Olympisches Radrennen als Public Viewing organisieren

Bei einem Public Viewing zum olympischen Radrennen entscheidet die Übertragung über den gesamten Ablauf. Prüfe zuerst Datum, Startzeit und Sendung, reserviere die Location und lege die maximale Besucherzahl fest. Danach folgen Anmeldungen, Techniktest und Verpflegung – in dieser Reihenfolge vermeidest du die häufigsten Engpässe. Plane außerdem Zeit für Kabel, Ton, gekühlte Getränke und einen gut sichtbaren Bildschirm ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Sendung prüfen
2
Location reservieren
3
Besucherzahl festlegen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldungen bearbeiten
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Besucherliste aktualisieren
8
Informationen an Besucher senden
9
Übertragungsrechte und Stream testen
2 Personen
10
Bildschirm und Lautsprecher testen
2 Personen
11
Stromanschlüsse kontrollieren
12
Möbel und Ausrüstung reservieren
13
Speisekarte und Mengen festlegen
2 Personen
14
Einkaufsliste prüfen
15
Dekoration vorbereiten
2 Personen
16
Einkaufen gehen
2 Personen
17
Getränke kühlen
2 Personen
18
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
19
Snacks vorbereiten
3 Personen
20
Obst waschen und schneiden
2 Personen
21
Brötchen und Belag vorbereiten
3 Personen
22
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
23
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
24
Bildschirm aufstellen
2 Personen
25
Lautsprecher anschließen
2 Personen
26
Kabel sicher abkleben
2 Personen
27
Dekoration aufhängen
2 Personen
28
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
29
Buffet aufbauen
3 Personen
30
Toiletten- und Abfallstellen kontrollieren
31
Übertragung erneut testen
2 Personen
32
Briefing für das Empfangsteam geben
3 Personen

Event

33
Besucher empfangen
3 Personen
34
Programm vorstellen
35
Übertragung starten
36
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
37
Snacks servieren
3 Personen
38
Getränke nachfüllen
2 Personen
39
Buffet nachfüllen
2 Personen
40
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
41
Mülleimer leeren
2 Personen
42
Bild und Ton kontrollieren
43
Zusätzliche Sitzplätze freihalten
44
Letzte Runde Snacks servieren
2 Personen
45
Besucher über das Ende informieren
46
Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

47
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
48
Geschirr abwaschen
3 Personen
49
Geräte ausschalten
2 Personen
50
Geräte abbauen
2 Personen
51
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
52
Dekoration entfernen
2 Personen
53
Location reinigen
3 Personen
54
Abfall entsorgen
2 Personen
55
Geliehene Gegenstände überprüfen
2 Personen
56
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 60
BuffetischeAnz. 3
StehtischeAnz. 4
TischdeckeAnz. 10

Ausstattung

Fernseher oder Projektor
Projektionsleinwand
Laptop
HDMI-KabelAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
AudiokabelAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
KabeltrommelnAnz. 2
FernbedienungenAnz. 2
BatterienAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 70
BestecksetsAnz. 70
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
Koch- und BrotmesserAnz. 4
MessbecherAnz. 2
Aufbewahrungsboxen mit DeckelAnz. 12

Dekoration

Olympische FahnenAnz. 6
RadsportplakateAnz. 8
TischdekorationAnz. 10

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
AbfalltrennbehälterAnz. 3
PutzeimerAnz. 3
Besen und HandfegerAnz. 2
WischmopsAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Teste Übertragungsrechte, Stream, Bildschirm und Lautsprecher mindestens 24 Stunden vorher und noch einmal am Veranstaltungstag. Prüfe dabei HDMI-Kabel, Audiokabel, Verlängerungskabel und Stromanschlüsse gemeinsam.
Lege die Besucherzahl spätestens nach Ende der Anmeldefrist fest. Rechne pro Person mit einem Sitzplatz oder ausreichend Stehfläche und stelle Bildschirm sowie Lautsprecher so auf, dass niemand hinter einer Säule oder am Buffet steht.
Plane Getränke in zwei Stufen: Für die erste Stunde solltest du etwa zwei bis drei Getränke pro Person kühlen, danach kannst du nach tatsächlicher Nachfrage nachlegen. Zusätzliche Kühlboxen verhindern, dass der Getränkebereich während des Rennens blockiert wird.
Bereite Snacks, Obst, Brötchen und Belag vor Beginn vor und lagere Haltbares getrennt von Kühlware. Erfasse Ernährungswünsche spätestens mit der Anmeldung, damit am Veranstaltungstag nicht spontan umgeplant werden muss.
Richte Kaffee- und Teebereich sowie Buffet vor dem Einlass ein und stelle Servierschalen, Zangen, Teller und Besteck bereit. Dekoration wie olympische Fahnen kommt erst danach, damit sie weder Sichtlinien noch Kabelwege behindert.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Public Viewing zum olympischen Radrennen planen?: Beginne mindestens drei bis vier Wochen vorher mit Terminprüfung, Location und Besucherzahl. Den Techniktest solltest du spätestens 24 Stunden vor dem Rennen durchführen.
Wie viele Getränke braucht man beim Public Viewing pro Person?: Für die erste Stunde sind etwa zwei bis drei Getränke pro Person ein brauchbarer Richtwert. Plane danach je nach Renndauer und Wetter weitere ein bis zwei Getränke pro Person und Stunde ein.
Wann sollte der Bildschirm beim Public Viewing aufgebaut werden?: Stelle Bildschirm oder Projektor mindestens zwei Stunden vor dem Einlass auf. So bleibt Zeit, Stromversorgung, Bild, Ton, Fernbedienungen und Ersatzbatterien zu prüfen.
Wie viele Sitzplätze braucht man für ein Public Viewing?: Plane für alle angemeldeten Gäste einen Sitzplatz, wenn das Rennen vollständig im Sitzen verfolgt werden soll. Bei gemischter Bestuhlung sollten mindestens 70 Prozent der Besucher einen festen Stuhl oder Sitzplatz haben.

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