Organiser un marché du cyclisme, étape par étape

Un marché du cyclisme se prépare d’abord comme une petite foire commerciale, puis comme un rendez-vous sportif. Commencez par fixer la date, le programme et le lieu avant de contacter les vendeurs. Les inscriptions, le plan des emplacements et les besoins techniques doivent être réglés plusieurs semaines à l’avance. Le jour venu, l’accueil fonctionne seulement si les stands, les vélos, les paiements, le café et les réparations ont chacun un espace clairement prévu.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver définitivement le lieu
3
Vérifier les autorisations
4
Contacter les vendeurs
2 personnes
5
Inscrire les vendeurs
2 personnes
6
Répartir les emplacements
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier l'annonce en ligne
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Commander le catering
12
Commander des boissons
13
Réserver tables et tentes
14
Réserver l’alimentation électrique
15
Élaborer le plan
2 personnes
16
Envoyer les informations aux vendeurs
17
Planifier les bénévoles
2 personnes
18
Imprimer le programme et la signalétique
2 personnes
19
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
20
Vérifier le matériel de caisse
21
Vérifier les stocks
2 personnes
22
Faire les courses
2 personnes
23
Rassembler le matériel
3 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Préparer les en-cas
3 personnes
26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Contrôler le site
2 personnes
28
Monter les tentes de réception
6 personnes
29
Installer les tables
4 personnes
30
Installer les chaises
3 personnes
31
Installer les supports à vélos
3 personnes
32
Installer l'éclairage
3 personnes
33
Brancher l’électricité
2 personnes
34
Installer la décoration
3 personnes
35
Placer les numéros des stands
2 personnes
36
Installer le comptoir d'information
2 personnes
37
Installer la caisse
2 personnes
38
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes

Événement

39
Accueil des vendeurs
3 personnes
40
Guider les vendeurs vers les stands
3 personnes
41
Accueillir les visiteurs
2 personnes
42
Présenter le programme
43
Tenir le stand d'information
2 personnes
44
Tenir la caisse
2 personnes
45
Surveiller le parking à vélos
2 personnes
46
Encadrer des démonstrations de vélo
2 personnes
47
Diffuser les images du match
48
Servir le café et le thé
2 personnes
49
Servir des amuse-bouches
2 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Vérifier les toilettes
53
Faire une tournée des stands
2 personnes
54
Allumer l’éclairage du soir
55
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
56
Faire le check-out des vendeurs
2 personnes

Suivi

57
Clôturer la caisse
2 personnes
58
Vider le parking à vélos
2 personnes
59
Ranger le service traiteur
3 personnes
60
Rassembler les déchets
3 personnes
61
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
62
Démonter les tentes de fête
6 personnes
63
Retirer l'éclairage
3 personnes
64
Nettoyer le lieu
4 personnes
65
Trier les matériaux
2 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Nettoyer le matériel
2 personnes
68
Retourner les matériels de location
2 personnes
69
Ranger le stock restant
2 personnes
70
Enregistrer les objets trouvés
71
Rassembler les factures des fournisseurs
72
Relancer les vendeurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 24
Tables hautesqté 6
Chaises pliantesqté 60
Housses de nappesqté 24
Râteliers à vélosqté 10
Portants à vêtementsqté 8
Caisses de rangementqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Assiettes à gâteauqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Petits bolsqté 16

Équipement

Glacièresqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Stations de rechargeqté 2
Terminaux de paiement mobilesqté 3
Ordinateurs portablesqté 2
Moniteursqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphone
Pompes à véloqté 4
Kits d’outils de baseqté 3
Chambres à air de rechangeqté 20
Adaptateurs pour pompeqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Affiches de véloqté 20
Flèches de directionqté 24
Numéros de standqté 30
Badges nominatifsqté 80
Bandes adhésivesqté 6
Ruban de balisageqté 6

Catering

Thermosqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4
Bacs à glaçonsqté 6
Pains de glaceqté 24
Courses

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 4
Tabliersqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 10
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Pelles à poussièreqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant d’annoncer l’événement. Vérifiez les autorisations, l’accès électrique et la possibilité d’installer les tentes, tables et râteliers à vélos au moins 6 à 8 semaines avant.
Demandez aux vendeurs leurs besoins dès l’inscription : surface, électricité, table, portant ou emplacement pour les vélos. Envoyez le plan final et les horaires d’installation au plus tard 7 jours avant le marché.
Prévoyez une zone distincte pour les pompes, les kits d’outils et les chambres à air de rechange. Elle doit rester accessible sans bloquer les files, les stands ni les passages réservés aux visiteurs.
Calculez les boissons et l’accueil à partir des inscriptions confirmées, puis refroidissez les boissons la veille. Les tasses, gobelets réutilisables, plateaux, couverts et glacières sont souvent oubliés alors qu’ils sont nécessaires dès l’ouverture.
Testez 24 heures avant les terminaux de paiement, les ordinateurs, les moniteurs, les haut-parleurs, le microphone et les stations de recharge. Répartissez ensuite les bénévoles par créneaux, avec une personne dédiée à l’accueil et une autre aux imprévus techniques.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché du cyclisme ?: Prévoyez 8 à 12 semaines pour réserver le lieu, vérifier les autorisations, recruter les vendeurs et commander le matériel. Gardez les 7 derniers jours pour le plan, les informations pratiques, les badges et les vérifications.
Quand contacter les vendeurs pour un marché du cyclisme ?: Contactez-les dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant. Fixez une date limite d’inscription environ 3 semaines avant afin de finaliser les emplacements, les tables et les besoins électriques.
Combien de bénévoles prévoir pour un marché du cyclisme ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour la coordination des vendeurs et 1 pour la logistique pendant l’installation. Pour un marché de plus de 30 vendeurs, travaillez plutôt avec 6 à 8 bénévoles répartis en rotations.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché du cyclisme ?: Vérifiez les stocks, les caisses, les terminaux de paiement, les rallonges, les multiprises et le matériel de signalétique. Refroidissez les boissons, rassemblez les fournitures et confirmez les horaires d’arrivée des vendeurs au moins 24 heures avant.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.