Zo organiseer je een Olympische wielerwedstrijd kijkavond

Begin met de uitzending en de ruimte, niet met de boodschappen. Controleer datum en uitzendtijd, leg de capaciteit vast en test vooraf de stream, het beeldscherm en de speakers. Daarna regel je uitnodigingen, dieetwensen en de indeling van tafels en stoelen. Plan eten en drinken zo dat je tijdens de wedstrijd niet hoeft te snijden, koelen of zoeken naar kabels. Met dit plan houd je de voorbereiding overzichtelijk en voorkom je technische problemen op het beslissende moment.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en uitzending controleren
2
Locatie reserveren
3
Bezoekerscapaciteit vastleggen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Bezoekerslijst bijwerken
8
Informatie naar bezoekers sturen
9
Uitzendrechten en stream testen
2 personen
10
Beeldscherm en speakers testen
2 personen
11
Stroompunten controleren
12
Meubilair en apparatuur reserveren
13
Menukaart en hoeveelheden bepalen
2 personen
14
Boodschappenlijst controleren
15
Decoratie voorbereiden
2 personen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
19
Hapjes voorbereiden
3 personen
20
Fruit wassen en snijden
2 personen
21
Broodjes en beleg voorbereiden
3 personen
22
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
23
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
24
Beeldscherm opstellen
2 personen
25
Speakers aansluiten
2 personen
26
Kabels veilig afplakken
2 personen
27
Versiering ophangen
2 personen
28
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
29
Buffet opbouwen
3 personen
30
Toilet- en afvalpunten controleren
31
Uitzending opnieuw testen
2 personen
32
Briefing ontvangstteam geven
3 personen

Event

33
Bezoekers ontvangen
3 personen
34
Programma toelichten
35
Uitzending starten
36
Koffie en thee serveren
2 personen
37
Hapjes serveren
3 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Buffet bijvullen
2 personen
40
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
41
Afvalbakken legen
2 personen
42
Beeld en geluid controleren
43
Extra zitplaatsen vrijhouden
44
Laatste ronde hapjes serveren
2 personen
45
Bezoekers informeren over einde
46
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

47
Eten en drinken opruimen
3 personen
48
Servies afwassen
3 personen
49
Apparatuur uitschakelen
2 personen
50
Apparatuur demonteren
2 personen
51
Meubilair terugplaatsen
3 personen
52
Versiering verwijderen
2 personen
53
Locatie schoonmaken
3 personen
54
Afval afvoeren
2 personen
55
Geleende spullen controleren
2 personen
56
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4
Tafelkleedaantal 10

Apparatuur

Televisie of projector
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelsaantal 2
Speakersaantal 2
Audio-kabelsaantal 2
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Kabelhaspelsaantal 2
Afstandsbedieningenaantal 2
Batterijenaantal 8

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Opslagbakken met dekselaantal 12

Decoratie

Olympische vlaggenaantal 6
Wielerpostersaantal 8
Tafeldecoratieaantal 10

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalscheidingsbakkenaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 3
Bezem en stofferaantal 2
Dweilenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Test de uitzending minstens één dag vooraf op de laptop, televisie of projector en speakers. Controleer ook HDMI-kabels, audio-kabels, stekkerdozen, verlengkabels en de afstandsbediening; leg reservebatterijen klaar.
Bepaal de bezoekerscapaciteit voordat je uitnodigingen verstuurt. Tel zitplaatsen en zichtlijnen mee: een extra stoel achter een scherm helpt niet als die bezoeker het peloton niet kan volgen.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en werk de bezoekerslijst bij. Stuur de praktische informatie uiterlijk 24 uur vooraf, inclusief locatie, starttijd en eventuele aanwijzingen over parkeren of binnenkomst.
Zet het buffet zo neer dat kijkers niet voor het scherm langs hoeven te lopen. Bereid fruit, broodjes, beleg en hapjes vooraf; koel dranken op tijd en zet houdbare voorraad apart klaar.
Maak eerst de techniek en daarna de tafels en stoelen definitief. Sluit speakers aan, test het geluid op normale kijksterkte en werk kabels weg voordat je decoratie, serveerschalen en glazen neerzet.

Veelgestelde vragen

Hoe vroeg moet ik een kijkavond voor een wielerwedstrijd organiseren?: Begin ongeveer 2 tot 3 weken vooraf met datum, uitzending, locatie en bezoekerscapaciteit. Verstuur uitnodigingen zodra die vier zaken vaststaan en sluit de aanmeldingen bij voorkeur 3 tot 5 dagen voor de kijkavond.
Hoeveel eten en drinken heb ik nodig voor een wielerwedstrijd kijkavond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Plan daarnaast 4 tot 6 kleine hapjes per persoon per uur, aangevuld met broodjes of ander vullend eten als de uitzending langer duurt.
Wanneer moet ik de stream en het beeldscherm testen?: Test de stream, het beeldscherm en de speakers minstens 24 uur vooraf op de plek waar ze tijdens de kijkavond staan. Doe op de dag zelf nog een korte controle van beeld, geluid, stroompunten en kabels.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een kijkavond?: Voorzie minimaal één stoel per aangemelde bezoeker en houd bij voorkeur 10 procent extra ruimte aan voor onverwachte gasten of verplaatste zitplaatsen. Controleer ook of iedere stoel vrij zicht heeft op de televisie of het projectiescherm.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.