Een werkbezoek van een wethouder organiseren

Begin met het doel en het programma van het werkbezoek, niet met de catering. Leg eerst de datum, genodigden, route en onderdelen vast en stem het definitieve programma met de wethouder af. Daarna verwerk je aanmeldingen, dieetwensen en parkeerplaatsen, zodat je weet hoeveel mensen je ontvangt. In de laatste fase controleer je presentatie, techniek en bezoekerslijst en richt je ontvangst en presentatieruimte in. Een korte briefing voorkomt dat vragen over ontvangst, timing en begeleiding op de dag zelf blijven liggen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Programma definitief maken
2 personen
5
Wethouder informeren over programma
6
Reservering catering maken
7
Parkeerplaatsen reserveren
8
Bezoekerslijst controleren
9
Naambadges voorbereiden
10
Presentatie en documenten controleren
2 personen
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Locatie en route nalopen
2 personen
13
Techniek testen
2 personen
14
Koelboxen vullen
2 personen
15
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
16
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
17
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
18
Presentatieruimte inrichten
2 personen
19
Decoratie ophangen
2 personen
20
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
21
Hapjes voorbereiden
3 personen
22
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
23
Team kort instrueren
3 personen

Event

24
Wethouder ontvangen
2 personen
25
Bezoekers registreren
2 personen
26
Jassen aannemen
27
Koffie en thee serveren
2 personen
28
Rondleiding begeleiden
2 personen
29
Presentatie ondersteunen
2 personen
30
Vragen uit het publiek begeleiden
31
Hapjes serveren
2 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Dinerbuffet serveren
3 personen
34
Dieetmaaltijden uitserveren
35
Afscheid van wethouder begeleiden
2 personen

Nazorg

36
Gebruikt servies verzamelen
3 personen
37
Eten en dranken opruimen
2 personen
38
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
39
Servies afwassen
2 personen
40
Locatie schoonmaken
3 personen
41
Meubilair terugplaatsen
3 personen
42
Techniek en decoratie opruimen
2 personen
43
Koelboxen legen en reinigen
44
Geleende materialen retourneren
2 personen
45
Overgebleven goederen opslaan
46
Bezoekerslijst archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Ontvangsttafel
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 70
Dessertbordenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 12

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draadloze microfoonaantal 2
Presentatieklikker
Koelboxenaantal 3

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Naambadgehoudersaantal 60
Pijlbordenaantal 6
Bloemstukkenaantal 5

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afwasteiltjesaantal 2
Schoonmaaksponzenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Maak het programma uiterlijk één week vooraf definitief en stuur de wethouder daarna de volgorde, tijden, locaties en contactpersoon. Zo kan de presentatie inhoudelijk en logistiek worden gecontroleerd voordat de uitnodigingen uitgaan.
Sluit de aanmeldingen drie tot vijf werkdagen voor het bezoek. Controleer daarna de bezoekerslijst, dieetwensen, parkeerplaatsen en naambadges; wijzigingen op de ochtend zelf zorgen snel voor fouten bij de ontvangst.
Plan de technische test minimaal één werkdag vooraf. Test de laptop, beamer, HDMI-kabel, microfoon, presentatieklikker en alle verlengkabels op de plek waar ze worden gebruikt, niet alleen op een bureau.
Richt de ontvangstbalie minstens 45 minuten voor aankomst in met de bezoekerslijst, naambadgehouders en een duidelijke route naar de presentatieruimte. Zet ook kapstokken en afvalbakken klaar; die worden bij een kort programma vaak vergeten.
Bereid koffie, thee en hapjes pas na de laatste telling van de deelnemers voor en zet het dinerbuffet op tijd klaar. Houd koelboxen, serveerschalen en serveertangen apart van de ontvangstmaterialen, zodat het team niet hoeft te zoeken tijdens het programma.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren nodig je mensen uit voor een werkbezoek van een wethouder?: Stuur de uitnodiging bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Vraag om aanmelding uiterlijk 3 tot 5 werkdagen voor het bezoek, zodat je catering, badges en parkeerplaatsen kunt vastleggen.
Wanneer moet het programma van een werkbezoek aan de wethouder definitief zijn?: Maak het programma uiterlijk 1 week vooraf definitief en informeer de wethouder daarna meteen. Controleer de presentatie en documenten nogmaals 1 werkdag voor de start.
Hoeveel tijd moet je uittrekken voor de opbouw van een werkbezoek?: Reken op minimaal 90 minuten voor tafels, stoelen, ontvangstbalie, catering en presentatieruimte. Laat techniek en route daarnaast minstens 1 werkdag vooraf testen.
Wat moet je op de dag zelf als eerste controleren bij een werkbezoek?: Controleer 60 minuten voor aankomst de bezoekerslijst, naambadges, parkeerplaatsen, route en technische opstelling. Brief het team daarna kort over de ontvangst, het programma en wie de wethouder begeleidt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.