken
23
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
24
Teilnehmerliste ausdrucken
25
Freiwillige einteilen
2 Personen
26
Sicherheitsanweisungen teilen
27
Parkinformationen verteilen
28
Letzte Teilnehmerbestätigung senden
2 Personen
29
Einkaufen gehen
3 Personen
30
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen

Event

31
Location öffnen
2 Personen
32
Saal kontrollieren
2 Personen
33
Tische aufstellen
4 Personen
34
Stühle aufstellen
4 Personen
35
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
36
Podiumstisch herrichten
2 Personen
37
Projektor anschließen
2 Personen
38
Musikanlage anschließen
2 Personen
39
Mikrofone testen
2 Personen
40
Präsentationen vorbereiten
41
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
42
Wegweiser aufstellen
2 Personen
43
Dekoration aufhängen
3 Personen
44
Kaffee und Tee vorbereiten
3 Personen
45
Getränke kalt stellen
2 Personen
46
Buffet aufbauen
4 Personen
47
Snacks vorbereiten
4 Personen
48
Allergene kennzeichnen
2 Personen
49
Registrierungsteam einweisen
2 Personen
50
Referenten empfangen
2 Personen
51
Teilnehmer registrieren
4 Personen
52
Namensschilder verteilen
3 Personen
53
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
54
Eröffnungsbegleitung
2 Personen
55
Redner ankündigen
56
Präsentationen unterstützen
2 Personen
57
Zeit im Blick behalten
58
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
59
Getränke nachfüllen
3 Personen
60
Buffet auffüllen
3 Personen
61
Pausensnacks servieren
3 Personen
62
Arbeitsplätze vorbereiten
4 Personen
63
Teilnehmer zu Arbeitsgruppen begleiten
6 Personen
64
Arbeitsgruppen begleiten
8 Personen
65
Ergebnisse der Arbeitsgruppe sammeln
3 Personen
66
Plenumsabschluss moderieren
2 Personen
67
Teilnehmer über das weitere Vorgehen informieren
2 Personen
68
Verabschiedung und Abreise begleiten
4 Personen

Nachbereitung

69
Reste sicher verpacken
3 Personen
70
Geräte ausschalten
2 Personen
71
Dekoration entfernen
3 Personen
72
Geschirr sammeln
4 Personen
73
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
74
Abfall trennen
3 Personen
75
Küche reinigen
3 Personen
76
Saal reinigen
4 Personen
77
Toiletten kontrollieren
2 Personen
78
Fundsachen sammeln
79
Materialien ins Lager bringen
3 Personen
80
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
81
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
82
Dankeschön an Teilnehmer versenden
83
Bericht mit Einnahmen teilen
2 Personen
84
Fotos und Dateien archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappTischeAnz. 14
StühleAnz. 120
Registrierungstisch
Podiumstisch
BuffetischeAnz. 4
HockerAnz. 10
AbfallbehälterAnz. 8
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
GläserAnz. 150
TellerAnz. 150
GabelnAnz. 150
MesserAnz. 150
LöffelAnz. 150
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 16

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
Projektor
Projektionsleinwand
LaptopsAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
FunkmikrofoneAnz. 3
LautsprecherAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
FlipchartsAnz. 8
WhiteboardsAnz. 4
PräsentationsklickerAnz. 2

Dekoration

WimpelkettenAnz. 6
TischdeckenAnz. 14
BlumenarrangementsAnz. 8
BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 2
KlebestreifenAnz. 4

Papierwaren

NamensschildhalterAnz. 120
Namensbadge-KartenAnz. 130
NotizblöckeAnz. 120
KugelschreiberAnz. 150
FlipchartblätterAnz. 80
PräsentationskartenAnz. 120
WegweiserAnz. 20
ProgrammhefteAnz. 130

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 4
StehlampenAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ServiertablettsAnz. 12
ZangenAnz. 8
MessbecherAnz. 3
MilchkannenAnz. 6
ZuckerschalenAnz. 6
WasserkannenAnz. 12

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8
HandseifenspenderAnz. 4

Catering

WasserspenderAnz. 3
BrotkörbeAnz. 8
TablettsAnz. 10
TischnummernAnz. 14
ServierschalenAnz. 12
KühlelementeAnz. 20
KaffeefilterAnz. 3
TeekannenAnz. 6
Einkäufe

Tipps

Lege Datum, Programm und Veranstaltungsort zuerst fest. Plane mindestens 8 bis 12 Wochen Vorlauf ein, damit Referenten zusagen und Genehmigungen rechtzeitig geprüft werden können.
Öffne das Anmeldeformular erst, wenn Programm und Raum geklärt sind. Frage dort sofort nach Barrierefreiheit, Kinderbetreuung und Ernährungswünschen, statt diese Angaben später einzeln nachzufassen.
Veröffentliche das Programm mindestens 4 Wochen vor der Konferenz und verschicke die Einladungen parallel. Hänge Stadtteilposter auf und sende die Pressemitteilung nicht erst in der Veranstaltungswoche.
Sammle Präsentationen spätestens 7 Tage vorher und prüfe sie auf Format und Abspielbarkeit. Teste Projektor, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Lautsprecher und Funkmikrofone anschließend gemeinsam im Saal.
Teile am Veranstaltungstag feste Zuständigkeiten für Anmeldung, Technik, Buffet und Gesprächsräume ein. Drucke Namensschilder, Teilnehmerliste und Gesprächsfragen spätestens am Vortag und plane mindestens 30 Minuten für den Aufbau ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Stadtteilkonferenz organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In dieser Zeit kannst du Raum und Genehmigungen klären, Referenten ansprechen, das Programm veröffentlichen und Anmeldungen bearbeiten.
Wann sollte das Programm einer Stadtteilkonferenz veröffentlicht werden?: Veröffentliche das Programm mindestens 4 Wochen vor dem Termin. So bleibt genug Zeit für Einladungen, Poster, Pressearbeit und verbindliche Anmeldungen.
Wann muss man die Technik für eine Stadtteilkonferenz testen?: Prüfe und teste die Technik spätestens 7 Tage vorher und wiederhole den Funktionstest beim Aufbau. Plane dafür mindestens 30 Minuten im Saal ein, besonders für Ton, Projektion und Kabelwege.
Was muss man bei der Anmeldung zur Stadtteilkonferenz abfragen?: Frage neben Name und Kontakt mindestens nach Barrierefreiheit, Kinderbetreuung und Ernährungswünschen. Werte die Angaben spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung aus, damit Catering und Raumaufteilung angepasst werden können.

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