Cómo organizar una noche de visionado de ciclismo olímpico
Una noche de visionado de una carrera ciclista olímpica necesita más coordinación de la que parece: la emisión puede cambiar, el streaming debe funcionar y todos tienen que ver y oír la carrera. Empieza confirmando la fecha, la hora y los derechos de emisión antes de reservar el lugar. Después organiza aforo, inscripciones, comida y equipo siguiendo ese orden. La víspera deja listas las bebidas, los aperitivos y la conexión audiovisual para no resolver problemas durante la carrera.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Comprobar la fecha y la emisión
- 2
Reservar el lugar
- 3
Registrar la capacidad de visitantes
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Actualizar la lista de visitantes
- 8
Enviar información a los visitantes
- 9
Probar los derechos de emisión y el streaming
2 personas
- 10
Probar la pantalla y los altavoces
2 personas
- 11
Comprobar los puntos de electricidad
- 12
Reservar mobiliario y equipo
- 13
Definir el menú y las cantidades
2 personas
- 14
Comprobar la lista de la compra
- 15
Preparar la decoración
2 personas
- 16
Hacer la compra
2 personas
- 17
Enfriar bebidas
2 personas
- 18
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
- 19
Preparar aperitivos
3 personas
- 20
Lavar y cortar la fruta
2 personas
- 21
Preparar bocadillos y rellenos
3 personas
- 22
Montar el punto de café y té
2 personas
- 23
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 24
Instalar la pantalla
2 personas
- 25
Conectar los altavoces
2 personas
- 26
Fijar los cables con cinta de seguridad
2 personas
- 27
Colgar la decoración
2 personas
- 28
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
- 29
Montar el buffet
3 personas
- 30
Comprobar los puntos de aseos y residuos
- 31
Volver a probar la transmisión
2 personas
- 32
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas
Evento
- 33
Recibir a los visitantes
3 personas
- 34
Presentar el programa
- 35
Iniciar la transmisión
- 36
Servir café y té
2 personas
- 37
Servir aperitivos
3 personas
- 38
Rellenar las bebidas
2 personas
- 39
Reponer el bufé
2 personas
- 40
Recoger la vajilla usada
2 personas
- 41
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 42
Comprobar imagen y sonido
- 43
Reservar asientos adicionales
- 44
Servir la última ronda de aperitivos
2 personas
- 45
Informar a los visitantes sobre el final
- 46
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
- 47
Recoger comida y bebida
3 personas
- 48
Lavar la vajilla
3 personas
- 49
Apagar el equipo
2 personas
- 50
Desmontar el equipo
2 personas
- 51
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
- 52
Retirar la decoración
2 personas
- 53
Limpiar el lugar
3 personas
- 54
Retirar los residuos
2 personas
- 55
Comprobar los objetos prestados
2 personas
- 56
Devolver los objetos prestados
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mesas de buffetcant. 3
- Mesas altascant. 4
- Mantelcant. 10
Equipo
- Televisor o proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Cables HDMIcant. 2
- Altavocescant. 2
- Cables de audiocant. 2
- Regletascant. 4
- Cables alargadorescant. 4
- Enrollacablescant. 2
- Mandos a distanciacant. 2
- Bateríascant. 8
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 80
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 70
- Cubiertoscant. 70
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chef y de pancant. 4
- Jarras medidorascant. 2
- Cajas de almacenamiento con tapacant. 12
Decoración
- Banderas olímpicascant. 6
- Pósteres de ciclismocant. 8
- Decoración de mesacant. 10
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Contenedores de separación de residuoscant. 3
- Cubos de limpiezacant. 3
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregonascant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Confirma la fecha, la hora y la plataforma de emisión antes de enviar invitaciones. Haz una prueba completa del streaming con el mismo portátil, cables HDMI y sistema de sonido que usarás el día del visionado.
- Calcula el aforo antes de aceptar inscripciones y actualiza la lista cada vez que alguien confirme o cancele. Envía a los asistentes la dirección, la hora de llegada, la duración prevista y cualquier indicación sobre preferencias dietéticas al menos 3 días antes.
- Prueba la pantalla, los altavoces y todos los cables con 24 horas de antelación. Comprueba también los puntos de electricidad y prepara regletas, alargadores, enrollacables y baterías de repuesto para los mandos.
- Enfría las bebidas desde la víspera y prepara primero los alimentos que aguantan bien. Lava y corta la fruta, prepara los rellenos y deja los bocadillos para el mismo día, idealmente entre 2 y 3 horas antes de que empiece la emisión.
- Monta el buffet y el punto de café y té antes de colocar la pantalla. Deja una zona de paso libre entre las mesas, las sillas y el equipo audiovisual, y coloca las banderas olímpicas sin tapar la imagen ni los altavoces.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de visionado olímpico?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar el lugar, comprobar el aforo y enviar invitaciones. Haz las pruebas de emisión, pantalla y sonido como mínimo 24 horas antes.
- ¿Cuánta bebida calcular por persona para ver la carrera?
- Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade aproximadamente 1 bebida por cada hora adicional. Enfría una parte desde el día anterior y reserva espacio para mantener el resto disponible.
- ¿Cuándo preparar la comida para una noche de ciclismo?
- Deja listas las provisiones no perecederas y enfría las bebidas el día anterior. Prepara fruta, aperitivos y bocadillos entre 2 y 3 horas antes del inicio, para que el buffet esté montado al menos 30 minutos antes.
- ¿Cómo evitar problemas con la retransmisión en directo?
- Comprueba los derechos de emisión y reproduce la carrera completa en el lugar al menos un día antes. Prueba el portátil, el streaming, la pantalla, los cables HDMI, los altavoces y el audio con la misma configuración que usarás durante el evento.
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