Zo organiseer je een overzichtelijke wielermarkt

Begin met de datum, het programma en de locatie voordat je verkopers benadert. Daarna leg je de vergunningen, standplaatsen, voorzieningen en communicatie vast. Een wielermarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen tafels neerzetten: denk ook aan fietsenrekken, stroom, pinbetalingen, reparatiemateriaal en een duidelijke plattegrond. Plan de laatste controles uiterlijk een week vooraf, zodat ontbrekende materialen of afmeldingen nog kunnen worden opgevangen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie definitief reserveren
3
Vergunningen controleren
4
Verkopers benaderen
2 personen
5
Verkopers inschrijven
2 personen
6
Standplaatsen indelen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Online aankondiging plaatsen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Catering bestellen
12
Dranken bestellen
13
Tafels en tenten reserveren
14
Stroomvoorziening reserveren
15
Plattegrond uitwerken
2 personen
16
Verkopersinformatie versturen
17
Vrijwilligers inplannen
2 personen
18
Programma en bewegwijzering printen
2 personen
19
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
20
Kassamateriaal controleren
21
Voorraad controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Materialen verzamelen
3 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Hapjes voorbereiden
3 personen
26
Locatie openen
2 personen
27
Terrein controleren
2 personen
28
Partytenten opbouwen
6 personen
29
Tafels opstellen
4 personen
30
Stoelen plaatsen
3 personen
31
Fietsenrekken plaatsen
3 personen
32
Verlichting ophangen
3 personen
33
Stroom aansluiten
2 personen
34
Decoratie ophangen
3 personen
35
Standnummers plaatsen
2 personen
36
Informatiebalie inrichten
2 personen
37
Kassa inrichten
2 personen
38
Cateringbuffet inrichten
3 personen

Event

39
Verkopers ontvangen
3 personen
40
Verkopers naar stands begeleiden
3 personen
41
Bezoekers welkom heten
2 personen
42
Programma toelichten
43
Informatiestand bemannen
2 personen
44
Kassa bemannen
2 personen
45
Fietsenstalling bewaken
2 personen
46
Fietsdemonstraties begeleiden
2 personen
47
Wedstrijdbeelden tonen
48
Koffie en thee serveren
2 personen
49
Hapjes serveren
2 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Afvalbakken legen
2 personen
52
Toiletten controleren
53
Rondgang langs stands maken
2 personen
54
Avondverlichting inschakelen
55
Laatste bezoekers informeren
2 personen
56
Verkopers uitchecken
2 personen

Nazorg

57
Kassa afsluiten
2 personen
58
Fietsenstalling leegmaken
2 personen
59
Catering opruimen
3 personen
60
Afval verzamelen
3 personen
61
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
62
Partytenten afbreken
6 personen
63
Verlichting verwijderen
3 personen
64
Locatie schoonmaken
4 personen
65
Materialen sorteren
2 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Apparatuur schoonmaken
2 personen
68
Huurmaterialen retourneren
2 personen
69
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
70
Gevonden voorwerpen registreren
71
Leveranciersfacturen verzamelen
72
Verkopers nabellen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 24
Statafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 60
Tafelkleedhoezenaantal 24
Fietsenrekkenaantal 10
Kledingrekkenaantal 8
Opbergkrattenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Schotelsaantal 80
Gebaksbordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerbladenaantal 12
Schaaltjesaantal 16

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadstationsaantal 2
Mobiele pinapparatenaantal 3
Laptopsaantal 2
Monitorenaantal 2
Speakersaantal 2
Microfoon
Fietspompenaantal 4
Basisgereedschapsetsaantal 3
Reservebinnenbandenaantal 20
Pompadaptersaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Fietspostersaantal 20
Routepijlenaantal 24
Standnummersaantal 30
Naamkaartjesaantal 80
Kleefstripsaantal 6
Markeerlintaantal 6

Catering

Thermoskannenaantal 8
Drankdispensersaantal 4
IJsblokbakkenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Boodschappen

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Schortenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stofblikkenaantal 3
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Tips

Reserveer tafels, tenten, fietsenrekken en kledingrekken zodra het aantal verkopers bekend is. Houd per stand genoeg ruimte over voor fietsen, bezoekers en doorgangen; een te krappe indeling merk je pas als de markt al open is.
Maak voor iedere verkoper één informatiebericht met aankomsttijd, standnummer, laad- en losplek, stroomafspraken en contactgegevens. Verstuur dit minimaal 7 dagen vooraf, samen met de plattegrond.
Controleer stroom en techniek niet pas op de ochtend zelf. Test verlengkabels, stekkerdozen, mobiele pinapparaten, speakers en microfoon uiterlijk één dag eerder en leg reserve-oplossingen klaar.
Regel reparatievoorzieningen op een vaste, goed zichtbare plek. Fietspompen, basisgereedschap en reservebinnenbanden worden vaak vergeten, terwijl bezoekers juist met een lekke band of losse onderdelen aankomen.
Koel dranken en zet koffievoorzieningen klaar voordat de eerste verkopers arriveren. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per aanwezige bezoeker en verzamel dieetwensen uiterlijk 5 dagen vooraf voor de hapjes.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een wielermarkt organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf. In de eerste 2 weken leg je datum, programma en locatie vast; daarna volgen vergunningen, verkopers, standindeling en reserveringen van tenten, tafels en stroom.
Hoeveel ruimte heeft een stand op een wielermarkt nodig?: Reken naast de tafel of het rek op minimaal 1 meter vrije ruimte voor de verkoper en bezoekers. Voeg brede doorgangen toe en houd bij fietsen extra ruimte vrij, zodat fietsen niet in looproutes uitsteken.
Wanneer moet je verkopers voor een wielermarkt inschrijven?: Benader verkopers ongeveer 8 weken vooraf en sluit de inschrijving bij voorkeur 3 tot 4 weken voor de markt. Dan kun je de standplaatsen indelen, naamkaartjes maken en iedere verkoper tijdig de praktische informatie sturen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een wielermarkt?: Plan minimaal 1 coördinator, 2 mensen voor opbouw en ontvangst en 1 persoon voor techniek of reparatiemateriaal. Bij meer dan 20 verkopers is 1 extra vrijwilliger per 10 verkopers een bruikbare richtlijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.